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30-12-2020 | Compliance | Im Fokus | Article

Normenrevisionen fordern Umdenken im Management

Authors:
Simone Brugger-Gebhardt, Günter Jungblut
4 min reading time

Durch die Normenrevisonen in Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanagement ist oft unklar, was von der Unternehmensleitung gefordert wird und wie sie sich einbringen soll. Tatsächlich machen die neuen Anforderungen einen Kulturwandel in Unternehmen nötig.

Inzwischen wurden mehrere Managementsysteme revisioniert: DIN EN ISO 9001 fürs Qualitätsmanagement, 14001 im Bereich Umweltmanagement und 50001 für das Energiemanagement. Grundlage für die Anpassungen ist die High Level Structure der International Organization for Standardization (ISO). Die High Level Structure gibt nicht nur die Gliederung der Normen vor, sondern auch eine Vielzahl an Anforderungen, die in den einzelnen Managementsystemnormen jetzt einheitlich gestaltet und formuliert sind.

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Was heißt Verantwortung genau?

Sehr markant waren die Änderungen im Bereich "Verantwortung der Leitung", wie das entsprechende Normkapitel früher hieß. Jetzt heißt das Kapitel "Führung und Verpflichtung". In der Originalversion der Norm in Englisch lässt sich besser ausdrücken, was jetzt von der Unternehmensleitung gefordert wird, nämlich die "accountability" für das Managementsystem, ins Deutsche übersetzt die Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, dass die Unternehmensleitung zwar andere Führungskräfte und Mitarbeiter mit Aufgaben in das Managementsystem einbinden kann, letztlich aber für die Umsetzung des Systems und den Verbesserungserfolg verantwortlich ist.

Warum ist das jetzt so? Es gibt das geflügelte Wort: "Der Fisch stinkt vom Kopf". Das heißt übersetzt für Unternehmen: Die oberste Leitung prägt das Unternehmen bis zum kleinsten Mitarbeiter. Ob ein Unternehmen gut oder schlecht funktioniert, liegt nicht an der Mannschaft, sondern ausschließlich an der Führung. Ein Managementsystem ist ein Führungsinstrument, das von der Unternehmensleitung anzuwenden und im gesamten Unternehmen zu fördern ist. Steht die Führung nicht hinter dem Managementsystem und nutzt das System nicht zum Führen, dann kann das Managementsystem nicht funktionieren. Dann kommt es zu aufgesetzten und vorgetäuschten Systemen, die zwar die Zertifizierung bestehen, aber ansonsten keinen Nutzen bringen.

Anforderungen der Norm an die Führung

Weil dies in der Vergangenheit oftmals der Fall war, dass Systeme nur für die Zertifizierung betrieben wurden, sind die hier beschriebenen Anforderungen in die High Level Structure für alle Managementsystemnormen aufgenommen worden. Über die High Level Structure hinaus gibt es in den frei genannten Systemnormen auch weitere parallele Anforderungen, die hier aufgenommen wurden. Die oberste Leitungsebene hat damit folgende Verpflichtungen im jeweiligen Managementsystem:

Pflichten der Unternehmensleitung in Managementsystemen

Rechenschaft für den Erfolg des Managementsystems ablegen: Diese Rechenschaftspflicht ist nicht übertragbar, auch nicht auf ein eingesetztes Führungsteam oder einen Beauftragten.

Sicherstellen, dass Politik und Ziele festgelegt werden: Die Unternehmensausrichtung muss mit der formulierten Politik und den Zielen übereinstimmen.

Einbringen der Regelungen des Managementsystems in die gelebten Geschäftsprozesse: das Managementsystem soll zum Führen des Unternehmens genutzt werden, nicht von Audit zu Audit in der Schublade liegen.

Sicherstellen, dass Investition und Maßnahmen genehmigt werden: Die Geschäftsleitung kann so gewährleisten, dass die Energieeinsparung vorangebracht wird.  

Genügend Ressourcen zur Verfügung stellen: Mitarbeiter, Zeitkontingent, finanzielle Mittel für externe Leistungen, Infrastruktur; ohne ausreichende Ressourcen gibt es keinen Erfolg, sondern nur Mangelverwaltung.

Die Wichtigkeit des Erfolges und des Umsetzens des Managementsystems vertreten: Die Führungsmannschaft steht voll hinter dem Energiemanagementsystem.

Sicherstellen, dass das Managementsystem seine Zielesetzung erfüllt: Die Führung muss ja auch Rechenschaft darüber ablegen ...

Mitarbeiter anleiten und unterstützen: Dies ist nicht nur Aufgabe eines Energiemanagementbeauftragten oder des Energieteams, sondern jeden Mitarbeiters.

Verbesserung fördern: Auch dies ist nicht Aufgabe eines Beauftragten, sondern jeder Führungskraft, wegen der Vorbildfunktion.

Andere Führungskräfte bei Management Aufgaben unterstützen: Es handelt sich um einen Ansatz, der von oben nach unten durch das Unternehmen geht, ein sogenannter Top-Down-Ansatz.

Daher muss die oberste Geschäftsleitung die Schlüsselverantwortung im Managementsystem übernehmen. Die Leitung stellt sicher, dass das Managementsystem funktioniert. Sie muss bestimmte Verpflichtungen wahrnehmen, unter anderem die Aufgabe, die Regelungen des Managementsystems in die "normalen" Geschäftsprozesse zu integrieren. Das System soll im unternehmerischen Alltag ankommen und im täglichen Geschäft genutzt werden.

Umdenken im Unternehmen

In manchen Unternehmen ist ein Umdenken notwendig, wenn ein Managementsystem eingeführt werden soll. Auch wenn ein bestehendes Managementsystem sinnvoll umgesetzt werden soll, muss sich in manchen Köpfen des Unternehmens etwas ändern. Die Norm spricht in der Einleitung von einem Kulturwandel, der im Unternehmen in Gang gesetzt werden soll. Dieser Kulturwandel kann durch folgende Maßnahmen gefördert werden:

  • Schulung und Information, 
  • Schaffen von direkten und indirekten Anreizen, 
  • Rückkopplungssysteme in Form von Informationen über den Erfolg von Maßnahmen und Verhaltensänderungen, 
  • Beteiligung der Mitarbeiter an Projekten.

Fazit: Es genügt nicht, als Unternehmensleitung, die Aufgaben rund um Qualität, Umwelt oder Energie zu delegieren. Die Führungsebebe muss das Managementsystem aktiv nutzen, befördern und vorantreiben, um die jeweiligen Ziele zu erreichen.

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