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12-06-2019 | Controlling | Im Fokus | Article

Wiederkehrende Umsätze ermitteln und steuern

Author:
Sylvia Meier

Software-as-a-Service (SaaS) gilt bei der digitalen Transformation als Modell mit guten Erfolgsaussichten. Anbieter dieser Dienstleistungen erzielen vorwiegend wiederkehrende Umsätze. Das Controlling muss hierfür eine stabile Datengrundlage schaffen.

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Abo- oder Lizenz-Modelle sind heute Alltag: In Privathaushalten werden Telefon- und Handyverträge abgeschlossen, immer mehr Menschen nutzen Streaming-Dienste wie Netflix, Maxdome oder Amazon Prime und auch der Virenscanner auf dem heimischen Computer wird oft für ein Jahr abonniert und bezahlt. Doch nicht nur Verbraucher, auch Unternehmen nutzen solche Dienstleistungen. Bestes Beispiel ist aktuell SaaS. Die Studie "Managed Service 2019", durchgeführt von IDG Research Services, Computerwoche und CIO, zeigt, dass 67 Prozent aller Unternehmen bereits die Cloud nutzen. Und 62 Prozent die beliebteste Variante: SaaS. 

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2019 | OriginalPaper | Chapter

Auswirkungen der Digitalisierung auf das Controlling

Das vorliegende Kapitel beschreibt, wie sich die Digitalisierung auf den Ablauf und die Ausgestaltung zentraler Controlling-Prozesse auswirkt. Anschließend widmet sich das Kapitel der IT-Systemlandschaft im Controlling und zeigt auf, wie sich diese durch die Digitalisierung verändert. Im weiteren Verlauf stehen die Auswirkungen auf die Organisation des Controllings im Mittelpunkt. Die Veränderung der Rolle des Controllings aufgrund der Digitalisierung wird abschließend diskutiert.


Interessant ist, dass dieses Thema nicht nur bei großen Unternehmen in Fokus steht. Auch kleinere und mittelständische Unternehmen planen laut der Studie, künftig verstärkt Cloud-Services nutzen zu wollen. Viele Anbieter profitieren von dem SaaS-Hype. Darunter auch bekannte Namen wie Salesforce.com, SAP und Oracle.

Prozesse erschweren eine stabile Datengrundlage 

Auf der Anbieterseite werden mit dem Geschäftsmodell wiederkehrende Umsätze erzielt. Monatliche oder jährliche Nutzungsgebühren schaffen den Vorteil, dass die erwarteten Umsätze je Vertrag absehbar sind, außer diese werden gekündigt. Das macht das Controlling dennoch nicht einfacher, denn es entstehen neue Herausforderungen für die Steuerung. Das Unternehmen muss exakt im Blick behalten, welche Verträge mit welchem Volumen bestehen. Rechnungen müssen zeitnah und korrekt verbucht werden. 

Björn Momsen weist in seinem Beitrag "Controlling wiederkehrender Umsätze" darauf hin, wie schwierig es sein kann, eine stabile Datengrundlage zu bilden. Dies liegt daran, dass teilweise die Prozesse bei der wiederkehrenden Umsatzbasis, jährlich auch als Annual Recurring Revenue (ARR) bezeichnet, noch nicht optimiert sind. Momsen erklärt (Seite 10): "Läuft der Umsatzprozess über unverbundene Systeme mit manuellen Schnittstellen, ist der ARR aufgrund von Fehlern in Buchhaltung und Faktura kaum auf den Jahresabschluss abstimmbar." Wie soll ein Unternehmen dann diese wiederkehrenden Umsätze steuern und eventuellen Wachstum feststellen können?

Mit Kennzahlen den ARR steuern 

In der SaaS-Branche werden Key Performance Indicators (KPIs) eingesetzt, um den ARR zu steuern. Momsen stellt einige KPI’s in folgender Tabelle dar (Seite 10):

 

Mit diesen Kennzahlen lassen sich bereits viele Entwicklungen analysieren. Das allein reicht jedoch noch nicht aus. Momsen beschreibt: "Der Jahresabschluss des Software-Unternehmens muss auf dessen Vertragsbasis abstimmbar sein. Alle Neuverträge und Änderungen bestehender Verträge müssen deshalb in jedem Fall korrekt fakturiert und die daraus resultierenden Rechnungen korrekt verbucht werden. Dies gilt insbesondere auch im Hinblick auf eine sachgerechte zeitliche und produktbezogene Umsatzlegung (Revenue Recognition)."

Ein Subscription-Management-System kann helfen

Häufig ist dies noch nicht der Fall, wenn ein Software-Anbieter gerade erst neu in SaaS-Geschäftsmodelle reinwächst. Dann sind noch andere Strukturen und Prozesse vorhanden, die Fehler in Buchhaltung und Faktura verursachen. Der Lösungsansatz kann in einem Abonnenten-Verwaltungssystem liegen, auch Subscription-Management-System genannt. "Für die strategische Planung von Unternehmen mit abonnementbasiertem Geschäftsmodell ist es unerlässlich, die regelmäßig wiederkehren Umsätze und ihren Anteil am Gesamtumsatz ermitteln zu können. Ein Subscription-Management-System schafft die Voraussetzungen dafür, ein State-of-the-Art-Controlling des wiederkehrenden Umsatzes einzuführen und umsetzen", erklärt Momsen (Seite 15). Bekannte Anbieter für dieses System sind beispielsweise Billwerk, Just On, Monsum. Diese Systeme bieten unter anderem an:

  • Subscription Management: Vertragsverwaltung 
  • Recurring Billing: Wiederkehrende Rechnungen automatisieren
  • Recurring Payment: Wiederkehrende Zahlungen automatisch abwickeln
  • Debitoren Management: Offene Posten verwalten

Oft werden sogar noch Analysen zur Verfügung gestellt. In einem 2019 veröffentlichten Whitepaper stellt Billwerk beim sogenannten Subscription Markt auch in Deutschland einen großen Wachstumstrend fest. Vor allem die IT, digitale Medien und E-Commerce erzielen demnach in Deutschland Umsatz mithilfe von Abo-Modellen. Gerade diese Unternehmen müssen das eigene Controlling bei den wiederkehrenden Umsätzen optimieren.

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