Controller sollten nicht erst über Verbesserungsmöglichkeiten beim Reporting nachdenken, wenn die Qualität der Berichte lautstark infrage gestellt wird.
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Wann ist ein Bericht ein guter Bericht? Dieser Frage muss sich das Controlling stellen. Im Berichtswesen geht es um Fakten. Es geht um Informationen, die dem jeweiligen Entscheider Erkenntnisse liefern. Doch der Controller agiert hier als Dienstleister für seinen "Kunden": das Management. Nicht immer gelingt die Kundenorientierung. Manche Berichte bestechen zwar durch viele Zahlen. Doch was hilft das schönste Zahlenwerk, wenn der Bericht nicht adressatengerecht geschrieben und verstanden wird?
Optimale Reporting-Strategie
"Unternehmens-Reporting muss passgenau gestaltet und regelmäßig überprüft werden. Denn nur eine optimal aufgesetzte Reporting-Strategie mit klar definierten Informationsempfängern, Informationsinhalten und Distributionsprozessen ermöglicht eine effiziente und effektive Unternehmenssteuerung", erklären Ulrich Krings und Clemens Kustner in ihrem Beitrag "Internes Reporting auf dem Prüfstand".
Das Problem: Auch Controller müssen sich einer immensen Arbeitsbelastung stellen. Da liegt es nahe, an bisherigen Standards festzuhalten um Ressourcen zu sparen. Vor allem, wenn keine Beanstandungen an das Controlling herangetragen werden. Wenn das Management mit dem Reporting zufrieden zu sein scheint, warum sollte man etwas ändern? Doch die Autoren betonen, dass dies bedrohliche Folgen für die Qualität des Informations-Outputs und damit auch für die Unternehmenssteuerung selbst haben kann. Krings und Kustner empfehlen deshalb eine Steuerungsgruppe einzusetzen, die Optimierungsmaßnahmen für das Interne Reporting entwickeln. Der Knackpunkt: In dieser Gruppe sollten sowohl Controller als auch Berichtsempfänger sein.
Das Reporting analysieren
Die notwendigen Analyse- und Arbeitsschritte werden in dem Beitrag von Krings und Kustner vorgestellt. Mit dem Fazit (Seite 39): "Reporting-Strategie, Reporting-Inhalte, Reporting-Design und Distributionsprozesse sollten in Unternehmen regelmäßig geprüft und gegebenenfalls redesignt werden."
Erfolg des Berichtwesens messen
Doch woher weiß man, ob die Optimierungsmaßnahmen auch zum Erfolg führen? Auch das kann durch Kennzahlen gemessen werden. Als Beispiele benennen die Autoren
- Anzahl der Berichtsempfänger,
- Anzahl der Kennzahlen,
- Anzahl der Reporting-Seiten,
- Prozentanteil der Reports, die über Self Service erstellt werden
- Anzahl der Downloads von abgelegten Reporting-Dokumenten
- Zufriedenheitsindex mit dem internen Reporting
Chancen nutzen
"Management Reporting ist ein Erfolgsfaktor" betonte auch bereits Springer-Autor Andreas Taschner im Interview. Im Internen Reporting werden jedoch viele Potenziale noch nicht ausgeschöpft. Doch die Möglichkeiten sind vielfältig. Unternehmen sollten sich dem Thema stellen und die Chancen, die sich durch ein optimiertes Reporting bieten, nutzen!