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03-06-2020 | Controlling | Schwerpunkt | Article

Beliebte Controllinginstrumente im Mittelstand

Author: Sylvia Meier

2:30 min reading time

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Im Mittelstand kommen immer mehr Controllinginstrumente zum Einsatz. Mit den richtigen Tools helfen sie dem Management nicht nur, den Überblick zu behalten, sondern auch die steigenden Anforderungen rund um das Unternehmen zu meistern.

Die Digitalisierung von Prozessen gehört zu den wichtigsten Themen, denen sich Unternehmen heute stellen müssen. Und obwohl Pilotprojekte zur digitalen Transformation häufig in der Finanzabteilung ihren Anfang nehmen, scheint das Controlling selbst noch gerne an alten Methoden festzuhalten. So zeigt beispielsweise die Studie "Künstliche Intelligenz & Automatisierung im Rechnungswesen" von Diamant Software, das rund 66 Prozent der befragten Controller für die Aufbereitung oder Verdichtung ihrer Berichte auf Microsoft Excel zurückgreifen. Erst jeder vierte Betrieb nutzt ein zentrales BI-System für das Reporting. 

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Die Rolle des Controllings im Rahmen der Digitalisierung – Funktionen, Aufgaben und Instrumente

Der Megatrend der Digitalisierung macht die Transformation für Unternehmen unumgänglich. Das Controlling, das sich zunehmend hin zu einem wertschöpfungsorientierten Controlling entwickelt hat, steht der Unternehmensführung als Business Partner bei diesem Prozess unterstützend zur Seite. 

Warum Instrumente eingesetzt werden 

Springer-Autor Ralf Schmid-Gundram stellt in seinem Buchkapitel "Controllinginstrumente" (Seite 25) fest, dass diese benötigt werden, um der Bedeutung des Controllings innerhalb und außerhalb des Unternehmens gerecht zu werden und die gestellten Anforderungen zu erfüllen. Doch welche Instrumente das jeweilige Unternehmen tatsächlich braucht, hängt natürlich auch von Branche und Unternehmensgröße ab. Denn je nachdem variiert das Informationsbedürfnis. 

Jedes Unternehmen, selbst ein Ein-Mann-Unternehmen, sollte mindestens ein vereinfachtes Controllingsystem mit Planungsrechnung und Abweichungsanalyse umsetzen. Die Tiefe und Breite der Information können darüber hinaus dann entsprechend der Unternehmensgröße variiert werden," betont Schmid-Gundram auf Seite 14. 

Aktuelle Unternehmenszahlen und die daraus abgeleiteten Kennzahlen bieten die Basis für ein passendes Controllingsystem. Für mehr Informationstiefe sorgen zudem Planwerte beziehungsweise eine Planungsrechnung sowie Abweichungsanalysen. 

Controllinginstrumente im Mittelstand

  • Aktuelle Unternehmenszahlen als Informationsbasis
  • Kennzahlensysteme/KPI
  • Planzahlen (Soll- oder Zielwerte)
  • Abweichungsanalyse
  • Balanced Scorecard
  • Vier-Fenster-Bericht
  • Management-Informationssystem (MIS)

Mehr Entscheidungsorientierung durch MIS 

Der Einsatz altbewährter Excel-Tabellen führt häufig zu Problemen. Erfahrungsgemäß bieten nämlich diesen basierende Instrumentarien wie eine Balanced Scorecard nur eine geringe Informationstiefe. Schmid-Gundram empfiehlt: "Erst ein vollintegriertes Datensystem (Management-Informationssystem/MIS) ist in der Lage, den vollen Umfang eines Controllings sowohl in der Breite als auch in der Tiefe abzubilden, und stellt somit das perfekte Instrumentarium dar."

Unternehmensinformationen können mit einem MIS nutzerindividuell zusammengestellt und abgerufen werden. Auch das Konzept der Balanced Scorecard findet sich hierbei wieder. Denn die Steuerungszentrale (Cockpit/Dashboard), ist häufig der Balanced Scorecard oder dem Vier-Fenster-Bericht nachempfunden. Schmid-Gundram verweist darauf, dass sich sonst das MIS vollständig von ausgewählten und festgelegten Werten beziehungsweise Kennzahlen eines Berichtswesens löst. 

Interessant ist die entscheidungsorientierte Ausrichtung. Denn da auf alle Daten der Unternehmenssysteme zugegriffen werden kann, können die für eine bestimmte Entscheidung benötigten Informationen ausgewählt werden. Das bietet noch einmal einen erheblichen Mehrwert gegenüber den rein Excel-basierten Instrumenten. 

Kosten für MIS bleiben überschaubar

Auch im Mittelstand muss sich das Controlling weiterentwickeln. Kostenaspekte sind beim Einsatz eines MIS allerdings kein Hindernis, denn die Software muss laut Springer-Autor nicht teuer sein (Seite 63): "Statt Investitionen von über 100.000 Euro - wie noch Anfang der 2010er-Jahre – lassen sich die Investitionen für ein MIS inzwischen bei KMU auf wenige tausend Euro (rund 5,000 – 25,000 Euro) bei Fremderstellung (Beratungsunternehmen) begrenzen, beziehungsweise können bei 'Eigenbau' mit einem Self-Service-BI-Tool sogar ganz vermieden werden."

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