Künstliche Intelligenz, Robotic Process Automation und Machine Learning machen Buchhaltungsprozesse schneller und senken den manuellen Aufwand. Doch hierfür brauchen Unternehmen die richtige Plattformstrategie.
Software-Roboter übernehmen Aufgaben der Mitarbeiter, für die bislang viel manueller Aufwand nötig war. Sie sind in der Lage, zeitgleich mehrere Tausend Daten aus Portalen abzurufen oder abzulegen.
HQUALITY / stock.adobe.com
Nach wie vor werden mehr als 90 Prozent aller Rechnungen weltweit manuell bearbeitet, sagt eine Erhebung von Billentis. Mitarbeiter in der Buchhaltung sehen sich inzwischen einem enormen Druck ausgesetzt: Einerseits sollen sie ihre Leistungen maximieren und Betriebskosten senken. Andererseits verlangsamen veraltete Legacy-Systeme und -Prozesse ihre Tätigkeiten und verursachen hohe Kosten.
02 - Inhaltliche Neuausrichtung des Rechnungswesens durch Digitalisierung_
Dabei sind Buchhaltungsprozesse äußerst komplex, weil sie aus umfassenden Workflows bestehen. Selbst wenn Unternehmen einige Schritte automatisieren, machen Ausnahmen in den Prozessen – etwa durch Geschäftsregeln – ein menschliches Eingreifen erforderlich. Das wiederum verlangsamt sämtliche Arbeitsschritte. Dieses Dilemma lässt sich nur mit Einführung einer entsprechenden Automatisierungsplattform lösen, die Prozesse end-to-end automatisiert. Doch wie wirkt sich die Implementierung einer entsprechenden Plattform in den einzelnen Arbeitsschritten tatsächlich aus? Ein Blick in die vier wichtigsten Bereiche:
1. Daten abrufen oder ablegen
Buchhaltungsmitarbeiter führen täglich zahlreiche manuelle Prozesse aus, wie etwa Rechnungen aus E-Mails oder Lieferanten-Portalen abzurufen. Anschließend gilt es, Informationen in Systemen wie SAP abzulegen. Diese Arbeit lässt sich ohne Weiteres mit Robotic Process Automation (RPA) automatisieren. Die Software-Roboter – für deren Erstellung kein Programmieraufwand notwendig ist – übernehmen repetitive Aufgaben der Mitarbeiter. Sie können problemlos zeitgleich mehrere Tausend Daten aus Portalen abrufen oder ablegen. Das sogenannte Next Generation RPA, um Künstliche Intelligenz und Machine-Learning-Funktionen ergänzt, kann mithilfe von Texterkennung sogar zwischen einer Rechnung oder einer Beschwerde unterscheiden und die Dokumente an die jeweiligen Mitarbeiter zur Weiterbearbeitung weiterleiten. Der manuelle Aufwand für Mitarbeiter entfällt somit fast komplett.
2. Prozesse in der Lohnabrechnung
In der Buchhaltung fließen durch sich ändernde Steuergesetze, Berichtspflichten oder durch das Arbeiten mit Systemen, die nicht integriert sind, monatlich viele Tage Zeit in die Lohnabrechnung. Auch hierbei kann RPA unterstützen, da die Lösung die Daten zwischen mehreren Systemen (darunter beispielsweise Zeiterfassung, Mitarbeiterführung, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung, Personalwesen) sammeln und miteinander verbinden kann. Der Hauptaufwand für Buchhaltungsmitarbeiter entsteht dafür, die Daten zu prüfen. Die manuelle Datenarbeit entfällt auf die digitalen Kollegen, also etwa die automatisierte Datenübergabe von Arbeitsstunden aus dem Zeitaufzeichnungsprogramm in das Lohnverrechnungstool.
3. Dauer der Zahlungsflüsse
Dokumente wie Rechnungen oder Auftragsbestätigungen gehen in Unternehmen über viele Kanäle in verschiedenen Formaten ein, weshalb es eine Herausforderung darstellt, diesen Prozess zu automatisieren. Auch hier spielt Next Generation RPA seine Stärken aus: Die Lösung kann überprüfen, ob alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen einer Rechnung vorhanden sind und das Finanzsystem mit allen relevanten Informationen versorgen, sodass das Unternehmen zum Beispiel Skonti realisieren kann. Damit sinkt die Dauer von Zahlungsflüssen von mehreren Tagen auf wenige Stunden. Das wiederum bewirkt, dass sich Zahlungsziele einhalten lassen – wodurch Unternehmen Kosten sparen, die sonst aufgrund der längeren Verarbeitungszeit anfallen können.
4. Bilanzabschlüsse oder Zwischenberichte
Buchhaltungsmitarbeiter führen im Bereich Kontenabgleich noch immer zahlreiche manuelle Schritte durch – insbesondere bei Bilanzabschlüssen oder Zwischenberichten. Hierzu müssen sie die Kontodaten manuell überprüfen – teilweise auf vielen unterschiedlichen Konten. Mit einer Automatisierungsplattform können sie sich diese Daten jederzeit auf einem Dashboard anzeigen oder abrufen lassen und in die internen Systeme übertragen. Somit verkürzt sich die Zeit, die sie zur Erstellung von Reports benötigen, um ein Vielfaches.
Wer im Zuge der Digitalisierung nicht hinter der Konkurrenz zurückfallen will, sollte unbedingt Backoffice-Prozesse automatisieren. Die Datenqualität wird erhöht, da kaum noch manuelle Eingaben anfallen. Zudem werden Mitarbeiter entlastet, da die in der Buchhaltung sonst anfallenden Überstunden mit einem Automatisierungstool sehr gut in den Griff zu bekommen sind.