Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung

In Definitionen der Logistik werden im Kontext logistischer Gestaltung, Steuerung, Regelung und Durchführung bereits seit Beginn der 1970er Jahre neben Energie, Personen, Gütern und Materialien auch Informationen berücksichtigt (Kirsch, Bamberger, Gabele, & Klein, 1973, S. 69–70). Informationen und insbesondere Dokumente als deren Träger unterliegen jedoch bis heute meist nur in Verbindung mit den entsprechenden Güterflüssen der logistischen Betrachtung. Eine eigenständige Berücksichtigung findet sowohl in der Logistik als auch im Supply Chain Management nur selten statt (Ballou, 2007, S. 238–240).

Ziel dieser Arbeit ist die Untersuchung der Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung und die Untersuchung der damit verbundenen Forschungsfragen. In diesem Kapitel steht die erste Forschungsfrage im Vordergrund: Inwieweit ist in der öffentlichen Verwaltung eine integrative und ganzheitliche Handhabung physischer und digitaler Dokumente von Bedeutung? Dazu werden zuerst in Kapitel 2.1 allgemein die Charakteristika der öffentlichen Verwaltung erläutert, um ein notwendiges Verständnis für das Untersuchungsobjekt zu schaffen und es in einen betriebswirtschaftlichen Untersuchungskontext einzuordnen. Im Anschluss werden in Kapitel 2.2 verschiedene Modernisierungsansätze in der Verwaltung ausgearbeitet und miteinander verglichen. Ziel dieses Abschnittes ist die Evaluierung der einzelnen Ansätze hinsichtlich von Effizienz-und Effektivitätssteigerungen im operativen Verwaltungsablauf. In diesem Zusammenhang werden erste Ansatzpunkte für die spätere Konzeption der Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung mit berücksichtigt. In Kapitel 2.3 wird ein grundlegendes Verständnis von Informationen und Dokumenten im verwaltungsspezifischen Kontext geschaffen. Darauf aufbauend werden Möglichkeiten, die mit I&K-Technologien einhergehen, anhand von E-Government untersucht und kritisch hinterfragt. Anschließend wird die Notwendigkeit einer integrativen und ganzheitlichen Handhabung physischer und digitaler Dokumente aufgezeigt. Im folgenden Kapitel 2.4 werden verschiedene privatwirtschaftliche Kooperationsformen erläutert und kritisch im Hinblick auf ihre Eignung für die im weiteren Verlauf der Arbeit betrachtete Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung beurteilt. Abschließend werden die Zwischenergebnisse in Kapitel 2.5 zusammengefasst, im Hinblick auf die Beantwortung der ersten Forschungsfrage erläutert und auf den weiteren Gang der Untersuchung übertragen.

Ziel dieser Arbeit ist die Untersuchung der Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung und somit die explizite Erweiterung des institutionellen Fokus der Dokumentenlogistik auf die öffentliche Verwaltung. Nachdem in Kapitel 2 die öffentliche Verwaltung umfassend erläutert und Informationen und Dokumente bereits verwaltungsspezifisch untersucht wurden, konzentriert sich dieses Kapitel auf die Dokumentenlogistik und versucht, die zweite Forschungsfrage „Wie wird eine integrative und ganzheitliche Handhabung physischer und digitaler Dokumente durch Dokumentenlogistik ermöglicht?“ zu beantworten.

Nachdem in Kapitel 2 und 3 die ersten beiden Forschungsfragen beantwortet und damit die theoretischen Grundlagen für die integrative und ganzheitliche Handhabung physischer und digitaler Dokumente im Kontext der Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung geschaffen wurden, widmet sich dieses Kapitel der dritten Forschungsfrage „Wie ist die Dokumentenlogistik für die öffentliche Verwaltung in der Praxis gestaltet und wie sollte sie konzeptionell gestaltet sein?“. Dazu ist eine Fallstudie in der Verwaltung der Freien Hansestadt Bremen von Januar 2006 bis Juni 2007 durchgeführt worden.

Die Zielsetzung dieser Arbeit war „Die Untersuchung der Dokumentenlogistik in der öffentlichen Verwaltung“. Aufbauend auf der in Kapitel 1 dargestellten Problemstellung und dem Forschungsprozess der Arbeit wurde die Dokumentenlogistik der öffentlichen Verwaltung in den drei Hauptkapiteln der Arbeit dazu umfassend aus theoretischer und praktischer Sicht analysiert. Ziel dieses letzten Kapitels ist es, die Ergebnisse der Arbeit in einer abschließenden Form darzustellen und die Implikationen, die sich aus ihr ergeben, aufzuzeigen. Bedingt durch den Aufbau der Arbeit, der bereits eine Zusammenfassung der Kernergebnisse am Ende des jeweiligen Hauptkapitels ermöglichte, wird der Fokus hier auf die übergreifende Darstellung der Ergebnisse gelegt. Diese erfolgt anhand der Beantwortung der Forschungsfragen in Kapitel 5.1. Anschließend werden die sich aus der Arbeit ergebenden Implikationen für die Praxis und für die Forschung in Kapitel 5.2 und 5.3 erläutert.