Elektronischer Datenfluss optimiert Rechnungswesen

Auszug

Das Bistum Hildesheim wird sein Gemeinderechnungswesen künftig kooperativ über Systeme der Datev eG führen. Diese sind die technische Basis für eine Prozessoptimierung, in deren Rahmen der GemeindeService Finanzen (GSF) des Bistums und der zuständige Verwaltungsbeauftragte zentrale Aufgaben übernehmen. Sie unterstützen und entlasten damit die 119 Kirchengemeinden und die 310 Mandanten des drittgrößten Flächenbistums Deutschlands. Zum Einsatz kommen dafür speziell auf kirchliche Belange zugeschnittene Datev-Programme in Kombination mit einer Cloud-Lösung für die Belegerfassung in den einzelnen Einrichtungen. Der technische Betrieb der Software wird im Rahmen des Application-Service-Providings (ASP) im Rechenzentrum der Datev in Nürnberg stattfinden. Zu den Aufgaben, die der GSF künftig zentral erledigt, gehören das Rechnungswesen, die Anlagenbuchführung, die Kosten- und Leis-tungsrechnung sowie der Zahlungsverkehr. Darüber hinaus kümmert er sich um übergeordnete Belange wie das Berichtswesen, die Buchführung der offenen Posten und das Mahnwesen. Die Datenbasis für alle diese Tätigkeiten erhalten die GSF-Mitarbeiter aus dem browserbasierten System „Datev Unternehmen online“. Darin erfassen die dezentralen Einrichtungen der Gemeinden, die weiterhin für die Rechnungseingangsprüfung zuständig sind, ihre Belege, indem sie sie in die Online-Belegverwaltung im Datev-Rechenzentrum hochladen. Auch ihre Kassenbücher werden die angeschlossenen Einrichtungen im Datev-System online führen. Der GSF aggregiert diese Daten und konsolidiert dann monatlich beziehungsweise jährlich die benötigten Abschlüsse. Das Einführungsprojekt startete zu Jahresbeginn mit einer ersten Pilotphase für einen überschaubaren Anwenderkreis. Im Rahmen mehrerer Projektschritte sollen sukzessive immer mehr Einrichtungen eingebunden werden. Die flächendeckende Einführung im Gesamtbistum wird bis 2020 abgeschlossen sein. Der Entscheidung für die Datev-Lösung ging ein ausführlicher und umfangreicher Auswahlprozess voraus. Maßgeblich war unter anderem, dass Datev die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt.

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