Erfolgreiches Forderungsmanagement

Forderungsmanagement ist in aller Munde. Je nach Ausprägung der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, sei es im Inland oder auch im Ausland, erfährt die Thematik ein mehr oder weniger großes Interesse. Gerade während der Finanz‑ beziehungsweise Euro‐Krise, verstärkten sich die Bemühungen vieler Unternehmen, ein erfolgreiches Forderungsmanagement zu installieren und zu praktizieren. Häufig wurden diese Bemühungen mit steigenden Insolvenzzahlen oder auch mit Informationen zu einem, sich verschlechternden Zahlungsverhalten „befeuert“. Dabei hat sich gezeigt, dass der Stellenwert und die Qualität des Forderungsmanagements in den letzten Jahren in vielen Betrieben spürbar gestiegen sind.

Nun sind aber die Unternehmensinsolvenzen in den vergangenen sieben Jahren und die Privatinsolvenzen in den letzten sechs Jahren in Deutschland kontinuierlich gesunken. Und schon nimmt der Autor wieder leichte Anzeichen wahr, dass die Bedeutung eines leistungsfähigen und nachhaltigen Kredit‑ und Forderungsmanagements in einzelnen Fällen wieder „viel entspannter“ gesehen wird.

Das betriebliche Kredit‑ und Forderungsmanagement ist in der Wahrnehmung des Autors in erster Linie eine kaufmännische und erst danach – unter Umständen – eine juristische Aufgabenstellung. Das Kreditmanagement besitzt strategische Relevanz für jedes Unternehmen, da es die Art und Weise der Unternehmensfinanzierung einerseits und die Beziehung zu den Kunden andererseits in wesentlicher Weise (Forderungsmanagement ist beispielsweise eine der drei Säulen des Working Capital Management) prägt. Die Art und Weise der Ausgestaltung des Forderungsmanagements hat nicht nur erhebliche Auswirkungen auf die Ertragslage und auf die Liquiditätssituation, sie beeinflusst auch in nicht unerheblicher Weise die Qualität der Kundenbeziehungen. Darüber hinaus beeinflussen versteckte Effekte, wie zum Beispiel die Quersubventionierung von Kunden, auch das Image des Unternehmens am Markt.

Entsprechend der strategischen Relevanz des Forderungsmanagements müssen die Ziele des Forderungsmanagements definiert, operationalisiert und in die Unternehmensziele eingepasst werden. Das geeignete Medium, um das Forderungsmanagement auszurichten und es im Unternehmen „richtig“ zu positionieren, ist eine Kreditrichtlinie, deren Inhalte von den beteiligten Stellen gemeinsam erarbeitet werden müssen. Allein diese gemeinsame Arbeit an der Kreditrichtlinie trägt wesentlich zur Lösung latent oder auch akut vorhandener Probleme im Innenverhältnis bei. Die wesentlichen Inhalte der Credit Policy sind sowohl nach innen als auch nach außen in angemessener Weise zu kommunizieren.

Um dem Stellenwert des Forderungsmanagements gerecht werden zu können, muss das Forderungsmanagement erkennbar und möglichst hoch in der Aufbauorganisation verankert sein. Der Erfolg des Forderungsmanagements ist darüber hinaus aber maßgeblich davon abhängig, dass alle intern und extern beteiligten Stellen wirkungsvoll und effizient in die Prozesse einbezogen werden. Intern ist es absolut erfolgsentscheidend, den Vertrieb zum Verbündeten und Partner zu gewinnen. Trotz der häufig bestehenden Spannungen, ist dies dauerhaft und nachhaltig zum beiderseitigen Vorteil möglich.

Um dauerhaft Erfolg zu haben, werden im Forderungsmanagement auch gut qualifizierte Mitarbeiter benötigt. Die Ausbildung vorhandener Mitarbeiter ist in etablierten berufsbegleitenden Ausbildungsangeboten ebenso möglich, wie mithilfe des vielfältigen Angebots an ein‑ oder mehrtägigen Seminaren.

Wenn die Funktionalitäten des ERP‐Systems vollständig genutzt werden und die resultierenden Anforderungen aus einer vorhandenen Kreditrichtlinie abzulesen sind, kann spezialisierte Software das Forderungsmanagement wirksam unterstützen. Digitalisierung des Forderungsmanagements schreitet rasant voran und wird zunehmend die Effizienz und Effektivität bestimmen, wie die unterschiedlichen Beispiele zeigen.

Es ist die Aufgabe des Forderungsmanagements, die Risiken, die jedes Unternehmen bei der Vergabe von Lieferantenkrediten eingeht, kalkulierbar zu machen. Grundlage für diese Risikoeinschätzung ist die Bewertung der Bonität des Kunden. Bonitätsauskünfte von Auskunfteien sind ein notwendiges, in der Regel aber kein hinreichendes Instrument zur Bonitätsbewertung. Neben Bankauskünften sollten die Unternehmen aber immer auch eigene Informationen und Erfahrungen als ergänzende Informations‑ und Bewertungsquelle nutzen. Erfahrene Kreditmanager sollten dabei auch schon einmal „ihrem Bauch vertrauen“.

Das Ergebnis der Bonitätseinschätzung bildet die Grundlage für die Festlegung der Kredithöhe und der Rückzahlungsbedingungen (Kredittilgung) des Kunden. Die Festlegung des Limits darf sich dabei jedoch nicht nur an Risikogesichtspunkten, sondern muss auch an Vertriebsaspekten orientieren. Allerdings: die Entscheidungskompetenz ist zwingend im Finanzbereich zu verorten. Kreditlimite müssen kontinuierlich, am sichersten durch Systemeinstellungen, überwacht werden. Aber auch zyklische und anlassbezogene Überprüfungen des gewährten Kreditrahmens sind „überlebenswichtig“. Jeder Lieferantenkredit muss Ergebnis einer bewusst nach eindeutigen und nachvollziehbaren Regeln getroffenen Entscheidung sein. Dann kann der verantwortliche Unternehmer auch wissentlich kalkulierte Risiken eingehen, um immanent vorhandene Chancen nutzen zu können.

Lieferantenkredite stellen in jedem einzelnen Fall, aber auch in Summe, für die Lieferanten ein Risiko dar, es besteht das Risiko, die kreditierten Beträge nicht zurückzuerhalten. Ausfallrisiken, die der Lieferant – aus welchen Gründen auch immer – nicht selbst tragen kann oder tragen will, bedürfen der Absicherung, damit die Existenz des Unternehmens gewährleistet bleibt. Den Lieferanten steht dazu eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung. In Deutschland sollte jeder Lieferant mindestens, auch bei Exporten, darauf achten, dass er die verschiedenen Varianten des Eigentumsvorbehalts mit seinen Kunden wirksam vereinbart. Die in Deutschland sehr häufig genutzte Form der Absicherung mittels Warenkreditversicherung besitzt aus Sicht des Lieferanten systematische Grenzen: Genau dann, wenn ein hoher Absicherungsbedarf besteht, übernimmt der Versicherer häufig nicht das Risiko. Eine echte Alternative dazu stellt die Excess‐of‐Loss Versicherung dar, der eine völlig andere „Philosophie“ zugrunde liegt. Mittlerweile sind aber auch „Hybridmodelle“ dieser Alternativen verfügbar.

Besonderer Absicherungsbedarf besteht bei Exportgeschäften. Unternehmen scheuen – oft aus Unkenntnis – das Risiko im Export. Durch qualifizierte anwaltliche Unterstützung ist es aber auch im Export möglich, Risiken erfolgreich abzusichern. Dazu bedarf es allerdings einer Kanzlei, die in ein leistungsfähiges Anwaltsnetzwerk eingebunden ist und ihre Mandanten auch im Ausland kompetent vertreten kann.

Für das Forderungsmanagement entstehen neue Anforderungen zur Risikoabsicherung, resultierend aus dem Geldwäschebekämpfungsgesetz und dem drohenden „Bargeldverbot“ im In‑ und Ausland.

Das Unternehmen mit der benötigten Liquidität zu versorgen, ist eine der zentralen Aufgaben des Forderungsmanagements. Das beginnt bereits bei der Fakturierung und der Festlegung der Zahlungsziele. Je schneller und korrekter fakturiert wird und je kürzer die Nettozahlungsziele festgelegt werden, umso eher besteht der Anspruch auf Zufluss der liquiden Mittel.

Schlechter Zahlungsmoral muss der Lieferant mit einem konsequenten kaufmännischen Mahnwesen begegnen. Es ist noch immer ein weit verbreiteter Irrglaube, dass dreimal gemahnt werden muss; dabei ist in der Regel keine Mahnung vorgeschrieben. Oft wird zu spät mit dem Mahnen begonnen. Nur dann, wenn der Lieferant gegenüber den Kunden unmittelbar nach Fälligkeit die Rechnungsbegleichung einfordert, kann er den hohen Stellenwert pünktlicher Zahlung nachdrücklich verdeutlichen.

Bei Kunden, die trotz Mahnung nicht zahlen, sind die Forderungen mit juristischen Mitteln und juristischer Unterstützung beizutreiben. Sowohl im Inland als auch – mit besonderem Stellenwert – im Ausland ist die Zusammenarbeit mit einer geeigneten Anwaltskanzlei zu empfehlen.

Eine Erhöhung und die Verstetigung der Liquidität kann durch Factoring erreicht werden. Factoring ist ein ergänzendes Instrument der umsatzkongruenten Finanzierung, das sich mehr und mehr am Markt durchsetzt. Das Angebot ist mittlerweile vielfältig und nahezu für jeden spezifischen Bedarf anpassbar. Bei Auswahl des geeigneten Angebots und Anbieters übersteigt der Nutzen die Kosten des Factorings spürbar. Jedes Unternehmen sollte individuell prüfen, ob Factoring als zusätzliches Finanzierungsinstrument, nachhaltig zur Verbesserung seiner Finanzierungssituation beitragen kann.

Das Thema Insolvenzanfechtung sorgt seit einigen Jahren für Schlagzeilen. Nicht nur in Publikationen für Forderungsmanager, sondern insgesamt in der Wirtschaft. Negative Auswirkungen der Insolvenzanfechtung haben es sogar bis zur Fernsehberichterstattung „geschafft“. Aus einem Instrument, das ursprünglich geschaffen wurde, um den Gläubigern in einem Insolvenzverfahren zu ihrem Recht zu verhelfen, ist ein Damoklesschwert für Forderungsmanager und Unternehmer geworden, das in den letzten Jahren über nahezu jedem Geschäft mit kriselnden Kunden geschwebt hat. Die Rechtsprechung des BGH war wohl nicht ganz schuldlos daran, dass bei vielen betroffenen Unternehmen das Gerechtigkeitsempfinden nachhaltig gestört wurde und die Insolvenzanfechtung nahezu „in Verruf geraten“ ist. Am 05. April 2017 ist es nach jahrelangen intensiven und beharrlichen Bemühungen mehrerer Wirtschaftsverbände, nicht zuletzt durch den Bundesverband Credit Management e. V., gelungen, eine Reform der Insolvenzanfechtung zu erreichen. Können mit dem Gesetz zur Verbesserung der Rechtssicherheit bei Anfechtung nach der Insolvenzordnung und nach dem Anfechtungsgesetz die bisherigen Probleme beseitigt werden? Und können die Gerichte zu einer Rechtsprechung zurückfinden, die das beschädigte Gerechtigkeitsempfinden wiederherstellen kann? Und last but not least, wird die Insolvenzanfechtung künftig nicht mehr den vielfältigen Bemühungen zur Unterstützung und Sanierung von kriselnden Kunden durch Lieferanten und Dienstleister zuwiderlaufen?