Etablierung von Enterprise Architecture Management in kleinen und mittleren Unternehmen: Erkenntnisse aus einer Fallstudie

Die IT-Abteilung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) bleibt auch heute noch häufig ein Dienstleister für die Geschäftseinheiten, die eher den operativen Betrieb sicherstellt, als die Möglichkeiten zu erschließen, die sich durch die zunehmende Verbreitung digitaler Technologien ergeben [1]. Um eine zielgerichtete und kontrollierte Weiterentwicklung der IT-Landschaft im Einklang mit den Anforderungen der Geschäftseinheiten aktiv vorantreiben zu können, fehlt es KMUs zunächst einmal jedoch an einem grundlegenden Überblick über die bestehende IT-Landschaft [2]. Konkret mangelt es an einem klaren Verständnis darüber, welche Systeme im Allgemeinen betrieben werden, welchen Geschäftszwecken einzelne Anwendungen dienen und welche technischen Abhängigkeiten innerhalb der IT-Landschaft bestehen. Diese Unklarheiten bergen für KMUs in der Folge die Gefahr einer zunehmend komplexer und intransparenter werdenden IT-Landschaft, wodurch die IT-Abteilung oft nicht mehr in der Lage ist, die Geschäftszwecke der Geschäftseinheiten optimal zu bedienen.

In der heutigen Welt, die von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit geprägt ist, müssen Unternehmen dynamisch und flexibel auf sich ändernde Marktbedingungen und technologische Durchbrüche reagieren, um im Wettbewerb zu bestehen und konkurrenzfähig zu bleiben [3]. Im Vergleich zu großen Konzernen fehlt es KMUs jedoch häufig an den notwendigen Fähigkeiten und Ressourcen, um die durch die Digitalisierung getriebenen Veränderungen entlang der Unternehmensarchitektur – vom Geschäftsmodell bis zur Infrastruktur – gleichermaßen zu bewältigen [4]. Als solches fällt es KMUs schwerer, aufkommende Entwicklungen und neuste Innovationen zu antizipieren und in die bestehende Unternehmensarchitektur zu integrieren. In zunehmend digitalisierten Märkten laufen KMUs somit Gefahr, gegenüber großen Konzernen schnell ins Hintertreffen zu geraten.

Ein anerkanntes Instrument des strategischen Managements, um diesen Herausforderungen zu begegnen und die IT-Landschaft im Einklang mit den Anforderungen der Geschäftseinheiten zielgerichtet und kontrolliert weiterzuentwickeln, ist Enterprise Architecture Management (EAM) [5]. Der Begriff EAM beschreibt die Prozesse, Methoden und Werkzeuge, die Unternehmen einsetzen können, um die Gestaltung der Unternehmensarchitektur aktiv voranzutreiben und dabei eine wechselseitige Abstimmung zwischen IT und Geschäftseinheiten sicherzustellen [6]. Durch die Schaffung von Transparenz über die einzelnen Ebenen der Unternehmensarchitektur hinweg wird unter anderem eine systematische Integration digitaler Technologien ermöglicht, die es KMUs erlaubt, ihre Wettbewerbsfähigkeit in zunehmend digitalisierten Märkten auch gegenüber großen Konzernen zu verteidigen oder sogar auszubauen. Trotz der zahlreichen Vorteile verfügen auch heute noch nur sehr wenige KMUs über eine dedizierte EAM-Funktion [7].

Der vorliegende Beitrag beleuchtet den Prozess der Etablierung von EAM in KMUs anhand einer Fallstudie bei ProdComp, einem mittelständischen Unternehmen im produzierenden Gewerbe, das die Autoren über einen Zeitraum von sechs Jahren wissenschaftlich begleitet und aktiv mitgestaltet haben. Ausgehend von der ursprünglichen Entscheidung im Jahr 2018, eine EAM-Funktion einzurichten, sah sich ProdComp mit verschiedenen Situationen und sich ändernden Umständen konfrontiert, die die Umsetzung dieser Entscheidung bis zum Jahr 2024 beeinflussten. Entlang von fünf übergreifenden Phasen wird analysiert, welchen Herausforderungen ProdComp beim Aufbau der EAM-Initiative im Laufe der Zeit gegenüberstand und wie diesen begegnet wurde, um die Etablierung von EAM kontinuierlich voranzutreiben. Darauf aufbauend leiten die Autoren aus der Fallstudie drei übergreifende Handlungsempfehlungen ab, die KMUs dabei unterstützen sollen, EAM in der Praxis erfolgreich zu etablieren.

Als Brückendisziplin begründet EAM den Rahmen zur ganzheitlichen Planung und Steuerung der IT-Landschaft im Einklang mit den Geschäftszielen eines Unternehmens [5]. Die Unternehmensarchitektur umfasst dabei einzelne Ebenen, die miteinander verknüpft sind und aufeinander abgestimmt werden müssen (siehe Abb. 1; [4]).

Als Disziplin des strategischen Managements konzentriert sich EAM darauf, die Entwicklung der Unternehmensarchitektur integriert über die einzelnen Ebenen hinweg sicherzustellen [4]. Zu diesem Zweck werden typischerweise drei Perspektiven auf die Unternehmensarchitektur modelliert [5]: einerseits der Ist-Zustand (z. B. Darstellung der vorhandenen Geschäftsfähigkeiten) und andererseits der Soll-Zustand (z. B. Darstellung der benötigten Geschäftsfähigkeiten). Aus der Gegenüberstellung von Ist- und Soll-Zustand ergeben sich schließlich die Handlungsschritte, die Unternehmen umsetzen müssen, um von den vorhandenen zu den benötigten Geschäftsfähigkeiten zu gelangen. Damit stellt eine EAM-Funktion in Unternehmen einen zentralen Bestandteil des Transformationsmanagements dar, die die Ausrichtung der Unternehmensarchitektur an den übergeordneten Unternehmenszielen sicherstellt [6].

Das Ziel von EAM ist es, den verschiedenen Stakeholdern sowohl aus der IT als auch aus den Geschäftseinheiten sowie dem Management eine gemeinsame Diskussionsgrundlage zu bieten, die eine strategische und zielkonforme Entwicklung der Unternehmensarchitektur ermöglicht. Daraus ergeben sich verschiedenen Mehrwerte für KMUs [2, 3]. Eine ganzheitliche Dokumentation der IT-Landschaft schafft beispielsweise Transparenz darüber, welche Systeme und Anwendungen vorhanden sind, welche Funktionen sie erfüllen und wie sie miteinander verknüpft sind. Auf diese Weise können KMUs Potenziale zur Standardisierung (z. B. redundante Lösungen) oder Eliminierung (z. B. veraltete Lösungen) identifizieren. Das Wissen um Abhängigkeiten und Schnittstellen zwischen Anwendungen und/oder Systemen in der IT-Landschaft hilft KMUs zudem, Risiken besser einzuschätzen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen, um potenzielle Probleme zu reduzieren oder gar zu vermeiden. Weiterhin ermöglicht eine ganzheitliche Dokumentation der IT-Landschaft Unternehmen ein erhöhtes Maß an Agilität und Flexibilität, indem sie schneller auf aufkommende Entwicklungen und neuste Innovationen reagieren können. Letztlich schafft eine ganzheitliche Dokumentation der IT-Landschaft ein besseres Portfoliomanagement, wodurch sichergestellt werden kann, dass alle Anwendungen auf einen konkreten Geschäftszweck einer Geschäftseinheit einzahlen. Auf diese Weise können auch zukünftige Investitionen in die IT-Landschaft (z. B. Einführung neuer oder Modernisierung bestehender Systeme) strategisch und zielkonform geplant und umgesetzt werden.

Während große Konzerne bereits in der Vergangenheit ganze Abteilungen oder Teams aktiv mit dem Aufbau einer EAM-Initiative betraut haben, ist dies bei KMUs nach wie vor selten der Fall [7]. Wenngleich die Unternehmensarchitektur von KMUs auf den ersten Blick weniger komplex erscheint als die von großen Konzernen, hat die Komplexität (z. B. durch die unstrukturierte Einführung neuer Anwendungen und/oder Systeme) in den vergangenen Jahren auch in KMUs stetig zugenommen. Insbesondere in Zeiten, in denen die Integration digitaler Technologien zunehmend fortschreitet, wird es auch für KMUs zunehmend wichtiger, die Unternehmensarchitektur integriert über die einzelnen Ebenen hinweg zu betrachten. Für den Aufbau einer EAM-Initiative in KMUs ist es dazu von zentraler Bedeutung, sowohl bei den Stakeholdern aus der IT als auch aus den Geschäftseinheiten ein Bewusstsein für die Notwendigkeit und den Mehrwert von EAM zu schaffen [6]. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Stakeholder im Unternehmen über die initiale Einführung hinaus das notwendige Commitment für eine kontinuierliche Nutzung mitbringen.

Die Etablierung von EAM erfolgt typischerweise entlang etablierter Vorgehensweisen und Tätigkeitsfelder [6]. Wesentliche Bausteine umfassen dabei unter anderem die Auswahl eines Rahmenwerks (z. B. The Open Group Architecture Framework, TOGAF) [8], welches eine Struktur zur Beschreibung der Unternehmensarchitektur bietet. Weiterhin müssen Unternehmen die Entwicklung einer Unternehmensarchitektur als Zielbild, die Definition von Kontrollmechanismen (z. B. Architekturprinzipien) sowie die Implementierung eines Change-Management-Ansatzes vorantreiben. Während in den frühen Phasen der Etablierung von EAM sich der Fokus häufig auf die IT-Abteilung richtet, werden mit zunehmender Reife immer mehr auch fachliche Perspektiven aus den Geschäftseinheiten einbezogen. Im höchsten Reifegrad stellt die EAM-Funktion schließlich ein strategisches Instrument dar, das zur zielgerichteten und kontrollierten Weiterentwicklung der IT-Landschaft im Einklang mit den Anforderungen der Geschäftseinheiten beiträgt [6].

Im nachfolgenden Kapitel wird der Prozess der Etablierung von EAM in KMUs anhand einer Fallstudie bei ProdComp, einem mittelständischen Unternehmen im produzierenden Gewerbe, beschrieben, den die Autoren über einen Zeitraum von sechs Jahren wissenschaftlich begleitet und aktiv mitgestaltet haben. In diesem Zeitraum haben die Autoren 14 formelle Interviews sowie zahlreiche Workshops und informelle Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt, die am Aufbau der EAM-Initiative bei ProdComp beteiligt waren. Auf diese Weise konnte ergründet werden, welchen verschiedenen Situationen und sich verändernden Umständen ProdComp beim Aufbau der EAM-Initiative im Laufe der Zeit gegenüberstand. Im Folgenden wird entlang von fünf übergreifenden Phasen dargestellt, wie ProdComp die Etablierung von EAM im Laufe der Zeit kontinuierlich vorangetrieben hat (siehe Abb. 2).

Als Brückendisziplin stellt EAM ein anerkanntes Instrument des strategischen Managements zur ganzheitlichen Planung und Steuerung der IT-Landschaft im Einklang mit den Geschäftszielen eines Unternehmens dar [5]. Der Aufbau einer EAM-Funktion gestaltet sich jedoch insbesondere für KMUs als große Herausforderung [7]. Auf Grundlage der beschriebenen Entwicklungen bei ProdComp über einen Zeitraum von sechs Jahren können drei übergreifende Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, die KMUs eine Orientierung bei der Etablierung von EAM bieten.