Skip to main content
main-content
Top

25-08-2020 | Finanzbuchhaltung | Gastbeitrag | Article

Automatisierung gibt Buchhaltungsmitarbeitern Freiraum

Author:
Wendy St. Clair
3:30 min reading time

Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten kann Mitarbeitern in der Kreditorenbuchhaltung eine gezielte Automatisierung bringen. Und sie liefert dem Management auch wertvolle Informationen für künftige strategische Entscheidungen.

Die digitale Transformation stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, vor allem hinsichtlich des exponentiellen Wachstums von Unternehmenssystemen und -daten, mit denen sie umgehen müssen. Auch die jüngst verstärkte Nachfrage nach Lösungen für das Homeoffice drängt Unternehmen dazu, ihre Digitalisierung schnellstmöglich voranzutreiben. Für viele Finanzabteilungen ist allerdings der Weg weg von den Papierprozessen hin zur Automatisierung steinig.

Editor's recommendation

2019 | OriginalPaper | Chapter

Inhaltliche Neuausrichtung des Rechnungswesens durch Digitalisierung?

Analyse von Schnittstellen zwischen Controlling und Accounting

Vom Big-Data-Konzept und den neuen, innovativen "In Memory"-Technologien werden auch Accounting und Controlling in vielerlei Hinsicht profitieren, etwa durch eine Verbesserung der Entscheidungsqualität aufgrund einer verbreiterten Datenbasis sowie durch eine stärkere Zukunftsorientierung der Daten. 

Viele Mittelständler bearbeiten Rechnungen manuell

Ergebnisse einer aktuellen Ardent-Partners-Umfrage zeigen, dass nur 50 Prozent der Unternehmen Rechnungen elektronisch verarbeiten. Das ist zwar eine Verbesserung gegenüber 2018, doch der Anstiegs ist vor allem auf Unternehmen zurückzuführen, die ihre Prozesse automatisieren. Laut einer weiteren Umfrage geben 86 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und 65 Prozent der mittelständischen Unternehmen Rechnungsdetails immer noch manuell ein.

Sicher ist, dass automatisierte Prozesse Vorteile bringen. Nicht klar ist, welche die größte Wirkung und Reichweite haben. Einige haben aber bereits erkannt, dass die Finanzabteilung und insbesondere die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) ein guter Ausgangspunkt ist. Unternehmen, die diese bereits erfolgreich digitalisiert haben, profitieren von zahlreichen Verbesserungen: reduzierte Kosten, rationalisierte Abläufe, deutlich weniger Abstimmungszeiten mit Lieferanten am Telefon und zufriedenere Mitarbeiter.

Digitale Rechnungsprozesse liefern Zahlen für die Cashflow-Analyse

In einer Erhebung fand Ardent Partners heraus, dass 55 Prozent der befragten AP- und P2P-Führungskräfte die digitale Transformation ihrer Prozesse für außergewöhnlich oder sehr wichtig halten. Laut der Studie konnten Unternehmen, die bereits die Automatisierung vollzogen haben, sechsmal niedrigere Kosten im Rechnungswesen verzeichnen. 

Zwar ist die Kostensenkung ein Hauptziel der AP-Automatisierung, aber die Kreditorenbuchhaltung profitiert auch hinsichtlich weiterer Aspekte. Durch die Optimierung war die Wahrscheinlichkeit, dass die Unternehmen der Studie AP-bezogene Daten und Erkenntnisse für die Cashflow-Analyse nutzen, ebenfalls 1,6-fach höher. Dasselbe gilt für Daten und Erkenntnisse, um die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern zu nutzen und zu verbessern, die um das Doppelte angestiegen ist.

Synchronisation mit bestehender ERP-Software

Um die Kreditorenbuchhaltung fit für die Transformation zu machen, ist es nicht zwingend notwendig, vorhandene ERP-Software zu ersetzen. Stattdessen lassen sich kritische Prozesse synchron mit dem bestehenden ERP automatisieren. 

Dabei sollten sich Unternehmen auf zwei Dinge fokussieren: Die Priorität sollte darin liegen, die Zeit zu reduzieren, die Mitarbeiter monatlich mit der Rechnungsverarbeitung verbringen und gleichzeitig ihre Fähigkeit erhöhen, ein größeres Rechnungsvolumen zu bewältigen. Dadurch lässt sich der Tag für Mitarbeiter in der Buchhaltung völlig anders gestalten. Da sie ihre Zeit nicht mehr mit mühsamen, papierbasierten Aufgaben verbringen müssen, können sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.

Vorteile der AP-Automatisierung

  1. Schnellerer Rechnungsbearbeitungszyklus: Das nach wie vor übliche, papierbasierte Arbeiten führt zu Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung. Laut der Studie von Ardent Partners geben 47 Prozent der Führungskräfte an, dass die Eliminierung von Papier und die Reduzierung manueller Aufgaben oberste Priorität haben. Intelligente Automatisierungsfunktionen, darunter beispielsweise Cognitive Capture oder die Orchestrierung von Prozessen, können Unternehmen dabei unterstützen, das Papier aus den Prozessen zu verbannen. Ein weiterer Vorteil von digitalisierten Rechnungen: Sie lassen sich deutlich schneller im gesamten Unternehmen nutzen, und so beispielsweise zur Entscheidungsfindung hinzuziehen.
  2. Konsistenz gewährleisten: Ganz gleich, welche Krise ein Unternehmen bewältigen muss: Es braucht eine konsistente Methode, um Cashflow-Aktivitäten zu verwalten, die nicht auf papierbasierte, standortabhängige manuelle Aufgaben angewiesen ist. Dazu ist es notwendig, von jedem Gerät aus agieren zu können und einen Überblick über die Prozesse zu erhalten. Nur so können Organisationen effizient und schnell arbeiten. 
  3. Mit jedem ERP interagieren: AP-Teams, die Rechnungen außerhalb der ERP-Systeme des Unternehmens verarbeiten, haben mit mehr Verzögerungen und Fehlern zu kämpfen. Integrieren Unternehmen die AP-Automatisierung allerdings in das ERP-System, lässt sich der gesamte Prozess rationalisieren, sodass sie vollständige Transparenz und Kontrolle über die Finanzprozesse erhalten. Dadurch bekommen sie einen besseren Einblick in die Abläufe und können diese beispielsweise nutzen, um von Skonti zu profitieren und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Da IT-Teams permanent unter Druck stehen, ihre Organisationen digital gut aufzustellen, sollten sie ihre ersten Anstrengungen auf jene Bereiche konzentrieren, wo sich die schnellsten Erfolge einstellen werden. Die AP-Automatisierung ist dafür besonders gut geeignet.

Related topics

Background information for this content

Premium Partner

    Image Credits