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22-06-2018 | Finanzcontrolling | Im Fokus | Article

Kosten unverfälscht verteilen und verrechnen

Author:
Sylvia Meier
3:30 min reading time

In einem Unternehmen fallen tagtäglich viele Kosten an. Das Kostenmanagement soll diese unterschiedlichen Kosten analysieren und strukturieren. Im Unternehmensalltag kommt es jedoch häufig vor, dass die Ergebnisse "verschönert" werden, mit der Folge, dass die Analyse nicht mehr korrekt sein kann.

In vielen Unternehmen ist das Kostenmanagement komplex. Zahlreiche verschiedene Kosten fallen an. Und gerade in einem Konzern ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten. Die Transparenz und Effizienz sind nicht immer vorhanden. Oft arbeiten außerdem das Controlling und Risikomanagement redundant. Damit jedoch das Management diesen Bereich optimal nutzen und gegebenenfalls verbessern kann, muss es sich zunächst einmal mit den verschiedenen, gängigen Methoden auseinandersetzen. So ist die Kostenverteilung beispielsweise nicht gleichbedeutend mit der Kostenverrechnung. Springer-Autor Rainer Pelizäus erklärt in seinem Buchkapitel "Verrechnen und Verteilen von Kosten" (Seite 53): "Transferiere ich Kosten innerhalb einer Dimension zwischen deren Attributen, dann verrechne ich. Behalte ich alle gegebenen Strukturen der Informationen bei und erweitere die Kosteninformation nach wohldefnierten Regeln um zusätzliche Dimensionen und deren Attribute, dann verteile ich.

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Verrechnung von Kosten zwischen Kostenstellen

Die ursprüngliche Intention der Dienstleistungsverrechnung zwischen Kostenstellen war die Dienstleistungen fremder Kostenstellen für die Eigenen transparent zu machen, um sie im Dialog zwischen Dienstleister und Dienstleistungsempfänger zu verbessern. Durch den vollständigen Ausweis aller direkt oder indirekt verursachten Kosten sollte eine Voraussetzung geschaffen werden, dass die Kostenstellenverantwortliche sich als Unternehmerin im Unternehmen verstehen kann.

Pelizäus erläutert beispielhaft, dass die Kostenübertragung von einer Kostenstelle auf eine andere innerhalb eines Unternehmens als Verrechnung zwischen zwei Kostenstellen als Attribute der Dimension Organisation zu sehen ist. Zwischen zwei verschiedenen Unternehmen kommt es hingegen zu einer Abrechnung. Das kann bei verschiedenen Tochterunternehmen eines Versicherungskonzerns der Fall sein. Muss der Buchungssatz um fehlende Dimensionen gefüllt und weitere Informationen ergänzt werden, spricht man von Kostenverteilung. Der Autor definiert: "Verteilen/Verteilung von Kosten ist die Erweiterung von in den Buchungen vorhandenen Informationen zu den einzelnen Steuerungsdimensionen um die fehlenden Dimensionen und deren Attribute im Kostenrechnungssystem."

Wenn die Ergebnisse verfälscht werden

In der Praxis wird hier jedoch oft ein Fehler gemacht: Meist ist nicht mehr nachvollziehbar, für welches Produkt eine Leistung erbracht wurde. Damit geht die Transparenz verloren. Die Kosten werden im Alltag nicht nur verteilt, sondern auch direkt verrechnet. Kostenarten werden verändert, der ursprüngliche Kostenstellenbezug ist nicht mehr erkennbar. Manch einer macht dies vielleicht bewusst, um seine Zahlen zu "verschönern". So werden kurz vor dem Ende des Geschäftsjahres regelmäßig bestimmte Beträge noch unauffällig auf einen anderen Kostenträger verbucht, um das Budget optimal zu verteilen. Doch damit wird dann auch in Kauf genommen, dass Analysen der Kostenentwicklung vergangener Jahre nicht mehr vollständig korrekt möglich sind.

Relevante Informationen der Kostenverteilung

Doch welche Informationen sind für eine Kostenverteilung überhaupt erforderlich? In dem Kapitel "Kostenverteilung – zentraler Kern der Wirtschaftlichkeitssteuerung" erläutert Pelizäus, welche Informationen ein Buchungssatz enthalten muss und welche Informationen außerdem vorhanden sein können. Angelehnt an seine Ausführungen enthält folgende Übersicht eine Auflistung:

Die Buchungssätze aus der Finanzbuchhaltung enthalten:

Als weitere Informationen können vorhanden sein:

  • das Konto (Kostenart),
  • das Buchungsdatum,
  • die Kostenstelle,
  • den gebuchten Betrag.
  • das Unternehmen,
  • der Kostenträger (das Produkt),
  • der Funktionsbereich,
  • Kundengruppe,
  • der Vertriebsweg,
  • die Region,
  • weitere Kostensteuerungsdimensionen des Unternehmens.

Werkzeuge der Kostenverteilung

Für ein Versicherungsunternehmen kann es strategisch beispielsweise sehr interessant sein, wie sich die Kosten in einer bestimmten Region entwickelt haben. Wie rentabel ein Produkt ist, kann nur ermittelt werden, wenn die konkreten Kosten bekannt sind. Und ebenfalls wichtig für weitere Entscheidungen kann die Frage sein, wie viele Kosten für Versicherungsmakler angefallen sind. Die Kostenverteilung ist übrigens nicht einfach nur eine Option, sondern für Versicherungsunternehmen gesetzlich verpflichtend. Sie basiert standardmäßig auf drei Werkzeuge, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, die Pelizäus wie folgt beschreibt:

•    "Gemäß Mitarbeiterbefragung verteilen"
•    "An den Aufgaben orientiert verteilen"
•    "Verrechnen und Verteilen"

Pelizäus erklärt die Werkzeuge im Einzeln und verdeutlicht: "Die drei angeführten Werkzeuge werden in den Unternehmen unterschiedlich differenziert und kombiniert eingesetzt. Die Intensität und teilweise auch ihre Verschachtelung lassen bei einigen Unternehmen erkennen, welcher Wert der Kostenverteilung zur Bewertung und Steuerung der Kosten beigemessen wird." In dem Buchkapitel "Kostenverteilung nach der CVM-Methode" erklärt Pelizäus, wie eine multidimensionale Kostenverteilung erfolgt. Ausgangspunkt für die Verteilung sind hier Kostenstellen. Die Kostenverteilung ist übrigens auch ein wichtiger Ausgangspunkt für die Kostenplanung. Unternehmen sind deshalb gut beraten, die Kosten so korrekt und unverfälscht wie möglich zu verteilen.

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