„Social Media stellt bestehende Hierarchien nicht in Frage.“

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Laut einer aktuellen BITKOM-Umfrage nutzen bereits 47 Prozent der befragten Unternehmen in Deutschland Social Media. Wir sprachen mit Detlev Klage von der Finanz-Informatik über erste Erfahrungen mit der Einführung und dem Einsatz von Social Media in der internen Kommunikation.

Herr Klage, was motivierte Sie, bereits frühzeitig im ­Geschäftsbereich Client/Server auf Social Media in der ­internen Kommunikation zu setzen?

Als ich vor drei Jahren zum Generalbevollmächtigten der ­Finanz Informatik berufen und mit der Leitung des Geschäftsbereichs Client/Server betraut wurde, lag eine meiner grundlegenden Aufgaben darin, den bereits in weiten Teilen unseres Software- und Dienstleistungsportfolio etablierten kundenzentrierten, bankfachlichen End-to-End-Ansatz auch in der Produktion einzuführen. Gemeinsam mit dem Führungsteam standen wir vor der Herausforderung, sowohl bei den Kunden als auch im Geschäftsbereich die Aufgaben und Leistungen nicht mehr auf Produkte oder Komponenten wie Unix-Server, Netzwerke etc. zu beziehen, sondern zum Beispiel auf den lauffähigen Arbeitsplatz in der Sparkasse.

Darüber hinaus ging es aber auch darum, das immense Wissen und die Erfahrungen der rund 480 Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Client/Server, die in zwölf Bereichen und 38 Abteilungen an verschiedenen Standorten organisiert sind, zu teilen. Denn in den Bereichen Unix, Windows, Storage, Groupware, Controlling etc. kamen immer wieder identische beziehungsweise vergleichbare Herausforderungen auf, die parallel bearbeitet wurden. So sammelte sich ein immens hohes Wissen an verschiedenen Standorten in unterschiedlichen Hierarchien. Ein bereichsübergreifender Gedankenaustausch oder Inspirationen kamen allenfalls zufällig zustande. Um das immense, verteilt existierende Wissen allen zugänglich zu machen, haben wir nach Möglichkeiten gesucht, dieses Wissen in die Breite zu tragen. So sind wir dann darauf gekommen, uns mit Social-Media-Instrumenten in der internen Kommunikation zu befassen.

Wie kann man sich das konkret vorstellen, wie ist das ­Ganze strukturiert? Haben alle 480 Mitarbeiter einen gleich­berechtigen Zugang zu diesem Portal?

Solche Fragen haben wir Zug und Zug geklärt. Zunächst haben wir den Einsatz einer Social-Media-Plattform im Kreise der Führungskräfte besprochen. Da wurde es anfangs kontrovers diskutiert. Es kamen im ersten Moment auch Widerstände gegen die damit verbundene Öffnung zutage, da es immer auch den einen oder anderen gibt, der sich mit Herrschaftswissen identifiziert – also einem Führungsstil, der darauf aufbaut, dass eben nicht jeder alles weiß. Die anfängliche Skepsis haben wir aber schnell überwunden, denn es war von Anfang an klar, dass wir nach einem Medium suchen, mit dem wir ausschließlich den fachlichen Austausch fördern. Als geeignete technische Plattform haben wir die Kommunikations- und Informationsplattform C/S-live auf Basis der in unserem Haus vorhandenen Lotus-Produktpalette aufgesetzt. Dort haben wir ein neues System aufgebaut, auf das alle Mitarbeiter des Geschäftsbereichs entsprechend ihrer Rolle ­Zugriff haben. Hier finden seit Mitte 2012 in regelmäßigen Abständen Diskussionsforen zu Architekturthemen und übergreifenden Inhalten statt.

Das System bietet die Möglichkeit, Powerpoint-Präsentationen zu halten. Die Teilnehmer sitzen an ihren Rechnern und verfolgen den Vortrag via Bildschirm und Headset. ­Parallel zur Präsentation gibt es die Möglichkeit, über eine Chatfunktion Fragen zu stellen und Kommentare abzugeben oder Wortmeldungen anzuzeigen. Damit der anschließende Meinungsaustausch strukturiert ablaufen kann, leitet ein ­Moderator das Geschehen. Um von Anfang an relevante ­Themen zu finden, habe ich vor dem Start der Plattform die Führungskräfte gefragt, welche fachlichen Themen die ­Mitarbeiter bewegen und was aus Sicht der Führungskraft für die Mitarbeiter interessant sein könnte. Auf die ersten Agenden kamen dann die Themen, auf die beides zutraf. Sicher ging es ganz zu Anfang auch mal um technische Fragen, etwa welche Bandbreite nötig ist oder ob die Tonqualität ausreicht. Aber das haben wir recht schnell klären können und sichergestellt, dass alle Mitarbeiter des Geschäftsbereichs von ihren Thin-Clients, Desktop-PCs beziehungsweise auch von Laptops komfortabel teilnehmen können. Die organisatorischen Themen rund um Social Media standen schnell im Vordergrund.

Wie wird das Medium im Geschäftsbereich angenommen?

Das Angebot zum fachlichen Austausch wird rege genutzt. Bis auf wenige Ausnahmen nehmen zwischen 15 und 25 Prozent der Mitarbeiter des Geschäftsbereichs an den C/S-live-Veranstaltungen teil. Das ist mit zeitlichem Aufwand verbunden, der aber lohnt. Ich selbst nehme mir regelmäßig die Zeit, um die 14-tägigen Veranstaltungen mit vorzubereiten. Die Präsentationen werden dann immer eine Woche vorher in ein Diskussionsforum eingestellt. Wie Sie wissen, bin ich ja ein großer Fan von Wikis. Fragen zu einem Thema vorab zu erhalten gibt die Möglichkeit, Antworten in die Präsentation einfließen zu lassen oder auch den ursprünglichen Vortrag um das ein oder andere Themengebiet zu ergänzen. Das erhöht die Effizienz und den Nutzwert der eigentlichen Veranstaltung ganz erheblich. Darüber hinaus ist jedem Mitarbeiter bewusst, wie wichtig wir im Führungskreis die Veranstaltungen nehmen. So erhält jeder direkt von mir die Einladung zu einer Sitzung. Wir haben festgestellt, dass die sorgfältige Vorbereitung einen wichtigen Teil des Mehrwerts für die Teilnehmer ausmacht.

Allerdings muss man auch sagen, dass die Reaktionen und der Umgang mit dem neuen Medium anfangs sehr unterschiedlich waren. Denn wie Sie sich vorstellen können arbeiten in dem Geschäftsbereich Mitarbeiter aus allen Berufsgenerationen. Da ist es logisch, dass Mitarbeiter, die in ihrer beruflichen Karriere schon die eine oder andere Führungskultur erlebt haben, erst einmal die Bereitschaft entwickeln mussten, sich auf diese neue Kommunikationskultur einzulassen. Auch war nicht jede Führungskraft gewohnt, regelmäßig ein so direktes Feedback zu erhalten, wie es das neue Medium ermöglicht. Wichtig ist aber auch, dass keiner gezwungen wird, an diesen Sitzungen teilzunehmen. Es ist ein Angebot. Je nach Thema schwankt dann auch die Teilnehmerzahl, abhängig davon, wie viele betroffen sind. Außerdem ist wichtig, dass dieses Werkzeug klare Hierarchien nicht ablöst. Es muss weiter klare Entscheidungsstrukturen geben. Denn Social Media im Unternehmen stellt bestehende Hierarchien nicht in Frage. Vielmehr bietet das konstante, konkrete Feedback aus dem Kreis der Mitarbeiter neue Chancen, unsere Aufgaben besser zu erfüllen.

Das vollständige Interview lesen Sie hier: "Social Media stellt bestehende Hierarchien nicht in Frage."