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17-06-2022 | IT-Compliance | Best Practice | Article

Aktuelle Herausfordrungen im SAP-Lizenzmanagement meistern

Author: Andreas Knab

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SAP-Lizenzierungsmöglichkeiten und -kosten ändern sich regelmäßig. Kein Wunder, dass Verantwortliche den Überblick verlieren und Zusatzkosten entstehen. Aktuell werden RISE, das DAAP und die Lizenzvergabe nach Berechtigung heiß diskutiert.

Das Interesse an "RISE with SAP" ist derzeit groß. Als All-in-One-Angebot erhalten Kunden Softwarelizenzen, Application- und System-Management, Infrastruktur, Betriebssysteme, Implementierungs- sowie Prozessberatung – alles aus SAP-Hand. Damit kombiniert RISE eine bereits bestehende S/4HANA Cloud mit zusätzlichen Komponenten. 

Darin beinhaltet sind kostenlose Schnupper- beziehungsweise Starterpakete, mit denen sich auf den ersten Blick Kosten reduzieren lassen. Auf den zweiten Blick decken diese Pakete den kompletten Bedarf aber oft nicht ab. Ein Beispiel: Vergleicht man den Listenpreis mit den Jahreskosten einer 1.000-User-Installation, liegen diese unter fünf Prozent des jährlichen S/4HANA Abonnementpreises.

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Bei der Einführung einer ERP-Software wie SAP S/4HANA geht es nicht nur um die Implementierung eines neuen IT-Systems. Die Umstellung erfordert meist erhebliche Eingriffe in die Prozesslandschaft und geht zusätzlich einher mit strukturellem und kulturellem Wandel.

Tipp: Hier gilt es, im Vorfeld zu prüfen, ob nicht doch versteckte Kosten lauern und die Pakete wirklich einen Mehrwert bieten. Wen der errechnete Return of Investment (ROI) überzeugt und wer seinem Softwarehersteller entspannt die Verantwortung für die Infrastruktur und Prozessoptimierung übertragen möchte, der ist bei RISE richtig.

Lizenzvergabe nach Berechtigung

Bei der jährlichen Lizenzvermessung werden die User-Transaktionen, also die tatsächliche Nutzung, ermittelt. Jedoch gibt es seitens der SAP keine sinnvolle Dokumentation mit Lizenztypen für bestimmte Nutzungsumfänge. Dabei ist seit 2018 im neuen USMM, der Komponente der ERP-Software zur Kundenvermessung, die Option zur "Lizenzvergabe nach Berechtigung" integriert. Zunächst hatte diese Funktion rein informellen Charakter. Stand heute haben immer mehr Unternehmen die neue Vermessungsart gewählt – ob monetär sinnvoll oder nicht, sei dahingestellt. Sie alle stehen aber vor der Herausforderung, Berechtigungsrollen und Rollenzuweisungen vor der nächsten Vermessung auf ein Minimum zu reduzieren. Andernfalls wird bei zu weitreichenden Berechtigungen, sogenannten Monsterrollen, eine teure Professional- oder gar Developer-Lizenz notwendig.

Tipp: Möchten Unternehmen nach Berechtigungen lizensieren, sollten sie dem bewährten Grundsatz "So wenig wie möglich, so viel wie nötig" folgen. Rollen und ihre Zuordnungen lassen sich schnell und automatisiert schrumpfen. Ratsam ist zudem, das Berechtigungskonzept vor der nächsten Lizenzvermessung zu überarbeiten, um den Monsterrollen entgegenzuwirken.

DAAP & Digitale Zugriffe

Bereits vor vielen Jahren hat die SAP das Zusammenspiel von SAP und Third-Party-Systemen kostenpflichtig gestellt. Sofern nicht vertraglich anders geregelt, fallen bei Fremdzugriffen auf SAP-Systeme Kosten an. Fortan wird die SAP versuchen, Unternehmen auf die sogenannten "9 Documents" hin zu vermessen. Das heißt: Neu angelegte, wertschöpfende Datenbankeinträge einer bestimmten Kategorie, werden teuer. Bei 1.000 Einträgen beläuft sich der Preis auf 500 Euro zuzüglich Wartung. Oft liegen die angelegten Einträge in Millionenhöhe und stellen Unternehmen vor existenzielle Herausforderungen.

Tipp: Empfehlenswert ist, das Digital Access Adoption Program (DAAP) in Anspruch zu nehmen. Die SAP bietet Sonderkonditionen, wenn Kunden proaktiv, also vor der Vermessung, auf das dokumentenbasierte Lizenzmodell umsteigen. Das DAAP gewährt einen Rabatt von 90 Prozent und entbindet von rückwirkenden Wartungszahlungen. Hierbei ist es ratsam, eine korrekte Analyse und Zählung durch einen Lizenzierungsmanager durchzuführen. Die Herkunft und Anzahl der Dokumente sind entscheidend und werden mit Bordmitteln gegebendfalls nicht richtig vermessen.

Gut vorbereitet in die Verhandlung gehen

Unternehmen sollten sich nicht erst mit dem Lizenzmanagement auseinandersetzen, wenn der Vermessungstermin kurz vor der Tür steht oder die Migration schon vertraglich geregelt ist. Um auf Augenhöhe verhandeln können, braucht es ausreichend zeitlichen Vorlauf und fundierte Informationen zu den wirklich notwendigen Lizenzierungen sowie damit verbundenen Kosten.

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