Beim Jahresabschluss zählt die optimale Vorbereitung

In vielen Unternehmen steht nun der Jahresabschluss auf der Agenda. Dabei müssen die Finanzabteilungen penibel auf die richtige Dokumentation achten, bevor die Unterlagen zum Finanzamt gehen. Auch notwendige Rückstellungen muss die Buchhaltung berücksichtigen.

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"Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht eine periodengerechte Gewinnermittlung. Das bedeutet, dass nur diejenigen Erträge und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden, die das abgelaufene Geschäftsjahr betreffen", schreibt Mirja Mumm im Buchkapitel "Vorbereitende Jahresabschlussbuchungen" (Seite 187). Hierzu nötig ist eine optimale Vorbereitung aller Unterlagen, aber auch die Bildung entsprechender Rückstellungen. 

Relevante Unterlagen und Dokumente zusammenstellen                                        

Grundlage des Jahresabschluss sind die für das betreffende Geschäftsjahr relevanten Unterlagen und Dokumente. "Dazu gehören zum einen Anlagevermögen und Warenbestand, zum anderen Verträge, Kontoauszüge und offene Forderungen", erläutert Paul-Alexander Thies, Chef des Buchhaltungsspezialisten Billomat. "Alle Vermögensgegenstände, die einem Unternehmen langfristig zur Verfügung stehen, zählen zum Anlagevermögen des Unternehmens (§ 247 Abs. 2 HGB)", erklärt Springer-Autorin Mumm. Dabei seien drei Hauptgruppen zu unterscheiden: 

• immaterielle Vermögensgegenstände,
• Sachanlagen und 
• Finanzanlagen.

Die immateriellen Vermögensgegenstände sind dadurch gekennzeichnet, dass sie keine körperliche Gestalt besitzen. Dazu zählen selbst geschaffene gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte, entgeltlich erworbene Konzessionen, gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten und der Geschäfts- oder Firmenwert. Die Sachanlagen sind materielle (körperliche) Wirtschaftsgüter, die Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken, technische Anlagen und Maschinen, Fuhrpark, andere Anlagen und die Betriebs- und Geschäftsausstattung umfassen. Die Finanzanlagen setzen sich aus Anteilen und Ausleihungen an verbundene Unternehmen, Beteiligungen, Ausleihungen an Unternehmen, mit denen ein Beteiligungsverhältnis besteht, Wertpapieren des Anlagevermögens und sonstigen Ausleihungen zusammen", schreibt die Springer-Autorin auf Seite 188.

Wer diese im Jahresabschluss richtig dokumentieren will, benötigt laut Thies eine Übersicht aller Verträge mit Handelspartnern und Kunden, genauso wie Versicherungen, Kreditverträge sowie sämtliche Arbeitsverträge der Mitarbeiter. Zudem müssen die Kontoauszüge chronologisch erfasst und die offenen Forderungen und Rechnungen auf einer Liste vermerkt werden.

Dokumente prüfen

Alle Dokumente und Unterlagen sind dabei sorgfältig zu prüfen. "Ein besonderer Blick sollte dem Fahrtenbuch gelten. Auch bei Forderungen lohnt sich eine genauere Prüfung", rät Thies. Selbst bei Einschaltung eines Steuerbüros müssen die Finanzentscheider den Jahresabschluss gründlich vorbereiten. Sämtliche Geschäftsvorfälle sollten von der Buchhaltung auf ihre Vollständigkeit hin geprüft und mit den Belegen abgestimmt werden. Hierzu gehören auch indirekt relevante Unterlagen, wie zum Beispiel Verträge oder Geschäftsbriefe, die sich auf betriebliche Vorfälle beziehen. "Auch Privatentnahmen aus der Kasse oder die Entnahme von Waren für den privaten Gebrauch müssen hier erfasst werden."

Abgleich sämtlicher Posten

"Sind alle Dokumente zusammengetragen, die Übersichten erstellt und überprüft worden, gilt es nun die verschiedenen Informationen miteinander abzugleichen. Die häufigste Schnittstelle sämtlicher Posten sind die Kontoauszüge", sagt Thies. Diese müssen mit den offenen Forderungen und Verpflichtungen abgestimmt werden, etwa ob bereits abgeheftete Forderungen vielleicht schon vom Kunden bezahlt wurden.

Dann vergleicht die Finanzbuchhaltung den Bestand mit dem Kassenbuch und den Bankbelegen. "Aus den zusammengetragenen Übersichten kann nun die zu erwartende Steuerforderung des Finanzamtes ermittelt werden. Diese wird dann mit den bereits geleisteten Steuervorauszahlungen abgeglichen, um die zu erwartende Steuerlast zu bestimmen", so der Buchhaltungsexperte.

Rückstellungen bilden

Dennoch bleiben Ungewissheiten im Jahresabschluss, die Unternehmen dennoch berücksichtigen müssen. "Rückstellungen sind Schulden für Aufwendungen, die am Bilanzstichtag zwar dem Grunde nach feststehen, nicht jedoch bezüglich ihrer Höhe und Fälligkeit. Sie dienen der periodengerechten Ermittlung des Jahresabschlusses", schreibt Springer-Autorin Mumm auf Seite 260. 

Laut § 249 HGB umfassen die handelsrechtlich zulässigen Rückstellungen ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften. Ferner sind laut Gesetz Rückstellungen zu bilden für

1. im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten, oder für Abraumbeseitigung, die im folgenden Geschäftsjahr nachgeholt werden,
2. Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden.

"Bei der Art der Verpflichtung, auf der die Bildung einer Rückstellung beruht, kann zwischen einer Außen- und einer Innenverpflichtung unterschieden werden", erläutert Mumm. Eine Außenverpflichtung liege immer dann vor, wenn eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten besteht. Hierzu zählen unter anderem Pensionsrückstellungen, Steuerrückstellungen, Rückstellungen für Garantieverpfichtungen, Rückstellungen für Umweltschutzmaßnahmen sowie Rückstellungen für Prozesskosten. Bei dieser Rückstellungsart muss bis zum Bilanzstichtag eine Verpflichtung gegenüber einem Dritten entstanden sein. 

Demgegenüber liegt laut Mumm eine Innenverpflichtung vor, wenn es sich um eine Verpflichtung des Bilanzierenden gegen sich selbst handelt. Einen wichtigen Fall stellt die Autorin auf Seite 264 vor: 

Die Rückstellungen für unterlassene Aufwendungen zur Instandhaltung gelten für Fälle, in denen eine fällige Reparatur oder Inspektions- beziehungsweise Wartungsmaßnahme in eine folgende Periode verschoben wird, obwohl der Verschleiß beziehungsweise die Abnutzung im laufenden Geschäftsjahr aufgetreten ist."