Kommunikationsmanagement von Bauprojekten

Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben mit dem Ziel, ein einmaliges Produkt zu schaffen. Bauprojekte weisen zusätzlich einige Besonderheiten auf: Sie sind geprägt von hoher Komplexität, umfangreichen rechtlichen Bestimmungen sowie zahlreichen Projektbeteiligten mit unterschiedlichsten Interessen, Werthaltungen und Erwartungen. Zudem durchlaufen sie von der Idee bis zur Übergabe eine Reihe von Kommunikationsphasen. Während zu Beginn der Planungs- und Genehmigungsprozess auf der Kommunikationsagenda steht, wechselt später der Fokus auf die Moderation der internen Kommunikation sowie die Herstellung von Akzeptanz. Schließlich stehen die Vermarktung sowie die Promotion für die Architektur im Vordergrund. Aufbauend auf verschiedenen Konzepten sowie strategischen, organisatorischen und taktischen Analysen wird aufgezeigt, wie Kommunikation im Innen- und Außenverhältnis des Bauprojekts gelingen kann. Die grundlegende These dieses Buches ist es, dass gut geplante und strategisch durchgeführte Kommunikationsarbeit helfen kann, Risiken zu minimieren.

Bei Bauprojekten arbeiten Teams auf bestimmte Zeit unter Beteiligung von Mitarbeitern aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen. Alle Beteiligten sind bis zu einem gewissen Grad unterschiedlich in ihren jeweiligen Unternehmen sozialisiert und vertreten auch ganz unterschiedliche Interessen. Das macht Kommunikation in Bauprojekten komplexer als in homogenen Unternehmen. Es wird dargelegt, wie es gelingt, Projekte nach innen und außen kommunikativ optimal auf- und darzustellen. Die Projektkultur – als Resultat der internen Kommunikation – regelt den Alltag des Zusammenlebens durch die Weitergabe von Wissen, Normen, Werten, Traditionen und Institutionen. Auftraggeber, Architekt, Planer, Projektmanagement, ausführende Firmen und Kommunikationsbeauftragte müssen an einem Strang ziehen. Wenn es gut läuft, demonstrieren Projektteams ihre Eigenständigkeit nach innen und außen. Ihre Kultur spiegelt sich sowohl in der teaminternen Kommunikation (Gruppenidentität) als auch in der Außendarstellung (Projektidentität) wider. Nach außen hin haben Bauprojekte die Besonderheit, dass sie sich im öffentlichen Raum abspielen. Was hier geschieht, wird für Viele sichtbar und dadurch leicht angreifbar. Das macht eine offene Kommunikation zu den Stakeholdern notwendig. Der Austausch von Informationen zwischen den unterschiedlichen Stakeholdern erfordert eine gut organisierte Kommunikation in allen Projektphasen. Als Problemlösungsmodell wird die integrierte Kommunikation mit dem daraus abgeleiteten prozessorientierten Phasenmodell vorgestellt.

Jedes menschliche Miteinander läuft auf zwei Ebenen ab: einerseits auf der Sach- oder Inhaltsebene und andererseits auf der Gefühls- oder Beziehungsebene. Das Match lautet also Ratio vs. Empathie. Die Sachebene bezeichnet das, worüber offiziell gesprochen wird. Während das „Es“ offensichtlich ist, bleibt die Beziehungsebene zwischen den Teilnehmern in der Regel unter der Oberfläche. Die schriftliche Kommunikation bringt den Vorteil mit sich, dass Informationen gezielt und direkt an den Adressaten gerichtet werden und im Streitfall als Beweis herangezogen werden kann. Der Nachteil dabei ist, dass die Wirkung der Information nicht erkannt wird. Die informelle Kommunikation ist demgegenüber nicht sehr zuverlässig und berechenbar, denn der Austausch von Informationen erfolgt, ohne formale Wege beachten zu müssen. Hier finden sich – gerade in technischen Projekten – die Sollbruchstellen der Projektkultur. Geschickt gemanagt bietet die informelle Schiene freilich die Möglichkeit, positiv auf die Zusammenarbeit einzuwirken. Die unmittelbare Reaktion ist ersichtlich. Das Kommunikationsmanagement muss sowohl die formelle als auch die informelle Ebene ansprechen. Spannungen müssen erkannt und angesprochen werden. So wird die Moderation des internen Kommunikationsprozesses zum wesentlichen Erfolgsfaktor in Projekten. Wie die Vertrauensspirale in Gang gesetzt wird, zeigt dieses Kapitel.

Wie bei der internen Kommunikation gibt es auch bei der Außendarstellung unterschiedliche Interessen und damit Reibungspunkte. Das „Kommunikationsmonopol“ in der externen Kommunikation liegt beim Auftraggeber des Bauvorhabens. Wie in der internen Kommunikation verfolgen dessen ungeachtet die beteiligten Unternehmen und Freiberufler bei einem Bauprojekt auch in der Außendarstellung eigene Interessen. Schon zu Beginn des Projekts muss es deshalb einen Kommunikationskodex geben, an den sich alle Beteiligten halten müsse. Die Aufbau- und Ablauforganisation muss festgelegt werden. Schließlich sollten auch die Meilensteine definiert werden, an denen kommunikative Maßnahmen gesetzt werden. Für die Strukturierung der externen Kommunikation wird das Modell PESO verwendet. Dabei werden die Kanäle nach bezahlten, gemeinsam genutzten, verdienten und eigenen Inhalten unterteilt. Daraus resultiert eine Vielfalt an möglichen Maßnahmen, die in der Außendarstellung gesetzt werden können. Das Spektrum an Maßnahmen, das sich aus diesem Modell ergibt, ist viel breiter, als es in den meisten Fällen auch nur näherungsweise in Betracht gezogen wird. In diesem Abschnitt wird mithin auch ein Plädoyer für mehr Offenheit, Dialogorientierung und Außendarstellung von Bauvorhaben gehalten.

Bei Bauvorhaben gilt es, von Anfang an offen für mögliche kritische Themen zu sein. Nur offene Augen und Ohren können Konflikte frühzeitig erkennen. Dafür gibt es eine Reihe von Indikatoren, die beobachtet werden müssen. Ein paar Kontrollfragen genügen hier meist: Wer hat welche Betroffenheit oder Bedürfnisse in dem Projekt, welche davon werden nicht berücksichtigt? Die perfekte Projektkommunikation schafft es, Probleme erst gar nicht aus dem Ruder laufen zu lassen. Das erfordert entsprechende Vorbereitung und vor allem auch Training für Kommunikatoren und Mitarbeiter des Projektmanagements und der -kommunikation. Aktive Krisenvorsorge bei Bauprojekten kann in der Regeln nicht auf bestehenden Strukturen aufbauen, wie dies bei Unternehmen der Fall ist. Durch die Nutzung von vorhandenem Know-how im Projektmanagement und beim Auftraggeber lassen sich aber Prozesse implementieren, die als Vorsorgemaßnahme bei Krisen tauglich sind.

Die akademische Sicht des Kommunikationsmanagements wird in diesem Abschnitt mit den Ansichten und Einsichten von Projektmanagern, Bauherren und Fachjournalisten konfrontiert. Sie haben in ausführlichen Interviews ihre Lösungsansätze zum Aufbau der Projektkultur und die Probleme in der internen Kommunikation dargestellt, externe Kommunikationskonzepte offengelegt. Diese Beispiele zeigen, wie breit das Spektrum an Möglichkeiten ist und wie unterschiedlich die Unternehmen agieren. Die befragten Unternehmen sind mit Sicherheit allesamt zu den Besten der Branche zu zählen; dennoch wurden auch bei diesen Leuchtturmunternehmen Schwächen ganz deutlich angesprochen. Die leitenden Redakteure von Architekturzeitschriften beklagen, dass die große Mehrzahl der „kommunikativen Player“ bei Bauprojekten die Notwendigkeiten einer professionellen internen und externen Kommunikation negiert oder hat zumindest massiven Verbesserungsbedarf. Die Expertenmeinungen in diesem Abschnitt zeigen, dass es „Luft nach oben“ gibt, deren Aufwind genutzt werden kann, um sich aus der Masse herauszuheben.

Bei Bauprojekten arbeiten Teams auf bestimmte Zeit unter Beteiligung von Mitarbeitern aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammen. Alle Beteiligten sind bis zu einem gewissen Grad unterschiedlich sozialisiert und vertreten auch ganz unterschiedliche Interessen. Das macht Kommunikation in Bauprojekten komplexer als in homogenen Unternehmen. In diesem Buch wurde dargelegt, wie es gelingt, Projekte nach innen und außen kommunikativ optimal auf- und darzustellen.

Im Resümee zum Buch werden die zentralen Thesen zusammengefasst: