Kreatives Prozessdesign

Warum, für wen und worum geht es? Diese Fragen werden für das kreative Prozessdesign beantwortet. Welche Rolle spielt Kreativität und was beinhaltet die Designperspektive, wenn Geschäftsprozesse geplant werden? Es geht nicht darum, fertige Vorschläge für kreative Prozesse vorzustellen, sondern um den Weg, wie man sie durch moderierte Kommunikation, gezielte Methoden und ein frei verfügbares Modellierungswerkzeug im Team erarbeitet. Die Ausgangslage wird umrissen: Sie erfordert die Bereitschaft, mit der dynamischen Veränderung der Randbedingungen umzugehen und aus einer soziotechnischen Perspektive auf neue technische Entwicklungen zu reagieren, indem neue Organisationsformen entwickelt werden. Design wird als ein Ansatz charakterisiert, der die Grenzen der Planbarkeit akzeptiert und die Lernfähigkeit der Beteiligten als Potenzial ausschöpft.

Welche Eigenschaften und Aspekte sind bei Geschäftsprozessen für ein erfolgreiches Prozessdesign ausschlaggebend? Die Zusammenarbeit von Menschen in Prozessen ist nicht nur durch sachlogische Beziehungen geprägt, sondern durch viele weitere Ansatzpunkte zur Gestaltung menschlicher Arbeit. Es werden einige zentrale Faktoren angesprochen, die beim Prozessmanagement häufig zu kurz kommen: Konventionen, Rhythmus, informale Kommunikation, räumliche Gestaltung, Lernen im Prozess, Konflikte. Dazu gehört darüber hinaus die Vielfalt technischer Möglichkeiten – mit und ohne Workflow-Management-Systeme –, um Arbeitsprozesse zu unterstützen. Eine erfolgreiche Integration von Technik in die organisatorischen Abläufe eines Prozesses setzt voraus, dass man die Eigenheiten einer soziotechnischen Herangehensweise kennt. Eine besondere Herausforderung geht damit einher, dass sich die Eigenschaften von Prozessen ständig ändern. Das erschwert die systematische Planung, ist aber auch Ausdruck einer Lernfähigkeit im Prozess, für die sich zeigen lässt, wie sie zur Unterstützung der Prozessevolution genutzt werden kann.

Das Prozessdesign und die spätere Umsetzung des Prozessentwurfs sind in Kommunikationsprozesse eingebettet. Damit sie gelingen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Insbesondere ist die Beteiligung mehrere Stakeholder sinnvoll, weil eine Mischung verschiedener Sichtweisen entscheidend zur Kreativität beiträgt. Dazu muss man die Grundzüge partizipativer Verfahren kennen und wissen, wie die geeigneten Stakeholder ausgewählt werden. Das Gelingen der Partizipation hängt von der Moderation der Kommunikation ab: Es kommt darauf an, wie die verschiedenen Sichtweisen, Meinungen und Ausdrucksformen tatsächlich in das Prozessdesign integriert werden. Ein Moderator weiß, unter welchen Bedingungen Menschen kreativ sein können und wie er die Kreativität in Teams fördern kann. Für die Kommunikation beim Prozessdesign sind besondere Sichtweisen und Herangehensweisen hilfreich: Man sollte verstehen, warum Anforderungen ständig neu erarbeitet werden, welche Rolle Improvisation bei der Planung von Arbeitsprozessen spielt, warum ein kreativitätsorientiertes Projekt zyklisch verläuft und dass das Prozessdesign die Entstehung von Konventionen für die Arbeit im Prozess vorbereiten muss.

Prozessmodellierung wird als eine Form der Dokumentation behandelt, die durchgängig die Kommunikation während des Prozessdesigns unterstützt. Die Anforderungen an eine Modellierungssprache für das Prozessdesign lassen sich aus den Eigenschaften von Dokumenten und aus den Problemen, die beim Modellieren auftreten, ableiten. Am Beispiel der Modellierungssprache SeeMe wird erläutert, wie sich diese Anforderungen erfüllen lassen. Sie erleichtert die Kommunikation im Design, indem sie schnell erlernbar ist, soziotechnische Zusammenhänge darstellt und verschiedene Sichtweisen in ein großes Bild integrieren kann. Sie unterstützt einerseits die frühe Entwurfsphase und erlaubt es andererseits, Details aufzunehmen, die typischerweise mit UML, BPMN oder eEPK modelliert werden und auf die Steuerung von Prozessen eingehen. Eine auf den Entwurf und die Kreativität orientierte Modellierungssprache muss Vagheit in den Prozessdiagrammen erlauben – mit SeeMe wird verdeutlicht, wie das möglich ist. Im Hinblick auf das Requirements Engineering lassen sich mit SeeMe Prozessmodelle als Kontextdiagramme entwerfen, die bei Bedarf schrittweise verfeinert werden. Das Prozessdesign benötigt eine besondere, auf die Kommunikation im Team orientierte Modellierungssoftware, deren Funktionen am Beispiel eines freiverfügbaren Werkzeugs demonstriert werden. Darüber hinaus wird gezeigt, wie man Prozessdiagramme zum Zweck schneller Wahrnehmbarkeit und leichter Verständlichkeit umgestaltet und entlang eines Erzählungsleitfadens präsentiert.

Die Kommunikation im Prozessdesign benötigt eine besondere Art der Kommunikation, die kontinuierlich den Fortschritt der Prozessplanung festhält und das kreative Vor und Zurück aushält. Es wird gezeigt, wie dies mit einer Walkthrough-Methode möglich ist, bei der im Verlauf mehrerer Workshops ein Team den geplanten Prozess immer wieder gedanklich durchlebt. Dabei werden verschiedene Leitfragen eingesetzt, um den Ablauf des Prozesses zu planen und die organisatorischen Maßnahmen aus einer soziotechnischen Sicht mit geeigneter Software zu verknüpfen. Der socio-technical Walkthrough (STWT) wird dargestellt, und es wird erklärt, wie er vorbereitet wird, welche Themen er umfasst, wie die Durchführung eines Workshops organisiert wird, welche Schritte der Nachbereitung erforderlich sind und wie verschiedene Rollen beim STWT zusammenarbeiten. Der STWT schlägt die Brücke zum Requirements Engineering, wenn das Designteam in Zusammenarbeit mit Software-Spezialisten klärt, welche Anforderungen bei der Entwicklung oder Konfiguration von Software zu erfüllen sind. Darüber hinaus lässt sich zeigen, wie kreative Phasen des Entwurfs mit dem STWT verknüpft werden. Anhand eines ausführlichen Beispiels wird die Praxistauglichkeit des STWTs demonstriert.

Die Umsetzung eines kreativen, socio-technical Walkthroughs ist in erster Linie eine Moderationsaufgabe. Es kommt darauf an, welche Haltung der Moderator annimmt, welchen Einstieg er dem Designteam in die Modellierung eines Prozesses bietet, wie er die Leitfragen auswählt und formuliert, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die Prozessplanung lenkt und permanent hilft, dass die Verständigung gelingt. Der Moderator veranlasst den Wechsel zwischen der analytischen, linearen Arbeit und der assoziativen, sprunghaften Kreativität. Aus der Fülle der Kreativitätstechniken werden die passenden Elemente und Ansatzpunkte herausgezogen und erläutert, wie sie sich im Prozessdesign anwenden lassen. Dabei geht es darum, wie man verschiedene Arten von Anregungen einsetzen kann und wie man mit der Vielfalt gesammelter Ideen umgeht, um sie zu verdichten und Lösungsansätze für den Prozessentwurf zu gewinnen. Eine kreativitätsförderliche Moderation des STWTs lässt sich durch geeignete Software unterstützen. Wie diese Unterstützung ablaufen kann, wird an einem Szenario verdeutlicht. Es bezieht sich auf den SeeMe-Editor, der Brainstorming und andere Kreativitätstechniken in die Prozessmodellierung integriert.

Wie kommt das Prozessdesign zu einem Ende und wie wird der Übergang zur Umsetzung des geplanten Prozesses eingeleitet? Diese Fragen stehen eng mit dem Problem in Verbindung, wie viel Aufwand man beim Prozessdesign investieren muss, warum er notwendig ist und wie er sich reduzieren lässt. Letzteres hängt damit zusammen, wie weitgehend man die Details des künftigen Prozesses festlegen und dokumentieren möchte. Es kann sowohl für die Dauer der Prozessdesignprojekte als auch für den Erfolg der Prozessumsetzung von Vorteil sein, wenn man gezielt Unvollständigkeit in der Planung zulässt. Hierfür werden Anhaltspunkte genannt. Es fragt sich letztlich, woran man erkennt, ob der Prozessentwurf belastbar ist und welche Art von Vereinbarungen wichtig sind, damit die Umsetzung gelingt.

Die wichtigsten Grundsätze werden zusammengefasst und als Orientierungshilfe dargestellt. Dabei wird die Bedeutung der einzelne Ansatzpunkte nochmals erläutert und ein Überblick über die wichtigsten Aspekte des Prozessdesigns gegeben: Verschiedene Perspektiven zusammenführen, Kreativität ermöglichen, soziotechnische Integration verfolgen, Kommunikation orientieren und moderieren, den geplanten Prozess immer wieder Schritt für Schritt durchgehen, eine Modellierungsmethode so verwenden, dass Unvollständigkeit und Offenheit für viele Varianten möglich sind. STWT und SeeMe lassen viele Vorgehensweisen beim Prozessdesign zu – es gibt jedoch Kernpunkte, die sich als Dos und Don’ts zusammenfassen lassen.