Arbeitgeber können Reisekosten, die dem Arbeitnehmer für seine berufliche Tätigkeit entstanden sind, steuerfrei ersetzen. Allerdings funktioniert das nur innerhalb rechtlicher Grenzen.
Wenn chinesische Touristen verreisen, gehört Luxus-Shopping zum festen Programm.
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In vielen Unternehmen müssen Mitarbeiter regelmäßig auswärts tätig werden. Aufgrund von Messeveranstaltung, Weiterbildungen, Treffen mit Geschäftspartnern oder Ähnlichem entstehen Reisekosten. Und natürlich wollen Mitarbeiter darauf nicht sitzen bleiben. Doch ob und wann die Kostenerstattung lohnsteuerpflichtig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab.
Steuerfreie Arbeitgebererstattung
Grundsätzlich gilt: Die Reisekosten, die vom Arbeitnehmer auch als Werbungskosten geltend gemacht werden könnten, können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden (§ 3 Nr. 16 EStG). Reisekosten sind laut der Richtlinien (R 9.4 LStR)
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten,
soweit diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Es muss sich also um eine Tätigkeit handeln, die nicht an der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet.
In einigen Fällen ist es nicht immer einfach zu bestimmen, wann eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. In der Rechtsprechung gibt es zahlreiche Urteilsfälle, die sich mit dieser Abgrenzung befassen. Und in den nächsten Monaten werden mehrere Grundsatzurteile des Bundesfinanzhofs zu der Frage erwartet (beispielsweise die anhängigen Verfahren unter Aktenzeichen VI R 6/17, VI R 40/16, VI R 17/17). Für die Lohnbuchhaltung sind diese Entscheidungen von großer Bedeutung. Es lohnt sich also, bei diesem Thema am Ball zu bleiben.
In jedem Fall müssen die Kosten nachgewiesen werden, beispielsweise durch Hotelrechnungen. Welche Reisekosten derzeit in welcher Höhe geltend gemacht werden können, erläutert Springer-Autorin Karin Nickenig in dem Buchkapitel "Verpflegungsmehraufwand, Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten" ausführlich.
Hinweis: Einen Überblick zu den wichtigsten, geltenden Lohnsteuerwerten 2019 stellt das Bundesfinanzministerium in einer Tabelle zur Verfügung.
Verpflegungspauschalen sollen erhöht werden
Doch die Lohnbuchhaltung muss sich bei den derzeit gültigen Grundsätzen auf Änderungen einstellen. Der Gesetzentwurf zum so genannten Jahressteuergesetz 2019 sieht eine Anhebung der bislang geltenden Verpflegungspauschalen vor.
Von einem Verpflegungsmehraufwand wird bei den Reisekosten ausgegangen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund seiner beruflichen Auswärtstätigkeit höhere Kosten für die eigene Verpflegung zu tragen hat als üblicherweise bei sich zu Hause. Wichtig ist hierbei, dass aus gesetzlicher Sicht lediglich der Mehraufwand in Form einer Pauschale berücksichtigt werden darf", erklärt Nickenig (Seite 3).
Bisher kann bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von zwölf Euro berücksichtigt werden (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Diese Pauschale soll auf 14 Euro angehoben werden. 24 Euro können bisher für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, angesetzt werden. Künftig soll dieser Betrag um vier Euro auf 28 Euro angehoben werden.
Neue Pauschale für Berufskraftfahrer
Außerdem soll eine neue Pauschale für Berufskraftfahrer eingeführt werden. In Deutschland sollen hunderttausende Mitarbeiter hiervon profitieren können und damit einen Ausgleich erhalten für Aufwendungen, die ihnen beispielsweise durch Toilettengebühren an Raststätten entstehen. Nach dem Entwurf kann dieser Pauschbetrag von acht Euro pro Kalendertag zusätzlich zu den gesetzlichen Verpflegungspauschalen für folgende Tage beansprucht werden:
- den An- oder Abreisetag sowie
- jeden Kalendertag mit einer Abwesenheit von 24 Stunden.
Für Unternehmen mit eigener Logistik ist der Blick auf die gesetzliche Entwicklung interessant, da auch hier eine steuerfreie Arbeitgebererstattung infrage kommen würde. Von der Anhebung der Verpflegungspauschalen würden außerdem alle Unternehmen und Arbeitnehmer profitieren.