Für hybrid arbeitende Marketingteams bieten Kollaborationsplattformen einen wichtigen virtuellen Treffpunkt. Um echten Nutzen zu generieren, müssen konkrete Tools in Erfahrung gebracht und auf ihren "Fit" mit dem Betrieb geprüft werden.
Brainstorming und Projektarbeit im Marketing erfordern Teamarbeit. Diese kann jedoch auch am virtuellen Konferenztisch gelingen.
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Seit der Pandemie wird nicht nur die Marketingkommunikation zunehmend digitaler, sondern auch die Zusammenarbeit in den Marketingabteilungen selbst. Teams sind hybrid geworden, arbeiten also von unterschiedlichen Standorten aus an gemeinsamen Projekten. Um hierbei den Durchblick zu behalten, setzen immer mehr Vermarktungsexperten auf Kollaborationstools.
"Kollaborationsplattformen schaffen einen virtuellen Ort, an dem Mitglieder eines Teams oder eines Projektes zusammenarbeiten. Sie bieten zudem einen unternehmensweiten Zugriff auf Inhalte sowie die selbstgesteuerte Bildung von virtuellen Gruppen ("Communities") zu bestimmten Fragen oder Aufgaben. Auch die Zusammenarbeit mit Kunden und anderen Externen kann damit unterstützt werden", erklärt ein Springer-Autorenteam um Thomas Hardwig im Kapitel "Gestaltung der Arbeit mit Kollaborationsplattformen" des Buchs "Arbeit in der digitalisierten Welt" (Seite 113). Die Internet- beziehungsweise Cloud-basierten Anwendungen sind zahllos.
Mediendateien besser managen
Für das Marketing sind etwa Digital Asset Management (DAM) Tools interessant. Damit ist die Verwaltung sämtlicher digitaler Inhalte, vor allem Mediendateien wie Bilder oder Videoinhalte, gemeint. Auf deren Nutzung sind Marketingteams in großem Maß angewiesen. Das Volumen dieser Dateien steigt kontinuierlich: 40 Prozent der Vermarktungsprofis verbringen rund zehn Prozent ihrer Arbeitszeit damit, nach bestimmten Inhalten zu suchen.
Aus diesem Grund haben in den vergangenen zwölf Monaten 77 Prozent der Marketingressorts ein solches DAM in ihrem Betrieb eingeführt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie von Frontify, einem Software-Anbieter für Brand Management. 61 Prozent der Studienteilnehmer geben an, dass das Tool beim Austausch aller wichtigen Brand Assets, also markenrelevanter Elemente, unterstützt. Das ergibt eine deutliche Zeitersparnis. 28 Prozent stellen zudem eine Erleichterung bei der Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern fest. Neben dem Zeitfaktor gewährleistet ein DAM auch ein besseres Management von Urheberrechten. Insbesondere in großen Unternehmen klagen weit über die Hälfte der Marketers über Probleme, die mit der Verletzung von Bildrechten zusammenhängen.
Markenaufbau durch interne Communities
Kollaborationsplattformen können darüber hinaus die kreative Zusammenarbeit voranbringen. Da 47 Prozent der Marketingfachkräfte die meiste Arbeitszeit in Brainstorming und die Konzeptentwicklung investieren, kann der Bedarf nach digitalen Lösungen in diesem Bereich hoch eingeschätzt werden. In Zeiten, die zu einer räumlichen Zersplitterung von Teams führen, ist es wichtiger denn je, die interne Kommunikation zu fördern und die Bildung von Communities anzuregen.
"Interne Communities haben das Potenzial, neue Kultur-Elemente zu etablieren und somit organisatorische und kulturelle Veränderungen anzustoßen, im Hinblick auf die Zusammenarbeit. Durch Abbau des Silodenkens, durch den Austausch zur Optimierung der Arbeitsabläufe, durch verbesserte Kommunikation, durch einen gemeinsamen Blick auf das Produkt und die Produktivität sowie auf die Markenbildung und Kundenorientierung, wirkt sich dies sowohl auf die Wahrnehmung des Unternehmens nach innen sowie nach außen aus", beobachtet Springer-Autorin Tanja Eggers im Kapitel "Learning Journey – von Customer Journey zu Community Management" des Buchs "Digitales Management und Marketing" (Seite 198).
Der Fit ist entscheidend
Marketingabteilungen, die ihre hybride Teamarbeit kontinuierlich professionalisieren, stärken demnach die Arbeitgebermarke. Das kommt wiederum der Marke im Allgemeinen zugute. Mit der Anschaffung einer Kollaborationssoftware ist es allerdings nicht getan. Vielmehr kommt es auf eine erfolgreiche Implementierung in der Organisation an, die Hardwig und sein Autorenteam als "Fit" bezeichnen. Dieser findet auf unterschiedlichen Ebenen statt, wie auf Seite 119 des Buchs dargestellt wird:
- Fit "Task – Technology": Die Aufgabe, der Prozess oder ein Projekt bilden den Ausgangspunkt für die Analyse. Ein Task kann sowohl eine einzelne Arbeitsaufgabe, ein Use-Case beziehungsweise Prozess, der aus mehreren Aufgaben besteht oder ein Projekt die größte Betrachtungseinheit sein. Überprüft wird, inwieweit der Einsatz der Technik die Aufgabenerfüllung erschwert oder unterstützt. Wie werden die Verfügbarkeit der Technik sowie die Sicherheit bewertet?
- Fit "Task – People": Durch die technische Unterstützung ergeben sich Änderungen der Art und Weise der Aufgabenerfüllung. Gibt es einen guten Fit zwischen der Aufgabe und den Menschen? Können die Menschen die Aufgabe problemlos erfüllen?
- Fit "People –Technology“: Wie ist die Kompetenz im Umgang mit der Kollaborationsplattform, die Teamkompetenz zur Selbststeuerung und inwieweit wirkt sich die Kultur der Zusammenarbeit oder des Unternehmens förderlich oder hinderlich auf das entstehende Arbeitssystem aus?"