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29-06-2022 | Personalcontrolling | Im Fokus | Article

Das Personalcontrolling möbelt die Bewerbersuche auf

Author: Sylvia Meier

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Fehlen nötige Fachkräfte oder werden die falschen Bewerber eingestellt, ist das nicht nur ärgerlich, sondern kostet Unternehmen auch zusätzlichen Aufwand und Geld. Doch ein strategisches Personalcontrolling liefert wichtige Daten und Informationen, um das Recruiting zu optimieren.

Viele Unternehmen blicken derzeit sorgenvoll auf ihre Kostensituation. Neben steigenden Energiepreisen, stockenden Lieferketten und teuren Rohstoffen macht auch der Personalbereich einen großen Kostenblock aus, den die Betriebe stemmen müssen. Denn um dringend benötigte Fachkräfte zu gewinnen, müssen die Firmen mit attraktiven Arbeitsbedingungen punkten. Dass diese dennoch mit ihren Wahl nicht immer richtig liegen, belegt die im Mai veröffentlichte Arbeitsmarktstudie des Personaldienstleisters Robert Half. Der zufolge haben sich mehr als die Hälfte der Unternehmen in den vergangenen zwölf Monaten für einen falschen Kandidaten entschieden. In manchen Fällen lang es an der mangelnden fachlichen Expertise. In anderen agierten die Personalmanager im Bewerbungsprozessen übereilt oder zu langsam. 

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Fehlbesetzungen zu Lasten des Gewinns 

Doch Fehlbesetzungen führen zu Folgekosten und schmälern die Gewinnchancen eines Unternehmens. Deshalb haben auch viele Befragte laut Studie ihren Bewerbungsprozess verbessert. Hierzu überprüfen 44 Prozent der Teilnehmer nun die Bewerber sorgfältiger als vorher. Und 40 Prozent haben die internen Prozesse etwa durch eine optimalere Planung oder die Identifikation unverzichtbarer Skills angepasst. Ein Drittel arbeitet zudem mit externen Personaldienstleistern zusammen, die das Recruiting begleiten und mit ihrer Expertise mögliche Fehleinstellungen minimieren. 

Es gibt also durchaus Optimierungspotenzial. Doch um dieses zu heben, braucht es in der Regel belastbare Daten, die das Controlling liefert. Allerdings ist das Personalcontrolling in der Unternehmenspraxis häufig negativ besetzt, wie Norbert Zdrowomyslaw im gleichnamigen Buchkapitel auf Seite 226 erklärt: "Nicht selten verbinden die Mitarbeiter mit dem Begriff Controlling in erster Linie Überwachung und Kontrolle. Und insbesondere dann, wenn der Fokus auf den Menschen gerichtet wird, wie dies beim Personalcontrolling der Fall ist, ist die Vision vom 'big brother is watching you' nicht mehr weit." 

Personalcontrolling kämpft gegen schlechten Ruf

Doch diese Auslegung greift ins Leere, erläutert der Springer-Autor. Stattdessen gehe es um die Steuerung wichtiger Informationen. Das Personalcontrolling fungiere dabei als Subfunktion des Managements: 

"In dem Maße wie die Bedeutung von Wissen für die Unternehmensentwicklung an Gewicht zunahm und die Personalarbeit sich in den letzten Jahren von der eher ausführenden Funktion des Verwaltens zu einem stärker personen- und wertschöpfungsorientierten Personalmanagement entwickelte, hat sich auch der Stellenwert bezüglich der Planung, Steuerung und der Kontrolle im Personalbereich gewandelt", schreibt Zdrowomyslaw. 

Das Personalcontrolling setzt zahlreiche unterschiedliche Instrumente ein, um die Daten für diese komplexe Aufgabe zu liefern. Hierzu gehören Kennzahlen, Analysen oder auch Checklisten. Eine Auswahl bewährter Tools stellt der Autor in folgendem Überblick dar (Seite 234):

Kennzahlen liefern zentrale Fakten

Den Kennzahlen kommt dabei eine wesentliche Bedeutung zu. Typische Kennzahlen sind beispielsweise:

  • Fluktuationsrate
  • Abwesenheitsquote
  • Dauer der Betriebszugehörigkeit
  • Durchschnittsalter der Mitarbeiter
  • Überstundenquote

Der Einsatz von Kennzahlen offenbart dem Personalmanagement unter anderem, wann aufgrund der Altersstruktur vieler Mitarbeiter viele Fachkräfte in den Ruhestand treten. So lässt sich das Recruiting eines Nachfolgers frühzeitig planen.

In begrenzter Form seien solche KPIs sogar für sogenannte weiche Faktoren wie Führungsqualität, Mitarbeiterzufriedenheit, Gesundheit und Unternehmenskultur einsetzber, die an sich nur schwer zu erfassen und zu quantifizieren sind. Dennoch besitzen sie in der Personalwirtschaft eine besondere Bedeutung. "Der Einsatz der EDV ermöglicht komplexe Analyse- und Vergleichsrechnungen. Allerdings sollte der recht einfache Einsatz von Kennzahlen und deren vermeintliche Exaktheit und Objektivität nicht darüber hinwegtäuschen, dass Kennzahlen auch ihre
Tücken haben", warnt Zdrowomyslaw Unternehmen vor einer unkritischen Nutzung der KPIs (Seite 235). 

Personalcontrolling ist keine Wunderwaffe

Ein wie auch immer geartetes Personalcontrolling unterstütze die fundierte Entscheidungsfindung, -durchsetzung und -sicherung bei der Mitarbeiterrekrutierung in Organisationen. "Aber Wunderdinge dürfen Führungsleute von dem Einsatz bestimmter Konzepte und Instrumente grundsätzlich nicht erwarten", stellt der Springer-Autor klar. 

Aber es könne helfen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die richtigen Bewerber zufinden, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, die Personalkosten zu senken und nicht zuletzt frühzeitig mögliche Personalprobleme zu erkennen.

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