Agile Methoden haben längst Einzug in das Projektmanagement gehalten. Aber die Personalplanung sollte im agilen Umfeld nicht vernachlässigt werden.
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In der Personalplanung von Projekten tauchen immer wieder die Begriffe Effektivität und Effizienz auf. Während Effektivität auf ein bestimmtes Resultat hinarbeitet, zielt Effizienz auf die Zeit ab. Dabei wird angenommen, dass eine hohe Anzahl von Ergebnissen effektiv sei. Grundsätzlich ist das nicht falsch. Die Kernfrage muss jedoch lauten, ob die richtigen Ergebnisse erzielt werden.
So sollte der Fokus nicht nur auf schnellster Umsetzbarkeit liegen, sondern auch die Orientierung auf Marktbedürfnisse berücksichtigt werden. Insofern erscheint es nur logisch, dass sich die Planung ebenfalls an den Bedürfnissen des Marktes ausrichtet und nicht nur an den Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Gleichzeitig sollen im Sinne einer zeitgemäßen agilen Organisation die Mitarbeiter den nötigen Raum für Verantwortungsübernahme und Selbstorganisation haben. Anhand des folgenden Fallbeispiels soll gezeigt werden, wie eine effektive Personalplanung aussehen kann.
1. Planung durch den Product Owner
Zur Realisierung eines Projekts werden drei Teams mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten eingesetzt. In der Planungsphase sammelt der Product Owner die Wünsche der Anwender (Stakeholder) und bündelt diese zu Aufgaben (Items), die er den Teams nach ihren jeweiligen fachlichen Schwerpunkten zuordnet:
Mirko Scharping
2. Beurteilung durch einzelne Teams
Nach der Planungsphase sollte gemäß des agilen Grundgedankens durch das Team geschätzt werden, wie die Aufgaben im Pull-Verfahren bewältigt werden. Es ergibt sich nun folgendes Bild:
Mirko Scharping
Es zeigt sich, dass die Teams einiges aus diversen Gründen abgelehnt haben (farbige Markierung). Team Amigos schätzt wesentlich weniger Aufgaben zu bewältigen als von den Stakeholdern gewünscht. Weil das Team Amigos scheinbar so wenig schafft, soll weiteres Personal gesucht werden.
Mirko Scharping
Wie sich hier zeigt, liegen die am höchsten priorisierten Items beim Team Roadrunner, gefolgt von Team Beauty. Die Priorisierung hat zur Folge, dass nun Item M die benötigte Zuarbeit bekommt, weil es eindeutig höher priorisiert ist als Item E. Es ist zudem effektiv, wenn das Team Amigos Items von Beauty und Roadrunner erledigt – auch wenn sie dabei weniger effizient sind als die beiden anderen Teams.
Die Priorisierung verdeutlicht, dass hoch priorisierte Items (Item 3, 5, 7) weggefallen wären. Das geplante Staffing wäre in die falsche Richtung gegangen. Noch schlimmer: Team Amigo hätte für unwichtige Aufgabe zusätzliches Personal bekommen.
4. Ein priorisiertes Backlog für alle
Eine effiziente und effektive Planung könnte ein gemeinsames Backlog sein. Die Teams priorisieren alle Aufgaben, bis sie ihre eigene Kapazitätsgrenze erreicht haben (Änderungen in blau):
Mirko Scharping
Man sieht hier deutlich, dass Team Amigos sich nun die vorher von Roadrunner abgelehnten Items N und P genommen hat. Auch wenn das Roadrunner Team diese beiden Items wahrscheinlich effizienter erledigen könnte, trägt Team Amigos zur Effektivitätssteigerung des gesamten Unternehmens bei. Außerdem lernt das Team dabei und kann mittelfristig auch effizienter werden.
Fazit: Mit einfachen Mitteln viel bewirken
Natürlich handelt es sich hier um ein sehr vereinfachtes Modell. Die Wirklichkeit ist viel komplizierter, verstrickter und überall gibt es Stakeholder mit ihren eigenen Prioritäten. Doch durch die Priorisierung der Aufgaben wird schnell erkennbar, welche Ressourcen effektiver eingesetzt und wie die Personalplanung angepasst werden muss, um nicht nur effizient, sondern auch effektiv zu arbeiten.
Selbstverständlich gibt es strategische Themen, die besetzt werden müssen und in die Priorisierung einfließen sollten. Eine langfristige und sorgfältige Planung und Vorarbeit ist aber auch im agilen Umfeld notwendig, auch wenn Agilität die Vorabarbeit reduzieren möchte. Erst recht was die personelle Planung angeht, kann mit einfachen Mitteln viel bewirkt werden.