Mitarbeiter müssen für neue, digitale Prozesse erst gewonnen werden. Daher ist es für die HR-Abteilung oft herausfordernd, ein cloudbasiertes Selbstverwaltungs-Tool einzuführen. Dabei bietet Employee Self Service (ESS) viele Vorteile.
Employee Self Services schaffen Entlastung für Personalabteilungen. Allerdings sollte bei der Einführung die Nutzerfreundlichkeit nicht vergessen werden.
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Erst 36 Prozent der Unternehmen nutzen einen Employee Self Service (ESS), obwohl das Bearbeiten von Mitarbeiteranfragen zu den größten Zeitfressern in der Personalarbeit zählt – so ein Ergebnis der "HR-Studie 2020" von Forcont und der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg. Die folgenden vier Tipps zeigen, wie die ESS-Einführung gelingt.
Bei digitalen HR-Tools mit sichtbaren Effekten überzeugen
Es bietet diverse Vorteile, wenn Mitarbeiter bestimmte HR-Anfragen und -Dokumente selbstständig digital verwalten: effizientere Prozesse, niedrigere Kosten und ein zeitgemäßes Image. Dabei sollten Unternehmen sich nicht zu viel auf einmal vornehmen, sondern zunächst nur ein bis zwei Vorgänge per ESS abbilden. Für den Anfang bietet sich etwa die Zustellung der digitalen Gehaltsabrechnung an.
Allein diese Aufgabe zu digitalisieren, reduziert den administrativen Aufwand spürbar. Neben Kosten für Papier und Porto spart man auch die Zeit für das Drucken und Versenden der Dokumente. Obendrein sind digital zugestellte Gehaltsnachweise ein Erfolg, der auf allen Ebenen des Unternehmens wahrgenommen wird. Mit diesen Argumenten lässt sich auch die Geschäftsleitung für das Vorhaben gewinnen.
Employee Self Service baucht reibungslose Prozesse
Damit Mitarbeiter ein neues Tool annehmen, muss es vor allem reibungslos funktionieren. Die Prozesse müssen logisch aufgebaut sein, und das System muss die Anwender klar durch die einzelnen Schritte führen, ohne dass Ungereimtheiten oder Fehler auftreten. Darum ist die Konzeption der Prozesse das A und O. Die Grundvoraussetzung, um etwa die Gehaltsabrechnung per ESS zuzustellen, ist die Integrationsfähigkeit mit dem Payroll-System.
Darüber hinaus muss sich der ESS auch an die digitale Personalakte anbinden lassen. Die Workflows gilt es genauestens zu definieren. Wurde der Prozess eingerichtet, ist sorgfältiges Testen angesagt. Eine Gruppe von Testnutzern mit den relevanten Rollen – HR-Sachbearbeiter, HR-Fachadministrator, Mitarbeiter, Führungskraft – prüft in mehreren Durchgängen, ob alles wie gewünscht funktioniert. Erst wenn der Vorgang einwandfrei läuft, kann der unternehmensweite Rollout beginnen.
Transparent kommunizieren und Vertrauen in ESS schaffen
Die Kommunikation ist entscheidend. Noch bevor die Mitarbeiter sich zum ersten Mal im ESS einloggen, schaffen die richtigen Botschaften eine Vertrauensbasis. Empfehlenswert ist auch, den Betriebsrat frühzeitig an Bord zu holen. Die technischen Vorbereitungen gilt es mit einer klaren und transparenten Kommunikation zu begleiten. Beispielsweise sorgen Maßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die viele Mitarbeiter bereits vom Onlineshopping und -banking kennen, für die Datensicherheit in der Cloud.
Hier lässt sich an das Vertraute anknüpfen und den Nutzern erklären, dass persönlichen Daten im ESS-Tool ebenso sicher aufgehoben sind wie im Onlineportal einer Bank. Es werden keine Dokumente per E-Mail versendet, sondern die Nutzer loggen sich mit ihren persönlichen Zugangsdaten ein, um Dokumente hoch- beziehungsweise herunterzuladen. Diese Details im Vorfeld offenzulegen, zeigt, dass das Unternehmen die Interessen der Nutzer ernst nimmt. Die Vorteile für die Mitarbeiter in den Fokus zu rücken und Raum für Rückfragen zu geben, fördert ebenfalls die Akzeptanz.
ESS-Benutzerfreundlichkeit nicht vergessen
Wer neue, digitale Abläufe im Unternehmen verankern will, sollte sich immer wieder die Anwenderperspektive vergegenwärtigen. Jeder Nutzer muss das Tool einfach bedienen können, egal, ob er digitalaffin ist oder nicht. Neben einer übersichtlichen Navigation und einer intuitiven Nutzerführung spielt hier auch das Corporate Design eine Rolle. Wenn die Mitarbeiter auf jeder Seite des ESS die Farben und das Logo des Unternehmens sehen, signalisiert das Seriosität.
Dieser Aspekt ist nicht zu unterschätzen, denn die Zielgruppe eines ESS ist die gesamte Belegschaft. Während etwa eine digitale Personalakte von den Anwendern – dem HR-Team – selbst eingeführt wird, haben die Mitarbeiter erst einmal keinen Bezug zum ESS. Diesen gilt es mittels Kommunikation, Corporate Design und Usability erst herzustellen.
Fazit: Ein Employee Self Service hilft der HR-Abteilung, Routine-Aufgaben schneller und effizienter zu bearbeiten. Auch die Mitarbeiter profitieren von einfachen, standardisierten Prozessen und digital verfügbaren Dokumenten. Damit die Einführung zum Erfolg wird, sollte Sorgfalt vor Geschwindigkeit walten. Wer nutzerfreundliche Prozesse entwirft und technisch sauber umsetzt sowie den Rollout mit der richtigen Kommunikation begleitet, hat ihn bald geschafft: den nächsten Schritt in der Digitalisierung der Personalarbeit.