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2003 | Book

Phasenorientiertes Controlling in bauausführenden Unternehmen

Author: Ralf-Peter Oepen

Publisher: Deutscher Universitätsverlag

Book Series : Baubetriebswirtschaftslehre und Infrastrukturmanagement

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Table of Contents

Frontmatter

Gesamtsystem eines phasenorientierten Bauprojekt-Controlling

1. Einführung und Grundlagen
Zusammenfassung
In der seit Mitte der 1990er Jahre anhaltenden Struktur- und Konjunkturkrise der Bauwirtschaft sind Bauunternehmen weiterhin gefordert, durch nfiarktliche Anpassungen und produktivitätssteigernde Maßnahmen auf Veränderungsnotwendigkeiten zu reagieren. Einen zentralen Aspekt im Maßnahmenkatalog produktlvitätssteigern- der Aktivitäten stellt das System des Bauprojekt-Controlling dar. Da Produktivitätssteigerungen in der Bauwirtschaft nur sehr bedingt durch die weitere Substitution menschlicher Arbeitsleistungen in einen verstärkten Maschinen- und Geräteeinsatz zu erreichen sind, sind andere Anpassungsschwerpunkte zu suchen.1 Diese finden sich vorrangig in Produktivitätsverbesserungen, die im organisatorisch/dispositiven Bereich realisiert werden und insbesondere das Führungs- und Steuerungssystem auf Bauprojektebene betreffen.
Ralf-Peter Oepen
2. Strukturierung des Bauprojekt-Controlling
Zusammenfassung
Zur Strukturierung des Bauprojekt-Controlling bietet es sich an, dieses zunächst in seine grundlegenden Elemente aufzugliedern und diese alsdann auf der Zeitachse der Bauprojektrealisation phasenweise zu untersuchen. So kristallisieren sich in den einzelnen Elementen bestimmte Aufgaben und Instrumente des Bauprojekt- Controlling heraus, die in den Phasen des Bauprojekt-Controlling zu unterschiedlichen Zeitpunkten ein- und umgesetzt werden. Diese Struktur erlaubt es dann, die Elemente und Phasen des Bauprojekt-Controlling in differenzierten Aufgabensäulen zu betrachten und hieraus institutionelle und organisatorische Anforderungen abzuleiten.
Ralf-Peter Oepen
3. Das Bauprojekt-Controlling im System der baubetrieblichen Kosten- und Leistungsrechnung
Zusammenfassung
Da bei der Steuerung von Bauprojekten neben der Terminschiene insbesondere Kosten- und Leistungsaspekte zu berücksichtigen sind, ist das Bauprojekt-Controlling eng mit dem System der baubetrieblichen Kosten- und Leistungsrechnung verbunden. Dabei ist diese primär auf das einzelne Bauprojekt ausgerichtet. Die baubetriebliche Kosten- und Leistungsrechnung besteht aus den Säulen der Bauauftrags- und Baubetriebsrechnung, wobei Erstgenannte die bauprojektbezogenen und die Zweitgenannte die periodenbezogenen Aufgaben wahrnimmt (vgl. Abb. 11).
Ralf-Peter Oepen

Bauprojekt-Controlling vor der Bauausführung

1. Das Planungselement im Zentrum des Bauprojekt-Controlling vor der Bauausführung
Zusammenfassung
Das Bauprojekt-Controlling vor der Bauausführung ist durch eine hohe Planungsintensität gekennzeichnet. Objektive Schwierigkelten und subjektive Vorbehalte der Bauunternehmen hinsichtlich der Effektivität von Planungsaktivitäten erschweren eine optimale Vorausplanung der späteren Bauausführung. Dennoch ist die vorausschauende Planung aus Sicht des Bauprojekt-Controlling unerlässlich. Nur unter der Voraussetzung einer möglichst exakten Planung der Bauprojektrealisation können die weiteren Instrumente des Bauprojekt-Controlling eingesetzt werden.
Ralf-Peter Oepen
2. Problemfelder operativer Planung im Rahmen des Bauprojekt-Controlling
Zusammenfassung
Die operative Planung — als die auf die strategische (Unternehmens-) Planung aufbauende Aktionsplanung — findet in Bauunternehmen mit dem Beginn eines jeden Bauprojektes statt. Sie ist auf dem in Teil A, Pkt. 2.2 (vgl. Abb. 7) aufgeführten Zeitstrang als Arbeitsvorbereitung zwischen Auftragserteilung und Ausführungsbeginn terminiert, obwohl sie teilweise bereits zum Zeitpunkt der Akquisition und Angebotsbearbeitung aufsetzt. Auf Grund der Ungewissheit über den Auftragserhalt werden planerische Elemente zu diesem Zeitpunkt in der Regel aber nur wenig detailliert eingesetzt, so dass die Kostenermittlung und Preisfindung in der Angebot- und Auftragskalkulation oftmals nur unvollständig ausfällt. Hauptaugenmerk der Planung sind “Zieiorientierung, Integration und Koordinierung des gesamten Unternehmensgeschehens, ferner Risikoerkennung und -reduktion sowie Flexibilitätserhöhung durch rechtzeitige gedankliche Von/vegnahme möglichen künftigen Geschehens — letztlich zur Steigerung von Effektivität und Effizienz”6.
Ralf-Peter Oepen
3. Die Arbeitskalkulation im System des Bauprojekt-Controlling
Zusammenfassung
Wie bereits in Teil A ausgeführt, unterscheiden sich die verschiedenen Kalkulationsarten in ihrem primären Informationscharakter und in der zeitlichen Abfolge. Während die zum Zwecke der Angebotsabgabe erstellte Angebotskalkulation und ihre Fortschreibung in eine Auftragskalkulation vor, nach, während etwaiger Auftragsverhandlungen (primär) dem Außenverhältnis zwischen Bieter/Auftragnehmer und Bauherrn/Auftraggeber dienen, besitzt die Arbeitskalkulation einen auf das Innenverhältnis des Bauunternehmens ausgerichteten Informationscharakter. Eine (zweigliedrige) Arbeitskalkulation stellt somit das zentrale Instrument des Bauprojekt-Controlling dar.25
Ralf-Peter Oepen
4. Die Fortschreibung der Arbeitskalkulation auf der Zeitachse der Bauprojektrealisation
Zusammenfassung
Im Gegensatz zur Angebots- und Auftragskalkulation wird die Arbeitskalkulation im Zuge der zeitlichen Abfolge der Bauprojektrealisation dynamisch fortgeschrieben. Nur so ist sie in der Lage, die durch eine Vielzahl externer und interner Einflüsse verursachten Abweichungen zwischen Bausoll und Bauist zu dokumentieren und entsprechende Controlling-Informationen bereitzustellen. Da sie sowohl als Datenlieferant für das Kontroll- und Analyseelement als auch als Datenspeicher für das Steuerungselement des Bauprojekt-Controlling dient, muss die Arbeitskalkulation jeweils aktuell und vollständig an den Baufortschritt angepasst werden. Sie übernimmt eine wichtige Koordinationsfunktion im Bauprojekt-Controlling, da sie als dynamisches Verfahren den gesamten Bauprozess begleitet. Die Art und Weise ihrer Fortschreibung ist aber nicht unumstritten; grob differenziert unterscheiden sich zwei Verfahren, die nachfolgend weiter untersucht werden.
Ralf-Peter Oepen
5. AK(o) und PK(o) als Vorgaben für das Bauprojekt-Management
Zusammenfassung
AK(o) und PK(o) stellen als Zielvereinbarung/-definition eine Messlatte für die Beurteilung des wirtschaftlichen Bauprojekt-Erfolgs dar, der i. d. R. dem Bauprojekt- Management zugeschrieben wird. Daher dürfen sie nur realistische Vorgaben enthalten und müssen zwischen Bauprojekt-Management und entsprechend übergeordneten Instanzen abgestimmt erstellt werden. Überzogene bzw. unrealistische Vorgaben (in denen teilweise sogar verdeckte Verluste integriert sind) führen dazu, dass die Akzeptanz und damit die Effizienz des Controlling-Systems verloren geht. Demzufolge sollte die Erstellung der AK(o) und die hieraus resultierende Ableitung der PK(o) in einem iterativen Dialog erfolgen. Nachfolgend ist aufgeführt, wie dieser Dialog im Bauunternehmen realisiert werden kann. Ausgangspunkt bildet die aus der Arbeitsvorbereitung abgeleitete und auf die Angebots-ZAuftragskalkulation aufbauende Arbeitskalkulation (vgl. Pkt. 3.3). Diese ist in Abstimmung zwischen Bauprojekt- Management und übergeordneten Instanzen in eine AK(o) und PK(o) entsprechend den o. g. Anforderungen zu überführen. Beide Datensichten werden einmalig erstellt und Im EDV-System des Bauunternehmens gespeichert. Dabei stellt die AK(o) die unternehmerische Zielgröße vor Ausführungsbeginn, die PK(o) — als Erstprognose auf das Bauprojektende — die Zielgröße für das Bauprojekt-Management dar.
Ralf-Peter Oepen

Bauprojekt-Controlling während der Bauausführung

1. Das Steuerungselement im Zentrum des Bauprojekt-Controlling während der Bauausführung
Zusammenfassung
Im Bauprojekt-Controlling während der Bauausführung dominiert das Steuerungselement. In diesem ist das Hauptaugenmerk auf das Bauprojektende — bei geschäftsjahrüberschreitenden Baumaßnahmen auch auf das Ende des Geschäftsjahres — gerichtet. Um das Steuerungselement zielgerichtet einzusetzen, müssen die Prognosen/Hochrechnungen aber auf eine fundierte, d. h. eine die Situation des Bauprojektes zum jeweiligen Stichtag realistisch widerspiegelnde Datenbasis gestellt werden. Diese liefert das Kontroll- und Analyseelement insbesondere durch die — i. d. R. zum Monatsende, aber auch in kürzeren Intervallen — einzusetzenden Instrumente der kurzfristigen Ergebnisrechnung sowie Vergleichsrechnungen einschließlich Abweichungsanalysen.
Ralf-Peter Oepen
2. Spezifische Aspekte der kurzfristigen Ergebnisrechnung als Kontrollelement
Zusammenfassung
Die kurzfristige Ergebnisrechnung ermittelt durch die Gegenüberstellung von Selbstkosten und Bauleistungen zunächst das Ergebnis einzelner Bauprojekte und verdichtet diese je nach Unternehmensorganisation bis hin zum Betriebsergebnis. Für das Bauprojekt-Controlling ist dabei das aktuelle Ergebnis eines Bauprojektes — differenziert nach dem Zeitraum von Ausführungsbeginn bis zum Stichtag (i. d. R. zum Ende des Berichtsmonats) sowie isoliert in der Berichtsperiode — von besonderer Bedeutung. Hierdurch ist zu prüfen, ob die Plan-Daten aus der AK(o) bzw. Soll-Daten aus der AK(I) eingehalten werden konnten, etwaige Abweichungen aufgetreten sind und ggf. Korrekturmaßnahmen im Sinne von Steuerungsaktivitäten eingeleitet werden müssen. Im Einzelnen werden hierfür die durch den Bauproduktionsprozess verzehrten, direkt zurechenbaren oder durch Umlagen verteilten Ist-Kosten eines Bauprojektes aufaddiert und der zum Stichtag bewerteten (teilfertigen) Bauleistung gegenübergestellt.
Ralf-Peter Oepen
3. Spezifische Aspekte von Vergleichsrechnungen als Kontrollelement
Zusammenfassung
Unter Vergleichsrechnungen versteht man die Gegenüberstellung von Plan-Daten der AK(o) bzw. Soll-Daten der AK(i) und Wird-Daten der PK(o) bzw. PK(i) mit den tatsächlich realisierten Ist-Daten während oder nach der Bauausführung. Sie dienen dazu, etwaige Abweichungen zwischen dem geplanten und tatsächlichen Zustand eines Bauprojektes festzustellen, diese nach ihren Ursachen und Wirkungen zu analysieren und bei Bedarf gezielte Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Ralf-Peter Oepen
4. Zweigliedrige Fortschreibung der AK(o) und PK(o) in Form einer AK(i) und PK(i) auf der Zeitachse der Bauprojektrealisation während der Bauausführung
Zusammenfassung
Die vor Beginn der Bauausführung erarbeitete Arbeitskalkulation mit ihren Datensichten AK(o) und PK(o) ist über den weiteren Baufortschritt dynamisch und zweigliedrig fortzuschreiben. Dies erfolgt 1. d. R. jeweils zum Ende einer Berichtsperiode, wenn die Daten der zuvor beschriebenen Kontrollrechnungen vorliegen. Zum Ende der ersten Berichtsperiode muss überprüft werden, ob die Daten der AK(o) bzw. PK(o) noch aktuell sind oder bereits neue Erkenntnisse vorliegen, die zu ihrer Aktualisierung führen. Dabei bleiben beide Datensichten erhalten, d. h. die Plan-Daten der AK(o) werden zu Soll-Daten in Form einer AK(1), die Erstprognosedaten der PK(o) zu Wird- Daten in Form einer PK(1) fortgeschrieben. Diese bilden dann die Ausgangsdaten für die Kontrollrechnungen der zweiten Berichtsperiode, zu deren Ende eine AK(2) und PK(2) erstellt wird. Dieser Prozess wiederholt sich iterativ bis zum Ende der Bauausführung (vgl. Abb. 16).
Ralf-Peter Oepen
5. Das Controlling-Berichtswesen des Bauprojektes
Zusammenfassung
Das Controlling-Berichtswesen des Bauprojektes sollte so aufgebaut werden, dass es zunächst das Baustellen-Management mit den benötigten Steuerungsinformationen versorgt und alsdann übergeordnete Instanzen gezielt über die bisherige und zukünftige Entwicklung des Bauprojektes informiert. Insofern bildet es die Integrationsebene zwischen Bauprojekt- und Unternehmens-Controlling. Hierzu ist es notwendig, das Berichtswesen bezüglich systematischer Ordnung, enthaltenem Inhalt, formaler Gestaltung, zeitlicher Durchführung und Bestimmung der Berichtsempfänger zu strukturieren.29 Diese Systematisierung ist i. d. R. Bestandteil der systemaufbauenden bzw. systemkoordinierenden Aufgabe des Bauprojekt-Controlling. Dabei erfolgt die Zulieferung der aufzubereitenden Daten aus verschiedenen Funktionsbereichen, wobei primär die Baubetriebs- und Bauauftragsrechnung als externe, das durch das Bauprojekt-Management gelieferte Zahlenmaterial als interne Bezugsquelle zu nennen Ist. Wurde das Baustellenberichtswesen bisher unter dem Synonym Leistunasmeldung behandelt, so spricht man aus Sicht des Bauprojekt-Controlling besser vom Controlling-Bericht des Bauoroiektes. da neben der stichtagsbezogenen Ermittlung und Abgrenzung von Bauleistung und lst-(Herstell-) Kosten vertiefende Daten über den aktuellen Bauprojektstand und Prognosedaten zum Bauprojektende enthalten sein sollten.
Ralf-Peter Oepen

Bauprojekt-Controlling nach der Bauausführung

1. Das Kontroll- und Analyseelement im Zentrum des Bauprojekt-Controlling nach der Bauausführung
Zusammenfassung
Das Bauprojekt-Controlling darf nicht mit Beendigung der Bauausführung aussetzen. Vielmehr muss das Erfahrungswissen der zurückliegenden Projektphasen systematisch kontrolliert und analytisch ausgewertet werden, um auf dieser Basis eine Überprüfung der Richtigkeit bzw. die Gewinnung neuer Erfahrungsdaten zu realisieren. Somit schließt das Bauprojekt-Controlling erst mit der Phase nach der Bauausführung ab, in der das Kontroll- und Analyseelement des Controlling dominiert. Dieses dient aber weniger der Ursachen- und Verantwortungsklärung aufgetretener Abweichungen des gerade realisierten Bauprojektes als vielmehr der Verbesserung zukünftiger Baumaßnahmen.
Ralf-Peter Oepen
2. Nachkalkulation
Zusammenfassung
Wie bereits in Abb. 7 (vgl. Teil A, Pkt. 2.2) dargestellt ist die Nachkalkulation als ein zentrales Instrument zur Gewinnung von Erfahrungswerten in der Projektnachbetrachtung anzusehen. Als kostenmäßige Analyse gibt sie Aufschluss über Abweichungen zwischen geplanten und realisierten Kosten der Bauprojektrealisation. Hierdurch ist zwar kein Einfluss mehr auf das laufende Bauprojekt zu nehmen, dennoch können wichtige Controlling-Informationen insbesondere im Hinblick auf später folgende Bauprojekte gezogen werden. Als Hauptaufgabe der Nachkalkulation wird nämlich die Gewinnung neuer und/oder die Überprüfung bestehender Vorgabewerte für nachfolgende Vorkalkulation herausgestellt.1 Die Nachkalkulation liefert somit den Input für eine Stammdatenbank der Vorkalkulation und führt — unter Berücksichtigung auftretender Abweichungen einzelner Teilleistungen — zu neuen ggf. aktualisierten Vorgabewerten.
Ralf-Peter Oepen
3. Projektabschlussbericht
Zusammenfassung
Da die durch die Bauprojektrealisation gewonnenen Informationen im Unternehmen weiter genutzt werden können, der Ort der Informationsentstehung mit dem Ort der Informationsweiterverarbeitung auf Grund der Dezentralisierung im Bauunternehmen aber auseinanderfallen, ist das gewonnene Erfahrungswissen in einem Projektabschlussbericht zu dokumentieren. Dieser ist so zu gestalten, dass er die wesentlichen Erkenntnisse des gerade abgeschlossenen Bauprojektes festhält, um sie für die Planungs- und Ausführungsphase neuer Bauprojekte nutzbringend verwenden zu können. Nach Lachnit können als wesentliche Inhalte eines Projektabschlussberichtes aufgeführt warden:5
  • das technische Know-how auf Auftraggeber und Nachunternehmerseite,
  • die Projektorganisation auf Auftaggeber- und Auftragnehmerseite,
  • die kostenmäßige Entwicklung des Baurojektes von Ausführungsbeginn bis Ausführungsende,
  • die finanzielle Entwicklung des Bauprojektes in Bezug auf Ein- und Auszahlungsverläufe und damit auf die Kapitalbindung und die hieraus resultierenden Kapitalkosten,
  • die detaillierte Struktur des Bauprojektes,
  • das benutzte Dokumentations- und Archivierungsverfahren,
  • der Informationsfluss zwischen den Projektbeteiligten und das hieraus resultierende Abstimmungsverfahren,
  • alle sich im Projektverlauf ergebenden Veränderungen und Enweiterungen gegenüber der ursprünglichen Planung.
Ralf-Peter Oepen
4. Der Übergang vom Bauprojekt- zum Bauunternehmens-Controlling
Zusammenfassung
Das Bauprojekt-Controlling nach der Bauausführung dient auch der Integration von Bauprojekt- und Bauunternehmens-Controlling. Wie aufgezeigt, bildet das Bauprojekt-Controlling nämlich keine In sich isolierte Einheit, sondern es liefert Informationen für das Bauunternehmens-Controlling und bezieht umgekehrt auch Informationen aus diesem. Der Integration beider Controlling-Ebenen kommen insbesondere folgende — sehr verkürzt dargestellten — Aufgabe zu:
  • Das Bauunternehmens-Controlling hat das primäre Ziel die Rentabilität und Liquidität des Bauunternehmens zu steuern. Die Plandaten entstammen dabei nach dem Prinzip des Gegenstromverfahrens der gegenseitigen Abstimmung zwischen Unternehmensleitung und den Leitungen untergeordneter Teileinheiten (z. B. Profit-Center, Bauprojekte).6 Das Bauunternehmens-Controlling muss nun laufend übenvachen, ob Plandaten über- oder unterschritten wurden und im Falle von Abweichungen ursachengerechte Gegensteuerungsmaßnahmen einleiten. Diese können entweder auf das Erreichen der Vorgabewerte (Durchführungskontrolle) oder auf die Überarbeitung und/oder Aktualisierung der Planvorgaben (Dispositionskontrolle) ausgerichtet sein. Die Üben/vachung der Planvorgaben fußt dabei auf dem Zahlenmaterial des Bauprojekt-Controlling und dabei insbesondere auf der Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung, in der einzelne Kostenstellen bzw. deren Verdichtung auf Unternehmenseinheiten (z. B. Sparten) betrachtet werden. Beide Controlling-Ebenen beziehen ihre Informationen aus dem vorliegenden Zahlenmaterial des Finanz- und Rechnungswesens. Wichtig ist daher, dieses von einer zyklischen, vergangenheits- orientierten Dokumentationsrechnung in ein interaktives Instrument zur Unterstützung unternehmerischer Entscheidungen zu überführen.7 Dies kann jedoch nur dadurch realisiert werden, dass das zur Verfügung stehende Datenmaterial dem jeweiligen Informationsbedürfnis des Empfängers und seiner Steuerungsaufgabe entsprechend aktualisiert, aufbereitet und ausgewertet wird. Hierzu ist es notwendig, auch das unternehmenseigene Informations- und Kommunikationssystem diesbezüglich anzupassen.
Ralf-Peter Oepen

Zusammenfassung

Zusammenfassung
Zusammenfassung
Bauunternehmen sind in der anhaltenden Konjunktur- und Strukturkrise der Bauwirtschaft nnehr denn je gefordert, funktionsfähige Controlling-Systeme zu etablieren. Eine besondere Bedeutung kommt dabei dem Bauprojekt-Controlling zu, dass — auf das einzelne Bauprojekt ausgerichtet — das Führungsteam eines Bauprojektes mit den notwendigen Steuerungsinformationen versorgt. Da Management- und Controlling- Aufgaben im Führungssystem verschmelzen, ist die systemausführende Aufgabe des Bauprojekt-Controlling als Selbststeuerungsaufgabe zu verstehen und wird i. d. R. dem Führungsteam eines Bauprojektes (bestehend aus Projektleiter, Baukaufmann und Polier) zugeschrieben. Unterstützungsfunktionen nehmen im phasenorientierten System des Bauprojekt-Controlling die systembildenden und systemkoordinierenden Aufgabensäulen wahr. Die Ausgestaltung des Bauprojekt-Controlling ist aufgrund sehr unterschiedlicher Bauvertrags- und Ausführungskonzepte auf die spezifischen Rahmenbedingungen des einzelnen Bauprojektes zuzuschneiden. Das Bauprojekt-Controlling ermächtigt sich hierfür den in Bauunternehmen etablierten Instrumenten der Bauauftrags- und Baubetriebsrechnung, stellt an diese aber hohe Anforderungen in Bezug auf die Qualität der zur Verfügung gestellten Daten und die Integration der Systembestandteile. Die notwendigen Qualitätsverbesserungen sind ausführlich herausgestellt.
Ralf-Peter Oepen
Backmatter
Metadata
Title
Phasenorientiertes Controlling in bauausführenden Unternehmen
Author
Ralf-Peter Oepen
Copyright Year
2003
Publisher
Deutscher Universitätsverlag
Electronic ISBN
978-3-322-91442-2
Print ISBN
978-3-8244-7889-7
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-322-91442-2