Praxishandbuch Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement

Deutschland ist ein weltweit führendes Ziel für Kongresse und Tagungen mit einer großen Vielfalt an VeranstaltungsstättenLocationVeranstaltungsstätte, Veranstaltungszentrum, Dienstleistern und Kunden. Dabei steht die VeranstaltungsbrancheKongressmarktVeranstaltungsbranche in einer positiven Wechselwirkung mit Wirtschaft, Wissenschaft und Forschung – Bereiche, in denen Deutschland weltweit einen hervorragenden Ruf genießt. In besonderem Maße hat Deutschland als Kongress- und Tagungsstandort zudem vom Zusammenwachsen Europas seit Beginn der Neunzigerjahre profitiert. Die Zukunft der Veranstaltungsbranche wird geprägt sein von umfassenden, internationalen und auf alle Lebens- und Arbeitsbereiche wirkenden MegatrendsTrends: Die Wichtigsten unter ihnen sind Technisierung, Globalisierung, Mobilität, demografischer Wandel und Nachhaltigkeit. Mit einer Fülle an Veranstaltungsstätten sowie zahlreichen Dienstleistern hat die Kongress- und TagungsKongressKongressbranchebranche hierzulande an Bedeutung und Wahrnehmung merklich zugenommen. Längst ist der Kongress- und TagungsmarktKongressKongressmarktKongressmarktKongressbrancheKongressmarkt in Deutschland ein Antriebselement in der Volkswirtschaft geworden.

In diesem Beitrag werden die Unternehmensstrategien von KongresszentrenLocationKongresszentrum (auch „Locations“ oder schlicht „Häuser“ genannt) in Deutschland betrachtet. Dazu wird zu Beginn die Anbieterseite analysiert und das Gesamtangebot an Veranstaltungsstätten in Deutschland kategorisiert. Es wird konkret auf die unterschiedlichen Ausprägungen von Kongress- und Tagungszentren in Deutschland eingegangen.Der Terminus „Geschäftsmodell“ wird in den Ausführungen bewusst dem gleichgesetzt, was im Allgemeinen unter dem Begriff „Unternehmensstrategie“ verstanden wird. Hierbei werden die Kernthemen „Angebot (Produkt)“, „Nachfrage (Zielgruppe)“ und „Vermarktungsstrategie“ in den Vordergrund gerückt.

Die Veranstaltungsbranche ist ein schnelllebiger und komplexer Markt (Brager und Dinkel, Qualitative Ansätze in der Veranstaltungsbranche: Wahrnehmungsorientierung mittels Eye Tracking, Mannheim, 2015). Dementsprechend werden auch die Veranstaltungen immer komplexer und ressourcenstärker und so ist in der Vergangenheit ebenfalls der Bedarf an einer professionellen Kongress- und Veranstaltungsorganisation kontinuierlich gestiegen (Pruust und Stegmann, Meeting made in Germany: Ein GCB-Leitfaden, Schreiber M-T (Hrsg), Kongresse, Tagungen und Events. Potenziale, Strategien und Trends der Veranstaltungswirtschaft, München, 2012; von Graeve, Events professionell managen. Das Handbuch für Veranstaltungsorganisation, Göttingen, 2014). In diesem Zusammenhang sind die Kongress- und Veranstaltungshäuser in der Pflicht, sich stetig anzupassen und aufgrund des zunehmenden Wettbewerbsdrucks ein umfangreicheres Portfolio an unterschiedlichen branchenspezifischen Dienstleistungen anzubieten (Raith, Dienstleistungs-Management in Veranstaltungszentren. Vom Raummieter zum Inhouse-PCO, Sternenfels, 2012). So hat sich mit der Zeit das Geschäftsmodell des PCOs entwickelt.Aber warum ist nun das Geschäftsmodell der PCOProfessional Congress Organiser (PCO)s eine Besonderheit? Und was sind Herausforderungen und Chancen der Veranstaltungsorganisation mit einem PCO? Mit diesen Begleitfragen beschäftigt sich der folgende Beitrag. Die aufgezeigten Lösungsansätze stellen jedoch keine abschließenden und vollständigen Erkenntnisse dar, sondern lediglich Einblicke.

Die Vermarktung einer Stadt oder Region als Kongress- und Tagungsstandort liegt in den Händen des städtischen Convention BureausConvention Bureau. Was bedeutet das Kongressgeschäft für einen Standort? Wie ist ein Convention Bureau aufgestellt? Wie finanziert es sich? Wie sehen die Aufgaben eines Convention Bureaus konkret aus? Was sind die Herausforderungen und wie beeinflussen weltweite Trends die lokalen Strategien? Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Kernthemen eines Convention Bureaus. Er gewährt einen Blick in die Welt des Veranstalters, indem er Entscheidungskriterien für eine VeranstaltungsdestinationDestination beleuchtet. Über Megatrends werden Handlungsoptionen herausgearbeitet, die das Convention Bureau vom reinen Kontaktvermittler zum qualifizierten Berater machen.

Die Ausprägungen von Betriebstypen in der HotellerieHotelHotellerie ergibt sich aus der Kombination der einzelnen Teilleistungen des Gesamtprodukts „HotelHotel“. Während sich die Ausprägung „Kongresshotel“ auf kopfzahlstarke Veranstaltungen ab 300 Personen und die Übermittlung von Informationen konzentriert, finden in AkademienAkademie und BildungshäusernLocationBildungshaus in der Regel kleinere Veranstaltungsformate mit Personengruppen von 15–20 Personen in Form von Tagungen und Seminaren statt. Trotz dieser eindeutigen Abgrenzung ist es für beide Betriebstypen unerlässlich zu überdenken, welche wichtigen Produktmarktstrategien – wie die Produktentwicklungs- und Diversifikationsstrategie – am Markt bedient und bearbeitet werden sollten. Neben der Produktgestaltung, den Innovationen und neuen Märkten spielt auch die Produktqualität eine große Rolle – denn diese beeinflusst den potenziellen Kunden/Gast schon vor der Kaufentscheidung – dank reichhaltigem Zugriff auf Informationen über bereits erfahrene Hoteldienstleistungen auf verschiedensten Hotelbewertungsportalen.Qualität nimmt somit eine zentrale Bedeutung für den Marketingerfolg des Unternehmens ein und sorgt für die Einführung von Qualitätsmanagementsystemen verschiedenster Anbieter in den Hotelbetrieben. Neben den Hauptleistungen, Beherbergung und gastronomische Verpflegung, entstehen bei den sonstigen Leistungen für beide Betriebstypen verschiedenste zusätzliche Einnahmequellen. Produktvariation soll eine Risikostreuung bewirken und zusätzliche Erlöse generieren. Dabei spielt auch die Namensgebung, insbesondere bei der Kongresshotellerie, eine wichtige Rolle. Bei AkademieAkademien und Bildungshäusern führt die Diversifikation oft nicht nur zu einem Wechsel vom Non-Profit-Unternehmen zu einem ertrag- und gewinnorientierten Unternehmen, sondern ändert auch die Ausrichtung vom reinen Bildungsanbieter zum Hospitality-Dienstleister.

In diesem Kapitel stehen zunächst Aufgaben und Organisationsformen von Verbänden im Fokus, anschließend werden Kennzeichen von Verbänden beleuchtet, die Situation der Verbände in Deutschland skizziert und abschließend erläutert, warum Verbände so oft tagen.

Jeder Kongress hat durch seinen Programmablauf – wie wo was vermittelt wird und geschieht – seine eigene Sprache und Form. Über all die Jahre haben sich verschiedene Formatelemente etabliert und in der Welt der Kongresse fest verankert. So zum Beispiel das klassische Referat, die Keynote-Speech, die Arena, der heiße Stuhl, der Workshop, Q & A (Questions & Answers) und viele mehr. Das gewählte Kongressformat soll sowohl zum Inhalt passen und dem Zielpublikum helfen, dessen Inhalt optimal zu erfahren und zu erleben, als auch den Kongress passend und zukunftsweisend positionieren.Es mag im ersten Moment übertrieben klingen, bei einem Kongress von einem Besuchererlebnis zu sprechen. Durch die bewusste Formatgestaltung und die Formatinszenierung ist dies aber genau das, was unter anderem geschaffen werden soll. Im Folgenden wird erläutert, wie ein Erlebnis gestaltet werden kann und wie das Streben nach höchstmöglicher Einheit von Botschaft und Ablauf zu einem optimalen und differenzierenden Kongresserlebnis für das Zielpublikum führen kann. Die Entwicklungen in der digitalen Welt bringen Veranstaltungen nur vordergründig in Bedrängnis. Vielmehr spielen sie ihnen in die Hände, wenn die sich bietenden Chancen ergriffen werden. Hybride EventsEventHybride Event – die Kombination von Liveerlebnis und Liveübertragung – sind daher das Format der Zukunft.Startpunkt der Programmentwicklung ist die Auseinandersetzung mit den Erwartungen des Publikums. Einerseits geht es ganz pragmatisch darum, die Gewohnheiten der Besucher und damit die Mindestanforderungen zu ergründen, um den fundamentalen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden. Andererseits gilt es zu sondieren, wie und womit Erwartungen übertroffen werden können, ohne das Publikum überzustrapazieren. Dieses Erfüllen oder Brechen (im positiven Sinne, also Begeistern) von Erwartungshaltungen ist ein grundlegendes Element der Kongressinszenierung.

Die MICE-Branche hat sich jahrelang damit begnügt, die Serviceleistungen zu optimieren, von der Registrierung bis zum Transfer zurück zum Bahnhof. Gleichzeitig bleiben Kongressformate und VeranstaltungsdramaturgienBühneDramaturgie hinter den Erfordernissen einer sich schnell wandelnden Wissensgesellschaft zurück. Um nicht Teilnehmer und Kunden zu verlieren, ist ein ständiger Innovationsprozess erforderlich. Mit dem „micelab bodensee“ ist ein Labor entstanden, in dem zukunftsweisende Formate erforscht und an Praktiker weitergegeben werden. Die Institution fand innerhalb von drei Jahren international Beachtung. Ein Rezept für ihren Erfolg besteht darin, Impulsgeber aus den verschiedensten (auch wissenschaftlichen) Disziplinen gemeinsam nachdenken und Prototypen erproben zu lassen. Sie befruchten mit ihrer Außensicht die Branche. Veranstaltungen, so die These, sind als „temporäre Gemeinschaften“ anzusehen. Als soziale Mikrokosmen spiegeln sie Entwicklungen, Umbrüche und positive Perspektiven der Gesellschaft im Ganzen. Im Praxisdialog werden die gefundenen InnovationenInnovation anschließend auf Umsetzbarkeit geprüft. Eine neue Kongresskultur kann entstehen, wenn Vordenker und alltagserfahrene Praktiker in einen gemeinsamen Forschungs- und Lernraum eintreten. Dafür bieten „FutureLabs“ einen guten Rahmen.

Begriffe wie „Inszenierung“, „Regie“, „Dramaturgie“ begegnen uns allenthalben im Bereich der Veranstaltungsplanung – Eventregisseur ist mittlerweile ein verbreitetes Berufsbild geworden. Jedoch haben all jene Bezeichnungen im Eventbereich durchaus andere Bedeutungen als dort, wo sie entliehen wurden, dem Theater oder dem Film. Hier zu einer klareren Definition zu kommen, wäre für die Durchschaubarkeit von Prozessen und für die Kommunikation zwischen den AkteurenAkteure, Auftraggebern und Ausführenden sicherlich von Vorteil, für Letztere auch die Möglichkeit, sich intensiver mit den Vorbildern für ihr Tun im Bereich der darstellenden und bildenden Künste zu beschäftigen um „Immergleiches“ zu vermeiden. Denn ob beispielsweise die viel zitierte „Markeninszenierung“ tatsächlich zumeist nicht bloß eine „Markendekoration“ nach Vorgaben des Produktmarketings ist – angereichert durch gleichsam geborgte allgemeingültige EmotionLernenEmotionsversatzstücke in Show- und Videoelementen – und die Branche hier durchaus noch emanzipierter zu Werke gehen könnte oder gar müsste, bleibt eine spannende Frage. Eine allgemeingültige Antwort wird sich da kaum finden lassen, wohl aber, anhand von direkten Vergleichen von Theater und Event, die ein oder andere Anmerkung und Anregung zur Herkunft und zum Umgang mit Bildern, Abläufen und Personen.

Veranstaltungsformate stehen begrifflich und inhaltlich für die Produktpolitik eines Veranstalters. Zugleich sind sie Fundament und bieten ein großes Reservoir an Gestaltungsvorlagen. Die ewige Frage des Zeitgeists, klassisch oder innovativ, stellt sich dabei nur am Rande, zumal sie objektiv nicht beantwortet werden kann. Die beabsichtigte Wirkung, also das Ziel der Veranstaltung, steht im Fokus. Gleich mehrere Ziele hat dieser Beitrag: eindeutige Charakterisierung, Darstellung von Ziel und Zweck, Zuordnung der Gestaltungsmerkmale. Vier markante Bestimmungen liegen der Betrachtung dabei zugrunde: Kompetenzerweiterung, Identifikation, Kommunikation, Entscheidungsfindung. Veranstaltungen verkörpern in aller Regel mehrere Bestimmungen. Eine Ausrichtung dominiert jedoch immer und diese wird schließlich für jedes Veranstaltungsformat in Form von Steckbriefen herausgearbeitet. Der Blick geht dabei auch auf aktuelle Entwicklungen und auf das internationale Kongressparkett. Dieser Beitrag ist außerdem ein bewusster Gegenentwurf zu Definitionen, die sich einzig an Mengengerüsten (Teilnehmeranzahl, Veranstaltungsdauer, Zyklus) und an Folgeerscheinungen (Planungszeitspanne, Organisationsaufwand) orientieren.

Über welche Themen sprechen die Kunden? Welche Einflüsse wirken auf die Wirtschaft ein? Wie verändert sich das Leben in der Gesellschaft? Es gibt sicherlich noch viele weitere grundlegende Fragen, die einem Veranstalter in der heutigen Zeit durch den Kopf gehen, wenn er nach neuen Ideen und Inspirationen für sein nächstes Event sucht. Betrachtet man retrospektiv die ausschlaggebenden Entwicklungen der Veranstaltungsbranche der letzten zehn Jahre, so wird man feststellen, dass die DigitalisierungDigitalisierung auch hier Einzug gehalten hat. Dabei sollen an dieser Stelle nicht digitale Tonmischpulte, Online-Ticketing oder intelligentes Teilnehmermanagement im Fokus stehen – wobei auch diese und weitere digitale Technologien erheblich zur Steigerung von Qualität und Effizienz von Konferenzen beigetragen haben –, sondern vielmehr die vielfältigen Applikationen der makroskopischen digitalen Welt im Mikrokosmos der Eventbranche beschrieben werden.Und genau hier kommen die eingangs erwähnten Kernfragen bereits zum Tragen: Veranstaltungsformate orientieren sich immer an den aktuellen Bedürfnissen der Gesellschaft, der Wirtschaft oder auch der Politik. In allen drei Bereichen hat sich der Trend zur Digitalisierung fest als elementarer Bestandteil verankert. Wie Gartner im Hype-Cycle (o. V., Gartner’s 2015 hype cycle for emerging technologies, http://www.gartner.com/newsroom/id/3114217, zugegriffen: 23. Apr. 2016, 2015a) aufzeigt, sind wir umfassend von Technologien in unserem Leben umgeben. Und somit bleibt die Frage nach den Anwendungsmöglichkeiten genau jener Technologien in Eventformaten nicht offen, sondern bedarf eher einer genaueren Klassifizierung; die Beschreibung der wichtigsten Formate für den Puls der Eventbranche – nämlich unserer Kongresslandschaft – ist folglich unerlässlich.Abschließend, wenn es auch ein wenig philosophisch anmuten mag, sollen wichtige Reflexionen ausgelöst werden, um einen erfolgreichen Einsatz von digitalen, virtuellen oder hybriden Konferenzformaten darzulegen.

Der Fokus dieses Beitrags ist auf die Erzielung von ErlösErlöseen mit einem Kongress gerichtet. Wissenschaftliche Kongresse stehen bei den Erläuterungen meist Pate, weil deren Veranstalter – in aller Regel wissenschaftliche FachgesellschaftenVerbandFachgesellschaften – quasi alle Register für die FinanzierungFinanzierung ziehen müssen. Somit werden die Teilnehmer, Sponsoren, Aussteller, öffentliche Hand beziehungsweise Einrichtungen sowie Provisions- und Verwertungsmodelle als Finanzierungsquellen im Detail betrachtet. Außerdem wird der Zusammenhang mit der PreispolitikFinanzierungPreispolitik respektive Preisbildung sowie mit rechtlichen und steuerrechtlichen Aspekten dargelegt. KostenplanungKostenKostenplanung, BudgetBudgetFinanzierungplan, Liquiditätssteuerung, Budgetrisiken und ControllingControllingFinanzierung sind weitere wesentliche Inhalte. In der Summe ist es ein Überblick über Konstruktionsmerkmale und ein Leitfaden für die Handhabung eines Kongressbudgets als Steuerungsinstrument.

Das Konzept „CrowdfundingCrowdsponsoringCrowdfunding“ gewinnt in den verschiedensten Bereichen immer mehr an Bedeutung und wird in den Medien vielfach diskutiert. Dies geschieht jedoch oftmals ohne eine genaue Unterscheidung zwischen den vier verschiedenen Arten: Crowdinvesting, Crowddonating, Crowdlending und Crowdsponsoring, welche unter dem Sammelbegriff „Crowdfunding“ zusammengefasst sind. Da allerdings nicht jede Art zu jedem Vorhaben passt, ist es von besonderer Wichtigkeit, diese Arten zu differenzieren. CrowdsponsoringCrowdsponsoringSponsoringCrowdsponsoring, als eine dieser Unterarten, hat sich in Deutschland mittlerweile im Kultur- und Kreativbereich etabliert und scheint nun auch im Bereich der KongressfinanzierungFinanzierung angekommen. Dies zeigen die jüngsten Beispiele – „JCI World Congress 2014“ und „Degrowth-Konferenz 2014“ –, die sich dieser neuen Finanzierungsform erfolgreich bedient haben. Ziel dieses Beitrags ist es, den aktuellen Stand von Crowdfunding in Deutschland zu beschreiben, sich mit der begrifflichen Einordnung und dem Crowdfunding-/Crowdsponsoring-Prozess auseinanderzusetzen und anhand des „JCI World Congress 2014“ die Erfolgsfaktoren, Chancen und Risiken speziell von Crowdsponsoring im Kongresswesen aufzuzeigen.

Compliance-relevant sind bei Kongressen: die Wahl des Veranstaltungsorts (Destination), der Veranstaltungsstätte (Location) und der Übernachtungsstätte (in der Regel Hotel), die Proportion von Fach- und Rahmenprogramm und deren Inhalte sowie schließlich Fragen der Kostenübernahme durch die Industrie für die Veranstaltung (indirektes SponsoringSponsoring) oder einzelne Teilnehmer (direktes Sponsoring). Schon diese Aufzählung führt vor Augen, welch enorme Bedeutung Compliance heute für die Konzeption und Durchführung von Kongressen hat – und auch in Zukunft behalten wird.

Allein die Vielzahl der eventspezifischen Vertragstypen bei der Durchführung von Kongressen, Tagungen und Konferenzen, angefangen vom Besucher-, Ausstellungs-, Miet-/Raumüberlassungs-, Eventagentur-, Engagement-, Management-, Subunternehmer- und MedienpartnerMedienpartnerschaftsvertrag, sowie die förderrechtlichen Verträge, wie Sponsoren-, Spenden- und Fundraising-Vertrag, lassen die Komplexität des Vertragsnetzes eines Veranstalters bereits erahnen. Eine ordentliche Vertragsgestaltung und verständliche Allgemeine Geschäftsbedingungen erleichtern den sicheren Umgang mit Vertragspartnern. Die jeweilige Vertragsbeziehung begründen neben ihren vertraglichen Hauptleistungspflichten auch vertragliche Schutz- und Obhutspflichten, sodass insbesondere im Verhältnis zum Besucher besondere SchutzpflichtenVertragsrechtSchutzpflichten bestehen.Das Hausrecht dient der SicherheitSicherheit aller Veranstaltungsbeteiligten und gewährleistet die Hoheit über die Veranstaltungsdurchführung!Die Gewährleistung der vertraglichen Schutzpflichten insbesondere gegenüber den Besuchern wird durch das Instrumentarium des Hausrechts des Veranstalters abgesichert, wonach dieser die Durchführungshoheit über die Veranstaltung hat. Die Erteilung eines Hausverbots bedarf eines sachlichen Grunds, wenn der Veranstalter mit dem Besucher einen Besuchervertrag geschlossen hat. Welche Verhaltenspflichten den Besucher treffen, ergeben sich aus dem zugrunde liegenden Vertrag und der in den Vertrag einbezogenen HausordnungHausrechtHausordnung.

Der Umgang mit geistigen Schutzrechten einerseits und Persönlichkeitsrechten andererseits ist bei der Organisation und Durchführung von Kongressen nahezu immer relevant. Dies gilt sowohl für den Kongressveranstalter als auch die Referenten, auch wenn dies nicht offensichtlich scheint. Es stellt sich daher die Frage, wie stark diese Rechte sind, wie sie entstehen und wo ihre Grenzen sind. In diesem Beitrag werden die beiden erwähnten Rechtskomplexe, der UrheberrechteUrheberrecht und der Persönlichkeitsrechte, allgemein dargestellt und ihre konkrete praktische Relevanz für die Organisation und Durchführung von Kongressen erläutert.

Bei Veranstaltungen wie Kongressen, Tagungen und Konferenzen kommt dem Risikomanagement in der Planung, Organisation und Durchführung eine prominente Rolle zu. So müssen Aktivitäten so geplant werden, dass im Fall der Fälle ein Plan B oder eine adäquate Problemlösungsstrategie vorliegt. Aufbauend auf dem aktuellen Stand der Forschung und der literarischen Betrachtung des Themas zeigt dieser Beitrag verschiedene Tools und Methoden auf, um ein adäquates Risikomanagement für Kongresse, Tagungen und Konferenzen zu entwickeln. Grundlegend ist hier die Zielsetzung der Veranstaltung. Auf dieser bauen Maßnahmen zur Risikoerkennung sowie Prozesse und Vorgehensweisen zur Einstufung, Analyse und Bearbeitung von Risiken auf. Der Beitrag liefert so Impulse, um ein an die jeweilige Veranstaltung angepasstes und adäquates Risikomanagement zu entwickeln und dadurch einen Grundstein für einen erfolgreichen und zielführenden Kongress, eine Tagung oder eine Konferenz zu legen.

Die Auseinandersetzung mit Risiken ist eine Managementaufgabe, die im Veranstaltungsbereich wie auch in anderen Branchen immer noch als ressourcenaufwendig gilt und vielfach inadäquat behandelt wird. Jedoch zeigen viele, mitunter sehr medienwirksame Zwischenfälle, dass es notwendig ist, im Vorfeld Risiken abzuschätzen und diese durch entsprechende Maßnahmen zu beseitigen beziehungsweise zumindest zu minimieren. Um Veranstalter nachhaltig dazu zu animieren, proaktives Risikomanagement im Alltag anzuwenden, bietet es sich an, ein Instrument einzuführen, dessen Nutzen über ein präventives, aber nicht bewertbares Agieren hinausgeht. Mit der Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA) bietet sich eine Methode, die Risiko- mit Wissensmanagement vereinigt und sogar eine detaillierte Prozessplanung mit effektivem Ressourceneinsatz erlaubt.

Unabhängig vom inhaltlichen Fokus (ob im Bereich Wirtschaft, Wissenschaft oder Politik) haben die Kongressteilnehmer ein gemeinsames Ziel: Sie alle erhoffen sich Austausch, und zwar von Wissen, Gedanken und Meinungen. Das zentrale Ziel von Kongressen ist die KompetenzerweiterungVeranstaltungsformatKompetenzerweiterung durch WissenstransferWissenWissenstransfer und Erfahrungsaustausch. Kongressteilnehmer wollen Neues erfahren, erleben und dadurch begreifen (Bühnert 2013). Wie sich die Veränderungen im digitalen Zeitalter auf Kongresse auswirken, soll im Folgenden betrachtet werden.

In der heutigen innovationsorientierten Wirtschaft leben die Menschen in einer Wissensgesellschaft, in der Wissen die wertvollste Ressource darstellt (Krcmar 2010, S. 623). Der Umfang an Informationen nimmt aufgrund komplexer Produkte und Dienstleistungen und globaler Märkte ständig zu (Bullinger et al. 1997, S. 5; Krcmar 2010, S. 54).Schon seit Ende der Achtzigerjahre, besonders seit Beginn der Neunzigerjahre bis heute hat Wissen als Wettbewerbsfaktor Schlagzeilen gemacht (Probst et al. 2010, S. 3). Eines der bekanntesten Zitate stammt aus einem Artikel im Spiegel aus dem Jahr 1988 von dem damaligen Siemens-Geschäftsführer Henrich von Pierer: „Wenn Siemens wüsste, was Siemens alles weiß, dann wäre Siemens unschlagbar“ (Spiegel 2012).Das Wissen einer Organisation und das Wissen seiner Mitarbeiter altern heute schneller als je zuvor und erfordern den ständigen Aufbau neuen Wissens (Dillerup und Stoi 2011, S. 714 f.). Dadurch tritt das Thema „Wissen managen“ immer mehr in den Vordergrund und die Notwendigkeit einer neuen „Kultur“ des Wissens, in der das geteilte Wissen mehr zählt als das einzelne (Bünnagel 2010, S. 1; Mandl und Reinmann-Rothmeier 2000, S. 7).Die Problematik, wie eine Institution – sei es ein Unternehmen, eine Organisation oder ein Verband – erkennen kann, ob das Wissen richtig gemanagt wird, wird anhand der Identifikation von Wissenslücken gezeigt. Ziel dieses Betrags ist es, neben der Verinnerlichung von Grundlagen des WissensmanagementWissensmanagements anhand von B eispielen zu zeigen, wie ein Istzustand des vorhandenen WissensmanagementWissensmanagements eruiert werden kann. Und anschließend werden aus der Analyse beispielhaft Ansätze für ein verbessertes und produktiveres WissensmanagementWissensmanagement aufgezeigt.

Was man unter ContentContent versteht, wie man ihn generiert, aufbereitet und managt, das sind Fragen, die aus dem Blickwinkel des Veranstalters beleuchtet werden. Um aus einem Content-Angebot ein erfolgreiches Geschäftsmodell zu entwickeln, spielen die Aspekte der Bewertung und Monetarisierung eine entscheidende Rolle. Dabei wird der Fokus auf die Weiterbildung gelegt und die Bereiche „Schule“, „berufliche Ausbildung“ und „Studium“ werden nicht betrachtet, obwohl auch in diesen Bereichen natürlich Wissensvermittlung primär in Präsenzveranstaltungen stattfindet.

Im Gesamtkontext der Kongressorganisation ist das TeilnehmermanagementKongressmanagementTeilnehmermanagementTeilnehmermanagement ein zentraler Baustein. Die Wichtigkeit wird auch Veranstaltern von Fachkongressen zunehmend bewusst. Die Erwartungshaltung der Besucher an eine entsprechende Behandlung steigt dabei exponentiell. Das folgende Kapitel beleuchtet den logistischen Ansatz des Teilnehmermanagements mit dem Ziel, die einleitend genannte zentrale Rolle herauszuarbeiten und mit praktischen Beispielen zu illustrieren. Zu diversen Themenkreisen (RegistrierungTeilnehmerregistrierungRegistrierungsprozesse, TagungsunterlagenTagungTagungsunterlagenKongressdokumentationTagungsunterlagen, BadgesTeilnehmermanagementBadge, BezahlsystemeTeilnehmermanagementBezahlsysteme, Check-inTeilnehmermanagementCheck-in und ZertifikateTeilnehmermanagementZertifikate) werden Hintergründe, Zusammenhänge und Ausführungsvarianten aufgezeigt. Das Teilnehmermanagement ist Steuerungselement im Organisationsverlauf. An unterschiedlichen Stellen der Projektrealisierung kann damit korrigierend auf den Ablauf vor Ort eingewirkt werden. Die Darstellung dieser zeitlichen Parallelität wird ebenfalls dargelegt und mit anschaulichen Praxisbeispielen verdeutlicht.

Crowdmanagement ist ein Planungskonzept für Veranstaltungen, das den Menschen, seine Sicherheit und sein persönliches Veranstaltungserlebnis in den Mittelpunkt stellt. Um sowohl die Sicherheit als auch das Wohlbefinden des Menschen während einer Veranstaltung zu gewährleisten, müssen unter Berücksichtigung der äußeren und inhärenten Einflussfaktoren sowohl präventive Schutzmaßnahmen – also Maßnahmen, die vor dem eigentlichen Ereignis getroffen werden müssen, um gefährliche und unangenehme Situationen zu vermeiden – definiert, organisiert und umgesetzt werden als auch die sogenannten „Repressivmaßnahmen“ als die Prozessschritte und Zuständigkeiten für den drohenden oder bereits eingetretenen Notfall festgeschrieben werden.

Der Dienstleistungsbereich, in dem sich Veranstalter und Organisatoren von Kongressen, Tagungen und Konferenzen einordnen, stellt besondere Ansprüche an das MarketingMarketing. Abzulesen ist das an einem erweiterten MarketingmixMarketingMarketingmix, wobei eines der vier klassischen Instrumente, die KommunikationKommunikation (heute besser unter „PromotionKommunikationspolitikPromotion“ bekannt) in erster Linie herausgefordert ist. Denn der Kundschaft muss eine Leistung vermittelt und schmackhaft gemacht werden, die nur in Text und Bild auf dem Papier steht. Und die Digitalisierung macht es auch nicht „griffiger“. Auch Veranstaltungen sind immateriell und lassen sich nicht in einen Showroom oder in ein Verkaufsregal stellen. Mehr noch: MarketingMarketing für Events und Events zu Marketingzwecken sind je eine Seite der Medaille. Dieser Beitrag greift heraus, worauf es bei der Kommunikation von Kongressen, Tagungen und Konferenzen ankommt und wirft auch einen Blick auf das LocationmarketingMarketingLocationmarketing.

Die KommunikationspolitikKommunikationspolitik von Unternehmen, hier speziell von Kongressveranstaltern, stellt eine wesentliche Säule des Erfolgs dar. Die Kommunikation hat zum einen die Aufgabe, potenziell an der Leistung interessierte Personen überhaupt erst einmal auf diese aufmerksam zu machen. Dies gilt für Erst- wie Wiederholungskäufer gleichermaßen. Zum anderen soll sie zum Kauf beziehungsweise zur Teilnahme anregen. Dabei muss unterschieden werden, ob es sich um high oder low involvierte Personen handelt. Während Ersteren bereits ein bestimmtes Maß an Interesse innewohnt, was sich unter anderem in aktiver Informationssuche ausdrückt, müssen low involvierte Personen typischerweise erst wiederholt angesprochen und inhaltlich aufgeklärt werden, bevor sie sich mit der Möglichkeit eines Kaufs auseinandersetzen. Aufgrund der Vielschichtigkeit der Zielgruppen und auch individuellen Präferenzen ist dabei ein bestimmter Kommunikationsmix nötig. Während zum Beispiel Anzeigen in geeigneten Zeitungen und Zeitschriften großflächig über das Stattfinden eines Kongresses informieren, dienen persönlich adressierte Schreiben der konkreten Einladung beziehungsweise Überzeugungsarbeit einzelner Personen beziehungsweise Unternehmen. Ein großes Problem ist dabei die Messung des Kommunikationserfolgs beim Einsatz von Massenmedien. Während beim persönlichen Kontakt die Reaktion des Rezipienten unmittelbar registriert werden kann, ist die Wirkungsmessung bei Massenmedien nur über Befragungen oder auch gegebenenfalls eingefügte Coupons möglich, die zur Anforderung von Informationsmaterial etc. dienen. Besonders ratsam ist der Einsatz eines integrierten Kommunikationskonzepts, das vor allem die Einheitlichkeit des Auftritts zum Ziel hat, aufgrund der deutlichen Positionierung aber auch Potenzial zur Kostensenkung bietet, da ein insgesamt geringerer Kommunikationsaufwand möglich gemacht wird.

Werbung ist als Teil der Above-the-Line-Maßnahmen unverzichtbarer Bestandteil der Kommunikationspolitik im MarketingmixMarketingmix. In einer sich dynamisch wandelnden Medienwelt entstehen immer neue Werbemittel, die über sich immer stärker differenzierende Werbeträger transportiert werden können. Neben einem soliden Überblick zu den Werbemitteln mit ihren Chancen und Risiken ist mehr denn je die inhaltliche, formale und zeitliche Integration der Werbemaßnahmen in den Kommunikationsmix und die konzeptionelle Ausrichtung auf Ziele und Strategien von entscheidender Bedeutung. Dabei ist das Leitbild der integrierten Kommunikation eine geeignete Form, um im kommunikativen Konkurrenzkampf bestehen zu können. Der Beitrag beschreibt Werbung als Managementprozess und Teil der Kommunikationspolitik im Marketingmix, stellt ausgewählte etablierte und neue Werbeträger und Werbemittel vor und gibt Empfehlungen dazu, wie Werbemaßnahmen als Teil einer integrierten Organisationskommunikation zu gestalten und auf die richtigen Werbeträger zu verteilen sind. Besonderes Interesse wird dabei dem dynamisch wachsenden Bereich der Out-of-Home-Medien gewidmet.

Eine mediale Präsenz und eine sachgerechte Informationsarbeit sind im Beziehungsgeflecht mit Journalisten und Multiplikatoren entscheidend, um das Image eines Unternehmens aufzubauen und zu pflegen, aber auch, um Besucher für Veranstaltungen zu gewinnen. Neben den unterschiedlichen Medientypen für verschiedene Zielgruppen werden die wichtigsten PR-Instrumente wie Pressemeldung, Interview, Pressekonferenz und Presseverteiler beleuchtet und mit Tipps aus der Praxis angereichert. Abschließend erfolgt die Betrachtung zum einen von PR für Locations und Destinationen, zum anderen von PR für Veranstalter.

Content-Marketing ist ein wirksames Instrument im Kongressmanagement zur Positionierung, Kundengewinnung und -bindung. Im Vergleich zum klassischen Kongressmarketing liegt der Fokus nicht darauf, die reinen Kongressfakten zu kommunizieren. Vielmehr geht es um die markenbezogene Platzierung des eigenen Contents zum Kongress, um Kunden zu gewinnen und zu binden.Ein zentrales Erfolgskriterium im Content-Marketing sind relevante Inhalte. Geeignet sind qualitativ hochwertige Inhalte, die für die Zielgruppe nützlich, interessant und unterhaltsam sind, zum Beispiel Lösungsansätze liefern oder Sachverhalte erklären. Der kundenzentrierte Ansatz arbeitet mit neuen Methoden wie Personas (detailliert beschriebene Charaktere, die sich der eigenen Zielgruppe zuordnen lassen) und Customer Journey (Zyklen, die ein Kunde bis zum Produktkauf durchläuft), um die Anliegen der Kunden mit Lösungen von Unternehmen zu verbinden. Dabei werden bedarfsgerechte Angebote mit Werkzeugen zur Marketing-Automatisierung mit SEO-Wirkungsmechanismen erstellt.Grundsätzlich gibt es beim Content-Marketing eine Vielzahl an Überschneidungen zu anderen Marketingansätzen, zum Beispiel mit PR, Corporate Publishing und Social-Media-Marketing. Die Integration von Content-Marketing in das strategische Marketingmanagement verstärkt dabei die Effizienz. Im Rahmen des Kongressmanagements lässt sich Content-Marketing in drei Kommunikationsphasen einteilen: vor, während und nach dem Kongress. In der Analyse dreier Praxisbeispiele zeigt sich, dass der Einsatz von Content-Marketing ein Instrument ist, das wirksame Erfolge zur strategischen MarketingkommunikationKommunikationspolitikMarketingkommunikation im Kongressmanagement erzielen kann.

So wie im Zeitalter der Digitalisierung digitales Marketing selbstverständlich zum Marketingmix gehört, so ist Kommunikation integrativer Bestandteil der Marketingstrategie, was im Verlauf dieses Beitrags in den Mittelpunkt gestellt wird. Im Veranstaltungsmarkt sind Kommunikation und Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen über digitale sowie analoge Kanäle gleichermaßen wichtig. In erster Linie geht es dabei um Public Relations und Werbung in den beiden Medienwelten. Weil der reine Abverkauf von Produkten oder Dienstleistungen im B2B-Segment noch nicht wirkungsvoll genug über digitale Kanäle erfolgt, wird dieser Aspekt in der weiteren Betrachtung nicht beleuchtet.Ein Praxisbeispiel der Stuttgart-Marketing GmbH erklärt, wie digitales Marketing über diverse Kanäle funktioniert. Schwerpunkt liegt dabei auf digitalem Marketing über Social Media und über eine Dienstleistungs-App. Folgende Beispiele werden näher betrachtet:mobile App: „Stuttgart After Business“Social Media: integrierte digitale Marketingkampagne für einen MesseauftrittTwitter-Chat: digitales PressegesprächDabei werden folgende Fragen beantwortet: Was sind die Marketing- und Kommunikationsziele?Wer ist die Zielgruppe?Wie soll vermarktet und kommuniziert werden?

Die klassische Lehre als Weg zu einer beruflichen Qualifizierung existiert für die Kongresswirtschaft in Form des AusbildungsWeiterbildungAusbildungberufs „Veranstaltungskaufmann/Veranstaltungskauffrau“; an Hochschulen – als akademische Variante – ist dies in Form von Veranstaltungsmanagement-Studiengängen zu finden. Quereinsteiger oder bereits im Beruf befindliche Fachkräfte können sich weiterbilden – auf spezielle Themen ausgerichtete Angebote oder umfangreichere und mit einem öffentlich-rechtlich anerkannten Abschluss ausgestattete Programme sind am Markt verfügbar und werden von privaten Bildungsträgern, von berufsständischen Körperschaften wie auch von Fachverbänden angeboten.

Am Erfolg und überhaupt am Zustandekommen eines Kongresses, egal ob firmenintern oder als offene Veranstaltung, sind verschiedene AkteureAkteure beteiligt. In diesem Beitrag wird der Schwerpunkt auf (externe) AkteureAkteure, insbesondere ReferentenAkteureReferent, ModeratorenAkteureModerator und EntertainerAkteureEntertainer gelegt.Viele Veranstalter gelangen hier an die Grenzen des eigenen Kompetenzbereichs, da unterschiedliche Faktoren zugrunde liegen. Insbesondere das vorrangige Entscheidungskriterium „Budget“ sowie Anforderungen der Zielgruppe beziehungsweise der Teilnehmer können schwer zu überwindende Barrieren darstellen. Doch soll die Veranstaltung schließlich zum Erfolg gebracht werden und ein durchdachtes, ausgewogenes und zielgerichtetes Rahmenprogramm die gewünschten Effekte erzeugen.Dieser Beitrag soll zeigen, welche wichtigen Einflussgrößen in der Entscheidungsfindung bei der Auswahl zu berücksichtigen sind und welche Arten von AkteurenAkteure der Markt bietet. Je nach Ziel, Art und Dauer des Events stehen Veranstalter vor der Herausforderung, den passenden Akteur auszuwählen. ReferentenAkteureReferent gibt es sprichwörtlich wie Sand am Meer. Rund 80.000 ReferentenAkteureReferent tummeln sich allein in der deutschsprachigen Weiterbildungsbranche. Vom Keynote-SpeakerAkteureKeynote-SpeakerReferentenKeynote-Speaker (in der Regel ein prominenter Redner oder professioneller Grundsatzreferent) über den Trainer bis zur prominenten Persönlichkeit, die Angebotsvielfalt scheint unendlich groß zu sein und die Auswahl schier unmöglich. Dazu kommt noch die Frage: „Brauchen wir eine Moderation oder einen Showact?“ Der Markt bietet diverse Hilfestellungen wie ReferentenAkteureReferent- und Künstleragenturen, die als Schnittstelle zwischen ReferentenAkteureReferent, ModeratorAkteureModerator beziehungsweise EntertainerAkteureEntertainer und Veranstalter fungieren. In puncto Auswahl dienen sie als Filter und finden die Besten der Besten der Branche für jedes Event.

Die Mitarbeiter sind das Kapital eines Unternehmens. Wer dies erkannt hat, wird die richtigen Instrumente einsetzen, um dieses „Kapital PersonalPersonal“ langfristig zu binden.Die langfristige, sozial verantwortliche und wirtschaftlich zweckmäßige Gewinnung, Entwicklung und Erhaltung von Mitarbeitern wird auch in der Tagungs- und Kongressbranche die zentrale Herausforderung für das zukünftige PersonalmanagementPersonalmanagement sein. VeranstaltungsmanagerPersonalVeranstaltungsmanager werden in der KongressbrancheKongressKongressbrancheKongressmarktKongressbranche unter anderem von Convention- & Visitors Bureaus (CVBs), Destination Management Companies (DMCs), Professional Congress Organizers (PCOs) und Kongresszentren beschäftigt. Daher sind diese – allesamt Dienstleister in der Kongressbranche – gefordert, entsprechende Rahmenbedingungen zu schaffen, die den Einsatz von Instrumenten im Sinne eines nachhaltigen Personalmanagements ermöglichen.Es ist unbestritten, dass den Human ResourcesPersonalmanagementHuman Resources in einer zunehmend wissensorientierten Wirtschaft eine immer größere Bedeutung zukommt. In diesem Sinne hat das Personalmanagement in der Kongressbranche in den letzten Jahren schon an Bedeutung gewonnen. Es muss aber zunehmend nachhaltig ausgerichtet werden, da diese betriebliche Querschnittsfunktion den Aufbau, die Entwicklung und den Erhalt zukunftsorientierter Personalpotenziale zum Ziel hat. Mit zunehmender Komplexität der Veranstaltungsformate und der immer weiter fortschreitenden Veranstaltungsdichte muss zukünftig das Augenmerk vermehrt auf die PersonalentwicklungPersonalmanagementPersonalentwicklung, die Personalkommunikation, die Personalgewinnung und -bindung sowie den Erhalt der Arbeitskraft gelenkt werden.Die zentrale Frage lautet daher: Wie müssen die genannten Dienstleister ihr Personalmanagement gestalten, um zu gewährleisten, dass sie langfristig ausreichend qualifizierte, motivierte und belastbare Mitarbeiter haben?Da sich Anforderungen an die Organisationsfähigkeit und Kundenorientierung eines Veranstaltungsmanagers in den genannten Sparten nicht unterscheiden – bei allen steht die Dienstleistung im Rahmen des Projektmanagements an erster Stelle – wird das Thema „Personalmanagement“ in diesem Beitrag am Beispiel eines Kongresszentrums näher beleuchtet.

Ausgehend von der Erkenntnis, dass es in Zeiten von Globalisierung, demografischem Wandel, Digitalisierung und Wertewandel in der Gesellschaft alternative Optionen in der FührungPersonalmanagementFührung von interdisziplinären und interorganisatorischen Teams braucht, werden hier klassische Führung, Leadership, Coaching und Mentoring vor- und gegenübergestellt.Um eine Bewertung dieser verschiedenen Ansätze zu ermöglichen, muss die Situation der betreffenden Teams berücksichtigt werden: Abhängigkeit von der Leistung der anderen Teammitglieder, Interdisziplinarität und Expertengetriebenheit, interorganisatorische Konstellation und räumliche Trennung, parallele Projekte des Einzelnen, Projektcharakter und Interkulturalität. Aus diesen Merkmalen im Arbeitsumfeld ergeben sich verschiedene Herausforderungen für die Führung: Orientierung geben, Rahmenbedingungen schaffen, Kommunikation sicherstellen und Selbstorganisation ermöglichen.Die vorgestellten Führungsansätze begegnen diesen Herausforderungen in unterschiedlicher Weise und Intensität. Leadership jedoch kommt ihnen am nächsten – vorbehaltlich der individuellen Erfordernisse im jeweiligen Projekt, der persönlichen Fähigkeiten und Vorlieben der AkteureAkteure und der Frage, welcher Ansatz vereinbart und gemeinsam getragen wird.

Sowohl definitorisch als auch in der praktischen Umsetzung stellt der externe Faktor einen zentralen Punkt bei der Erbringung von Dienstleistungen dar. Er beschreibt hierbei den Teil einer Dienstleistung, in welchem der Kunde mit in den Leistungserstellungsprozess integriert wird. Da Dienstleistungen immer direkt am Kunden oder dessen Objekten und mit dessen Beteiligung erbracht werden, muss jede Dienstleistung unter Einbezug des jeweiligen externen Faktors erfolgen.In umfangreicheren und komplexen Projekten, wie der Organisation und Realisierung von Kongressen, Tagungen oder Konferenzen, an denen zahlreiche Dienstleister beteiligt sind, ist eine bewusste Auseinandersetzung mit dem externen Faktor unabdingbar. So muss die Frage gestellt werden, welche externen Komponenten zur Erbringung der eigenen Dienstleistung benötigt werden. Nur durch eine bewusste Auseinandersetzung mit dem externen Faktor, welche zu einer zielorientierten Integration eben diesen in den Leistungserstellungsprozess führt, lässt sich schließlich ein professionelles Veranstaltungsmanagement realisieren.Der vorliegende Beitrag setzt sich deshalb mit dem externen Faktor im Kontext von Kongressen, Tagungen und Konferenzen auseinander. Neben der Definition und Abgrenzung des externen Faktors wird näher auf die Rolle des externen Faktors in der Veranstaltungswirtschaft eingegangen. Anhand der Betrachtung des externen Faktors wird aufgezeigt, was diesen aus Sicht von Veranstaltern, Zulieferern oder Besuchern ausmacht.

Klassisches Projektmanagement greift durch die Fokussierung auf die Realisationsphase und die überwiegende Steuerung des Arbeits- und Zeitplans leider in vielen Projekten zu kurz. Aus der Praxis der Unternehmensberatung der IBM Global Business Services hat sich die Steuerung von Projekten anhand von sieben Erfolgsfaktoren in zahlreichen Projekten bewährt: „Umfang“, „Team“, „Arbeits- und Zeitplan“, „Stakeholder“, „Kundennutzen“, „Risiken“ und „Dienstleisternutzen“. Diese sind über die vier Projektphasen „Anbahnung“, „Planung“, „Umsetzung“ und „Abschluss“ konsequent zu planen und zu steuern. Durch die Anwendung der sieben Erfolgsfaktoren auf IT- und Kongressunternehmen in diesem Beitrag zeigt sich die Nutzbarkeit in unterschiedlichen Branchen. Somit lässt sich der Ansatz auf Kongress-, Tagungs-, Konferenz- und andere Veranstaltungsprojekte übertragen beziehungsweise für solche anwenden und sichert damit die angestrebte Zielerreichung ab (siehe hierzu Beiträge wie „Veranstaltungsmanagement“, „Veranstaltungsformat“ und „Evaluation“ in Dinkel et al. Handbuch Messe-, Kongress- und Eventmanagement, Verlag Wissenschaft & Praxis, Sternenfels, 2013).

Veranstaltungen werden in charakteristischen Phasen beschrieben, die systematisch geplant und gesteuert werden sollten. Das Instrumentarium des Projektmanagements liefert dabei Planungs- und Steuerungskonzepte vom Veranstaltungskonzept, der Festlegung der organisatorischen Aufgaben, der Ablaufplanung, der Ressourcenplanung, des Drehbuchs und der Regieplanung, des VeranstaltungscontrollingsControlling bis hin zur Übergabe und Dokumentation. Dieses Instrumentarium wird für Projekte allgemein sowie in seinen typischen Ausprägungen in der Veranstaltungsbranche beschrieben, womit der Beitrag einen Überblick über die Vorgehensweise beim Projektmanagement für Veranstaltungen geben möchte. Die Aufgaben der Unternehmensführung liegen im Anschluss an erfolgreiche Projekte darin, effektive und effiziente Prozesse zu definieren, die konsequent das Wissen von Vorgängerveranstaltungen für Folgeprojekte aufnehmen und durch fortlaufende Prozesssteuerung kontinuierliche Optimierung erfahren.

Kongressorganisation ist eine komplexe Dienstleistung. Es müssen eine Vielzahl von Interessenträgern mit teilweise gegenläufigen Zielvorstellungen eingebunden werden. Auch wenn der Kongress eine Großveranstaltung ist, wird die Veranstaltung inhaltlich häufig noch und vor allem bei wissenschaftlichen Fachgesellschaften durch ehrenamtliche Tätigkeit geplant und gestaltet. Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Beteiligten an die Professionalisierung der Veranstaltung. So sind auch die Jahrestagungen der Fachgesellschaften heute auf einem ausdifferenzierten Fortbildungsmarkt keine Selbstläufer mehr. Dadurch entstehen besondere Herausforderungen für die Gestaltung des Veranstaltungsformats „Kongress“.Managementinstrumente und Methodenkompetenz sind zwingend erforderlich. Veranstalter holen sich daher meist Unterstützung ein, von einem Professional Congress Organiser (PCO). Der PCO, eine Eventagentur, die sich auf die Organisation von Kongressen spezialisiert hat, erbringt dabei nicht nur alle Dienstleistungen, sondern auch eine umfassende Beratung.In diesem Beitrag wird der Fokus auf die Prozesse der Kongressorganisation für die inhaltliche Planung und die Einbindung des Teilnehmers einer solchen Großveranstaltung gerichtet. Durch den sinnvollen Einsatz von Prozessmodulen und Kontrollinstrumenten kann man in der Kongressorganisation der Gestaltung einen sinnvollen Rahmen der Planungssicherheit geben. Dabei wird immer wieder der Spiegel der aktuellen Anforderungen an das Veranstaltungsformat gelegt und bewertet, wo man Akzente setzen kann, um eine zeitgemäße Kongressveranstaltung zu planen und die Beteiligten so stark wie möglich in den Gestaltungsprozess mit einzubinden.

Die diversen Interessengruppen (Veranstalter, ReferentenAkteureReferent, Teilnehmer, Aussteller etc.) verstehen einen Fachkongress vorrangig als Plattform für den gemeinsamen Austausch. Das persönliche Gespräch ist dabei kleinster gemeinsamer Nenner, die Zielsetzung ist jedoch häufig von unterschiedlicher Ausrichtung. Wird in der klassischen Programmarchitektur durch Frontalvorträge noch beständig einseitig kommuniziert, gewinnt die Interaktion zwischen ReferentenAkteureReferent und Teilnehmern zunehmend an Bedeutung. Der Teilnehmer wird vermehrt als wichtiger Teilgeber verstanden, indem er nicht nur inhaltlich Einfluss auf die Programmausgestaltung nimmt, sondern auch an der organisatorischen Ausrichtung mitwirkt. In welcher Form und unter Einsatz welcher Instrumente gegenseitig Einfluss genommen werden kann, welche wechselseitigen Veränderungen daraus resultieren können und welche natürlichen Grenzen vorherrschen, wird im folgenden Beitrag erörtert. Erklärtes Ziel ist es, die wechselseitige Einflussnahme richtig einzusetzen und auszugestalten, um konkrete und gewinnbringende Schlüsse für das Produkt „Fachkongress“ ziehen zu können.

Das Management von Kongressen, Tagungen, Konferenzen und anderen Veranstaltungen bedingt im Ablauf – bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung – den Umgang mit großen Mengen an Informationen. Sie sind im Innenverhältnis wichtig für die Projektsteuerung, im Außenverhältnis stehen sie für die Verbindung zu den Teilnehmern, ReferentenAkteureReferent und verschiedenen Dienstleistern.Ein Veranstaltungsmanagement-System (im Sinne von spezifischer Software, von Informations- und Kommunikationstechnologie) unterstützt dabei und hat wirtschaftliche (zum Beispiel Einsparung von Zeit) wie auch qualitätssichernde Effekte.Verschiedene Einsatzbereiche sind möglich – von der Leistungsdisposition bis hin zur Online-Teilnehmerregistrierung – und können durch geeignete Software abgedeckt werden.

CateringGastronomieCateringCatering spielt in der Veranstaltungsbranche eine immer wichtigere Rolle. Es geht nicht mehr nur darum, die Gäste während der Veranstaltung mit Speisen und Getränken zu versorgen, sondern vielmehr darum, ein gastronomisches Gesamtkonzept zu entwickeln und in die Dramaturgie des Veranstaltungsformats zu integrieren. In einem Dialog zwischen Karin Wolffrom, Inhaberin von Catering Guides, und Joachim König, Direktor des HCC Hannover Congress Centrum, wird auf den folgenden Seiten veranschaulicht, weshalb dem Thema „Catering“ heute eine immer wichtigere Rolle in der Veranstaltungsbranche zugespielt wird. Dabei wird in diesem Kapitel das Thema „Catering“ aus der Sicht eines Veranstaltungszentrums am Beispiel des HCC beschrieben sowie die Rolle des Caterings bei Veranstaltungen erläutert. Zu erkennen ist dabei in beiden Fällen, dass das Catering heute nicht nur für die Versorgung der Gäste während der Veranstaltung eingesetzt wird, sondern auch, um die eigenen Werte des Unternehmens zu transportieren. Dass dafür das Cateringangebot allerdings gut durchdacht werden muss und auch langfristig in die Veranstaltungsplanung integriert werden sollte, wird ebenfalls erläutert.In einem zweiten Teil wird daher auch darauf eingegangen, worauf bei der Zusammenarbeit mit Cateringunternehmen geachtet werden sollte. Von der Personalplanung bis hin zur Durchführung von Veranstaltungen werden wertvolle Tipps, Anregungen und Hinweise gegeben, die dem Veranstalter die Zusammenarbeit mit Cateringunternehmen erleichtern.

Kongresse und Tagungen werden penibel geplant – das Essensangebot auch? Wenn ja, unter welchem Aspekt und was wird abgefragt außer Essenszahl und Budget? Dieser Beitrag zeigt auf, in welcher Weise das Angebotene einen Beitrag zum Erfolg der Veranstaltung leisten kann. Der Begriff „BrainfoodCateringBrainfood“ wird in der Branche oft verwendet, doch welche Nahrungsmittel wirklich die Leistungsfähigkeit steigern, das „Suppenkoma“ verhindern und warum das so ist, wird im ersten Kapitel erläutert. Die beiden zentralen Faktoren sind dabei die Kohlenhydrate als Hauptenergielieferant und die Flüssigkeitsversorgung des Körpers. Abschn. 2 widmet sich der konkreten Umsetzung im Tagungsalltag, wobei die einzelnen Pausenszenarien aufgezeigt werden. Besonders das Snackangebot ist ein spannendes Spielfeld für Bankettmanager und Küchenchefs. Checklisten und Beispiele geben praktische Tipps zur Umsetzung. Das dritte Kapitel widmet sich den Soft Facts, denn Essen löst bekanntermaßen Emotionen aus. Zu guter Letzt geht es natürlich auch noch darum, wie die neuen Ideen erfolgreich verkauft werden können.

Eine Beschwerde sollte als Teil des Customer-Relationship-ManagementMarketingCustomer-Relationship-Management (CRM)s eines jeden Unternehmens von großer Wichtigkeit sein. Beschwerden sind im besten Fall als kostenloses Feedback zu verstehen, aus welchem es möglich ist, Verbesserungsvorschläge für Produkte und Serviceleistungen abzuleiten. Der Umgang mit einer Beschwerde ist jedoch keine leichte Aufgabe – verschiedene Faktoren werden erläutert, welche für die korrekte Handhabung einer Beschwerde essenziell sind, um die Beschwerdeabwicklung zu erleichtern und die Kundenbindung und -zufriedenheit zu begünstigen: Wahl des Beschwerdekanals, Bearbeitungszeit, Transparenz etc.Die Unterschiede des BeschwerdemanagementsBeschwerde, Beschwerdemanagement in verschiedenen medialen Kanälen werden hervorgehoben und der Brückenschlag zu dem exemplarischen Szenario einer Veranstaltung in Form von Liveevents wird hergestellt.

Facility-Management bei Veranstaltungs- und Kongressflächen – was ist das genau? Obwohl sich die Definitionen von Facility-Management stark unterscheiden, gibt es einige unstrittige Kernelemente. Ganz gleich, ob es um Sauberkeit oder angenehme Temperaturen während eines Kongresses geht, um Zugangsprozesse wie Drehkreuze und digitale Parkleitsysteme, Catering und den energieoptimierten Betrieb des Standorts – alle diese Themen haben auch immer etwas mit Facility-Management zu tun.

Zusammenkunft erfordert neben Teilnehmern vor allem Orte im Sinne von „Begegnungsstätten“. Solche gibt es dank moderner Technik auch im digitalen und virtuellen Raum, doch stehen sie noch am Anfang ihrer Entwicklung. Groß ist der Wunsch nach persönlichem Austausch und all den sich daraus ergebenden Möglichkeiten. Der von führenden Fachleuten der KongressbrancheKongressKongressbrancheKongressmarktKongressbranche gerne zitierte erste KongressKongress, die Bergpredigt, fand im Freien statt, stellt aber heute in Industriestaaten die Ausnahme dar und ist eher als symbolische Erzählung zu betrachten. Damit richtet sich der Fokus auf überdachte Immobilien und deren Entwicklungen vor dem Hintergrund der heutigen Herausforderungen. Tragik wie auch Herausforderung ist dabei im Kern, dass eine Immobilie, so sie denn einmal gebaut ist, vom Grundriss her keine Veränderungen mehr zulässt.Welche Anforderungen an die organisatorischen, technologischen und räumlichen InfrastrukturLocationInfrastrukturInfrastrukturen eines Kongresszentrums oder Tagungshauses gestellt werden, ist Gegenstand dieses Beitrags.

Jede Ansammlung von Menschen birgt das RisikoRisikomanagementRisiko, dass es zu Verletzungen der Teilnehmer kommt. Es ist daher elementar, bei jeglicher Veranstaltung klare Vorgaben zu sicherheitsrelevanten Aspekten zu haben, deren Einhaltung zu überwachen und in diesem Zusammenhang auch eindeutige Regelungen im Bereich der Zuständigkeit und rechtlichen Haftung zu treffen. In diesem Artikel soll die aktuelle deutsche Rechtslage aus Sicht eines Kongressveranstalters kurz dargestellt werden. Hierbei wird zwischen den öffentlich-rechtlichen Vorgaben und den zivilrechtlichen Haftungsregelungen unterschieden.

Der Beitrag gibt einen Überblick über alle technischen Bestandteile der VeranstaltungstechnikTontechnikVeranstaltungstechnikSimultantechnikVeranstaltungstechnikVeranstaltungstechnik. Dazu gehören die einzelnen Teilbereiche „Ton“, „Licht“, „Video“, „Präsentationstechnik“, „Kommunikationstechnik“ sowie „software-basierte Lösungen zur Interaktion“. Ein komprimiertes Grundwissen in allen Disziplinen ist für alle, die sich im Kongress- und Tagungsgeschäft professionell bewegen, eine große Hilfe, um im Dialog mit Kunden und Dienstleistern die richtigen Fragen zu stellen und bereits in der Planung einer Veranstaltung die technischen Aspekte in eine ganzheitliche Betrachtung einfließen zu lassen. Neuere Strömungen, die mit der zunehmenden Technologisierung von Veranstaltungen einhergehen, wie zum Beispiel partizipative Veranstaltungsformate, werden ebenso behandelt wie die Einbindung von Streaming oder Hybrid-Events.

Gegenstand dieses Beitrags sind die fundamentalen Aspekte von Stühlen und BestuhlungenBestuhlung. Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen die Mindestanforderungen und verschiedene RaumkonzepteRaumprogrammRaumkonzept, welche es ermöglichen, dem Nutzer einen bequemen Stuhl anzubieten. Herausgearbeitet werden dabei Eigenschaften, Handhabungen und Nutzbarkeit der unterschiedlichen StuhltypenBestuhlungStuhltyp und BestuhlungssystemeBestuhlungBestuhlungssystem. Darüber hinaus geht es um die Konfiguration der Räume und der Bestuhlungsformen.

Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement ist kein Selbstzweck und weitaus mehr als Projektmanagement. Es ist ebenfalls weitaus mehr als die Gestaltung eines netten Events, das einem Incentive gleichkommt und lediglich eine Abwechslung vom „daily business“ bietet. Kongresse, Tagungen und Konferenzen sind ein Investment in Wissen und in Menschen. Den ökonomischen Prinzipien folgend, ist man gut beraten, dies nach dem Return on Investment kritisch zu hinterfragen: Kommen die gewünschten Botschaften bei der Zielgruppe, den Teilnehmern, an? Kann ein Erfolg erzielt werden, sprich: nachhaltiges Lernen, das über das kognitive Abrufen von Inhalten hinausgeht? Denn entscheidend ist die Umsetzung des Gelernten im Alltag – nicht nur in der vertrauten Komfortzone, sondern auch in neuen Situationen, die gegebenenfalls ein flexibles Anpassen und Transferieren des Wissens erfordern. Ein zentrales Handlungsfeld in der Veranstaltungsgestaltung ist daher die Ermöglichung des Lernens. Doch wie lernen Menschen eigentlich? Unumstritten ist, dass die Zeiten des Nürnberger Trichters vorbei sind. Einhergehend mit dem Marketingansatz dieses Buchs werden Kongresse, Tagungen und Konferenzen als Produkte aufgefasst, die eine Botschaft (Lerninhalt) vermitteln und den Teilnehmenden (Konsumenten) wirksam dargelegt werden sollen.Dieser Beitrag löst sich von dem Wunsch nach Patentrezepten für jedes Veranstaltungsformat. Bühnerts Differenzierung der Veranstaltungsformate nach wesentlichen Wesenszügen wird dabei zugrunde gelegt: „Kompetenzerweiterung (Aus-, Fort- und WeiterbildungWeiterbildung, Wissenstransfer, Innovation), Identifikation (Motivation, Meinungsbildung, Kundgebung, Überzeugung, Kundengewinnung), Kommunikation (Information, Gedankenaustausch, Aussprache, Inspiration) sowie Entscheidungsfindung (Debatte, Zielsetzung, Lösungen, Arbeitsauftrag)“ (Bühnert 2013, S. 200). Diese Patentrezepte gab es nicht, gibt es nicht und wird es auch nicht geben. Vielmehr besteht die Herausforderung für einen jeden Veranstalter in der geschickten Kombination der zur Verfügung stehenden Empfehlungen aus unterschiedlichen Disziplinen. So unterschiedlich die Veranstaltungsformate auch gestaltet sein mögen, so haben sie dennoch die gleichen Intentionen aus zwei Perspektiven betrachtet: Die Teilnehmenden erwarten einen Mehrwert, ein geistiges Weiterkommen und/oder einen Erkenntnisgewinn – sie wollen lernen. Der Veranstalter hat die spiegelverkehrte Erwartungshaltung: Die Teilnehmenden sollen lernen, sodass das gesteckte Ziel der Veranstaltung erreicht wird. Dieser Beitrag wird dem menschlichen Lernen gewidmet und es wird dem Gestaltungsspielraum des Lesers überlassen, wann welche Form des Lernens geeignet ist.Dem Ansatz dieses Buches folgend, Kongress-, Tagungs- und Konferenzmanagement nicht aus der Projektmanagementperspektive, sondern aus der Marketingperspektive zu betrachten, wird Lernen in diesem Beitrag aus dem Blickwinkel der DidaktikLernenDidaktik (Konstruktivismus und Neurodidaktik) und aus dem Blickwinkel der Informations-, Werbe- und Marktpsychologie betrachtet. Die Intention der Autorin besteht darin, die Kernideen der jeweiligen Ansätze vereinfacht darzulegen, zu kombinieren und anhand von sich zusammenfügenden Phänomenen „Best-of-all-worlds-Handlungsempfehlungen“ abzuleiten. Von einer kontroversen wissenschaftlichen Diskussion der Ansätze wird in diesem Beitrag Abstand genommen.

Viele Events ergeben für deren Teilnehmer nur wenig Sinn. Egal, ob firmeninterne Marketingveranstaltung oder Kongress. Egal, ob Tagung oder Innovationsmeeting. Die meisten Veranstaltungen folgen über die Köpfe ihrer Teilnehmer hinweg blutleeren und von oben oktroyierten Agenden oder verordnen als Alibi eine nicht ergebnisoffene PartizipationPartizipationInteraktionPartizipation, die kaum noch zeitgemäß zu nennen ist. Auf Anbieterseite hingegen gilt: Kollaborationstools und -methoden gibt es viele. Was ihnen in der Regel fehlt, ist ein fundierter didaktischer Unterbau. In der Folge wird die gewählte Methode oft zum Effekt, dessen kultur- und sinnstiftendes Potenzial verpufft. Grund dafür ist der alleinige Glaube an die Wirkkraft der Vernetzung. Diese ist zwar notwendige Voraussetzung, reicht aber keinesfalls aus, um belastbare Ergebnisse als Basis einer inhaltlich starken, partizipativen Entwicklung sicherzustellen. Der Beitrag zeigt, warum Partizipation bei Events grundsätzlich eine Herausforderung darstellt, wo es sinnvolle und konkrete Ansatzpunkte und Hebel gibt, Partizipation einzusetzen und liefert darüber hinaus mit dem „Future Cube“ ein neues Konzept, Events durch den gezielten und sinnstiftenden Einsatz digital vernetzender Technologie sowie analoger Arbeitsphasen innovativ, erfrischend und zielführend zu gestalten. Denn Sinnstiftung ist kein bloßes Eventformat, es ist eine Zusammenkunft mit klar umrissener Dynamik, deren Steuerung breites didaktisches und methodisches Wissen erfordert.

Die verschiedenen Veranstaltungsformate der Meetingbranche wie Kongresse, Konferenzen, Gipfel etc. bieten den Teilnehmern durch Vorträge, Keynotes oder Ähnlichem einen wichtigen Beitrag zur Wissensvermittlung. Diese Zusammenkünfte weisen gleichzeitig ein hohes Potenzial für soziale Interaktion und Kontakte auf. Solche „Meetings“ können als temporäre Cluster verstanden werden und sind Orte der „weak ties“, der „schwachen Verbindungen“. Damit sind sporadische, nur selten stattfindende Kontakte gemeint, aus denen sich innovations- und produktivitätsfördernde Impulse und Netzwerke entwickeln können. Matchmaking, das Abgleichen von komplementärem Wissen und vergleichbaren Interessen der Teilnehmer, steuert gezielt Kontakte. Matchingverfahren dienen der Unterstützung der Geschäftsanbahnung mit beteiligten Sponsoren, aber auch der Vernetzung zwischen den Teilnehmern. Mit einem auf der Grundlage von komplexen Themen- und Fragebögen durchgeführten Matching entstehen neue Qualitäten. Mit Matchmaking entwickelt sich ein eher wissensbasiertes Eventmanagement – und kann als ein innovativer Beitrag für die Meetingbranche verstanden werden.

Schwarmintelligenz, auch „kollektive Intelligenz“ genannt, kann insbesondere bei der Arbeit mit größeren Gruppen angezapft werden. Dabei gilt es, bestimmte Voraussetzungen zu beachten – gleichwohl stehen verschiedene Formate zur Verfügung, deren Potenziale zu besseren Ergebnissen, zu einer Steigerung von Akzeptanz und Umsetzungswahrscheinlichkeit und insgesamt zu einem besseren Return on Investment (ROI) eines Events führen.

NachhaltigkeitNachhaltigkeitÖkologieNachhaltigkeit ist durch die Beschlüsse zu den Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen und die Klimakonferenz von Paris im Jahr 2015 zu einem Megathema geworden. Dabei wird immer deutlicher, dass ein radikales Umsteuern erforderlich ist. Der wissenschaftliche Beirat der Bundesregierung spricht dabei von einer großen Transformation. Der Veranstaltungsbereich ist dabei doppelt gefordert, da Veranstaltungen einerseits mit großen Umweltbelastungen verbunden sind und sie andererseits eine bedeutende Rolle bei der Gestaltung des Transformationsprozesses spielen können. Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement muss daher als ein umfassender Ansatz zur Planung, Umsetzung, Dokumentation und Weiterentwicklung von umweltgerechten Veranstaltungen verstanden werden, der alle relevanten AkteureAkteure, wie Mitarbeiter, Zulieferer, Dienstleister und Teilnehmer, einbezieht. Bei der Veranstaltungsplanung gewinnen dabei Konzepte zur aktiven Beteiligung der Teilnehmer in Vorfeld und im Nachgang zu Veranstaltungen eine besondere Rolle.

Seinen Kunden kontinuierlich sehr gute Leistungen zu bieten, dabei tunlichst keine Fehler zu machen – und das in einem so heterogenen Markt wie dem der Veranstaltungswirtschaft –, muss in jedem Kongressbetrieb zu den wichtigsten Anforderungen an das eigene System gehören.Funktionierende QualitätsmanagementsystemeQualitätQualitätsmanagementsystem bieten genau das. Und das Ganze obendrein mit mehr Lust – und mit weniger Last. Natürlich bedarf es dabei an jeder Stelle einer selbstkritischen Hinterfragung.Wie ist die eigene Organisation aufgestellt? Ist das Mitarbeiterzusammenspiel ideal? Wie sieht es mit Doppelarbeit aus? Werden die Arbeitsprozesse im Sinne der Effizienz fortlaufend weiterentwickelt? Können die Mitarbeiter den ständig aktualisierten Kundenanforderungen gerecht werden? Sind die Kunden zufrieden?Viele Fragen, für die es in einem zertifizierten Qualitätsmanagementsystem (QMS) genau die Antworten gibt, die man von einer zeitgemäßen Organisation erwarten darf und muss.Ein wesentliches System ist die DIN ISO 9001, die Grundlage eines eigenen QMS-Aufbaus sein kann. Prüfung, Zielsetzung und Zertifizierung sind Elemente einer ganzheitlichen Betrachtung von Qualität beziehungsweise der Einführung und Nutzung eines Qualitätsmanagementsystems.