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2022 | Book

Grundlagen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Robotic Process Automation Read chapter Read first chapter

Praxishandbuch Robotic Process Automation (RPA)

Von der Prozessanalyse bis zum Betrieb

Editor: Carsten Feldmann

Publisher: Springer Fachmedien Wiesbaden

Part of: Springer Professional "Wirtschaft+Technik" , Springer Professional "Technik" , Springer Professional "Wirtschaft"

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About this book

Das Buch bietet einen praxisorientierten Überblick zu Implementierung und Betrieb von RPA-Lösungen. Es beleuchtet Prozessautomatisierung aus verschiedenen Perspektiven, um die vielschichtige Thematik umfassend zu verstehen: Von der Software-Einführung durch ein IT-Beratungsunternehmen über den Industriekonzern als Betreiber bis zum Anwalt für IT-Rechtsfragen. Neben Vorgehensmodellen zur Einführung von RPA werden Erfolgsfaktoren für den Betrieb und zahlreiche Praxisbeispiele vorgestellt. Grundlagen und relevante Erfahrungswerte für die Praxis werden fundiert vermittelt.

Table of Contents

Frontmatter

Überblick

Frontmatter
Kapitel 1. Grundlagen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Robotic Process Automation
Zusammenfassung
Bei der Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) übernehmen Software-Roboter regelbasierte Aufgaben in einem Geschäftsprozess, die ansonsten manuell von Menschen an IT-Systemen ausgeführt werden. Dieser Beitrag vermittelt allgemeine Grundlagen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit RPA, um ein theoretisches Fundament für die folgenden Beiträge dieses Buches zu legen. Es werden verschiedene Formen von RPA erläutert, Kriterien für die Auswahl geeigneter Prozesse erörtert und typische Anwendungsbeispiele für RPA vorgestellt. Dabei werden sowohl der betriebswirtschaftliche Nutzen als auch die Grenzen von RPA-Lösungen aufgezeigt. Zudem wird RPA in das Themenfeld des Geschäftsprozessmanagements eingeordnet und ein Ausblick auf zukünftige Entwicklungen der Technologie gegeben.
Carsten Feldmann
Kapitel 2. Lebenszyklus von RPA-Lösungen als Orientierungsrahmen
Zusammenfassung
Dieser Beitrag stellt Lebenszyklusmodelle im RPA-Kontext vor. Ein ausgewähltes RPA-Lebenszyklusmodell wird detailliert erläutert, um die Beiträge dieses Buches zu systematisieren und der Leserschaft einen Orientierungsrahmen zu bieten.
Carsten Feldmann

Plan

Frontmatter
Kapitel 3. Automatisierung administrativer Geschäftsprozesse: Status und Herausforderungen bei mittelständischen Unternehmen
Zusammenfassung
Die Automatisierung administrativer Geschäftsprozesse steigert die Effizienz der Leistungserbringung von Unternehmen. Dieser Beitrag stellt die Ergebnisse einer empirischen Studie mit 94 mittelständischen Unternehmen vor, die den Status Quo und die Barrieren der Prozessautomatisierung erhoben hat. Viele der relevanten Technologien zur Prozessautomatisierung wie Robotic Process Automation (RPA) sind niedrigschwellig implementierbar und bieten vielversprechende Optimierungspotenziale. Jedoch sind zahlreiche Technologien bei den Unternehmen gar nicht bekannt oder werden als irrelevant erachtet. Dies spiegelt sich in der vergleichsweise geringen Verbreitung relevanter Automatisierungstechnologien in den befragten Unternehmen wider. Entsprechend analysiert die Studie ebenso die Barrieren und Erfolgsfaktoren der Prozessautomatisierung.
Carsten Feldmann, Ralf Ziegenbein, André Damkowski
Kapitel 4. Wirtschaftlichkeitsbewertung einer Prozessautomatisierung mit RPA zur Unterstützung der Investitionsentscheidung
Zusammenfassung
Die Prozessautomatisierung erfordert Investitionen in digitale Technologien wie Robotic Process Automation (RPA). Diese Investitionsprojekte bedürfen eines Budgets für die Entwicklung bzw. die Beschaffung der Technologien und die Implementierung im Unternehmen. Für die Investitionsentscheidung bzw. die Budgetfreigabe benötigen die Entscheider eine überzeugende Wirtschaftlichkeitsanalyse, um die Renditeerwartungen zu bewerten und die knappen Ressourcen zielgerecht den Investitionsprojekten zuzuordnen. Allerdings fehlt es den Verantwortlichen vielfach an geeigneten Methoden zur Wirtschaftlichkeitsbewertung, um eine qualifizierte Investitionsentscheidung zu treffen. Dies liegt unter anderem an der Vielschichtigkeit der Kosten- und Nutzendimensionen einer RPA-Implementierung. Dieser Beitrag zeigt mit der Methode des Time-Driven Activity-Based Costing (TD-ABC) einen praxisbewährten Ansatz zur kostenorientierten Bewertung von Prozessautomatisierungen auf. Ein Fallbeispiel konkretisiert die Handlungsempfehlungen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung von RPA-Investitionen.
Benjamin Matthies, Carsten Feldmann
Kapitel 5. Nutzung von Process Mining in RPA-Projekten
Zusammenfassung
Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht Unternehmen ihre Prozesse zu automatisieren, ohne dass Eingriffe in die darunterliegenden IT-Systeme notwendig werden. Eine strukturierte Identifikation von Prozessen für diese Roboterautomatisierung, aber auch deren anschließende Überwachung, sind sehr zeitintensive Vorgänge. Process Mining bietet eine effiziente Lösung für diese Herausforderungen an und stellt daher eine logische Ergänzung in jedem RPA-Projekt dar. Process Mining nutzt die Daten, die bei der Anwendung von IT-Systemen zur Durchführung von Prozessen entstehen, um Prozessmodelle zu erstellen und zu analysieren. In diesem Beitrag werden die Grundlagen des Process Mining erläutert und ein umfassender Einblick in die Unterstützungsmöglichkeiten von RPA-Projekten geboten. Process Mining kann alle RPA-Phasen (Assess, Develop und Sustain) sinnvoll ergänzen, indem beispielsweise Nutzeraktionen aufbereitet und analysiert oder Benchmarkings neuer Roboterautomatisierungen durchgeführt werden können. Da Process Mining auf anderen Werkzeugen und Techniken aufbaut, werden zudem Hilfestellungen hinsichtlich der Toolauswahl und Erfolgsfaktoren für Projekte geboten.
Jonathan Brock, Sebastian von Enzberg, Arno Kühn, Roman Dumitrescu
Kapitel 6. Datengestütztes RPA-Pipeline-Management mit Process Mining
Zusammenfassung
Die Automatisierung von Prozessen voranzutreiben und die damit einhergehenden betriebswirtschaftlichen Potenziale erfolgreich zu erschließen, ist eine komplexe Herausforderung. Dafür ist eine Strategie mit dazugehöriger Planung unabdingbar. Um die Automatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) erfolgreich umzusetzen und nachhaltig in der Organisation zu verankern, bietet eine Pipeline eine geeignete Planungsgrundlage. Eine solche RPA-Pipeline priorisiert und visualisiert alle potenziell zu automatisierenden Prozesskandidaten. Mittels Process Mining lassen sich geeignete Prozesse für die RPA-Pipeline identifizieren und bewerten. Dieser Beitrag stellt das Vorgehen für dieses Zusammenspiel zwischen Process Mining und RPA dar und zeigt kritische Erfolgsfaktoren für die Praxis auf.
Hardy Lembke, Michael Schütz, Daniel Franke
Kapitel 7. Prozessoptimierung als Voraussetzung für die Implementierung von ERP- und RPA-Systemen
Zusammenfassung
ERP-Systeme und Robotic Process Automation (RPA) ermöglichen vor allem im „Backoffice“, in den sogenannten Unterstützungsprozessen, die Automatisierung von repetitiven, manuellen und oft auch zeitaufwändigen Tätigkeiten. Voraussetzungen für deren erfolgreiche Auswahl und Einführung sind klare Ziele sowie die Analyse der Ist-Prozesse und die daraus resultierende Definition optimierter Soll-Prozesse. Insbesondere ist darauf zu achten, dass die Optimierung der Prozesse vor der technischen Implementierung des IT-Systems erfolgt.
Im vorliegenden Beitrag wird am Beispiel eines produzierenden mittelständischen Unternehmens die Auswahl eines ERP-Systems – als notwendige Basis für später darauf aufzusetzende RPA-Lösungen – mit einer dreistufigen Vorgehensmethodik vorgestellt. In der ersten Stufe geht es um die Zieldefinition und Projektorganisation. In der zweiten Stufe werden bestehende Unterstützungsprozesse analysiert sowie Schwachstellen identifiziert und bewertet. Die abgeleiteten Soll-Prozesse dienen in der dritten Stufe als wesentliche Grundlage für die Auswahl eines passgenauen ERP- oder RPA-Systems.
Elmar Hartweg, Wilfried Jungkind, Mark Reuber
Kapitel 8. Soziotechnische Herausforderungen bei der Einführung von RPA managen
Zusammenfassung
Die Einführung neuer digitaler Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) ermöglicht Unternehmen eine effizientere Prozessgestaltung. Gleichzeitig führen neue Technologien zu Veränderungen in den soziotechnischen Dimensionen Mensch, Organisation und Technik. In Veränderungen, insbesondere bezogen auf die Organisation und den Menschen, liegen oftmals Ursachen für Risiken. Die einzelnen soziotechnischen Risiken sind dabei stark miteinander vernetzt und können sich gegenseitig verstärken, wodurch die Bedrohungslage für das Scheitern der Implementierung neuer Technologien an Dynamik gewinnt.
Um die Einführung von digitalen Lösungen erfolgreich zu gestalten, ist demnach ein frühzeitiges, ganzheitliches Risikomanagement empfehlenswert. Dabei ist es von großer Bedeutung, nicht nur die technischen Risiken zu betrachten. Vielmehr handelt es sich bei der Integration von RPA um eine soziotechnische Herausforderung. Im folgenden Beitrag werden daher die möglichen soziotechnischen Risiken bei der Einführung von RPA vorgestellt. Anschließend wird ein Weg aufgezeigt, wie Unternehmen ihre soziotechnischen Risiken identifizieren, bewerten und eine Strategie zur Steuerung dieser ableiten können.
Daniela Hobscheidt, Jörn Steffen Menzefricke, Stefan Gabriel, Arno Kühn, Roman Dumitrescu
Kapitel 9. Rechtliche Aspekte beim Einsatz von RPA
Zusammenfassung
Unternehmen, die Robotic Process Automation (RPA) implementieren (im Folgenden „RPA-Nutzer“), müssen sich zwangsläufig mit verschiedenen Rechtsfragen auseinandersetzen. Zuvorderst sollte hinsichtlich der mit RPA zu automatisierenden Aktivitäten in einer Software (im Folgenden „Standardsoftware“) geprüft werden, ob die Ausführung der Standardsoftware durch einen Bot überhaupt urheberrechtlich zulässig ist – ein Aspekt, der leicht übersehen werden kann. Daneben sollten RPA-Nutzer den Vertrag über den Erwerb von RPA, den sie mit dem RPA-Anbieter abschließen, genauestens prüfen, insbesondere mit Blick auf Besonderheiten des IT-Vertragsrechts. Es gilt zu vermeiden, dass die vertraglichen Regelungen (wie nur allzu häufig in der Praxis) das Gewollte nicht korrekt abbilden, einseitig zulasten einer Vertragspartei ausgestaltet oder aufgrund ihrer Unbestimmtheit sogar unwirksam sind. Nicht zuletzt muss naturgemäß gewährleistet sein, dass der Betrieb von RPA auch im Übrigen nicht gegen geltendes Recht verstößt. Besonders relevant ist insofern das Datenschutzrecht. Dieses Kapitel gibt einen Überblick über die vorgenannten rechtlichen Gesichtspunkte.
Christoph Buchmüller
Kapitel 10. Geschäftsmodell-Innovationen mit Robotic Process Automation
Zusammenfassung
Dieser Beitrag beschreibt Geschäftsmodelle im Ökosystem der Robotic Process Automation (RPA). Ein Geschäftsmodell beschreibt das Grundprinzip, wie ein Unternehmen seine Wertschöpfung organisiert, Nutzen für seine Kunden stiftet und Erträge generiert. Es werden technologiegetriebene Geschäftsmodellmuster und Geschäftsmodell-Innovationen im Kontext der Prozessautomatisierung vorgestellt. Der RPA-Lebenszyklus gliedert die Ausführungen: Von der Softwareentwicklung über die Automatisierung eines Prozesses bis zur Abschaltung des RPA-Systems. Entlang dieses Lebenszyklus' siedeln sich die verschiedenen Akteure im RPA-Ökosystem an und liefern ihren Beitrag zur Prozessautomatisierung. Dieser Beitrag identifiziert 33 Geschäftsmodellmuster, die sich im RPA-Ökosystem bereits etabliert haben bzw. potenziell etablieren lassen. Je Geschäftsmodellmuster wird aufgezeigt, wie sich die Ertragsmechanik verändert, welches Nutzenversprechen den Kunden angeboten wird und wie die Wertschöpfung erstellt wird. Die systematische Analyse zeigt Ansatzpunkte für potenzielle Geschäftsmodell-Innovationen im RPA-Kontext für das eigene Unternehmen auf.
Hendrik Plogmaker, Carsten Feldmann

Build

Frontmatter
Kapitel 11. Robotic Process Automation in der Logistik: Implementierung und Erfolgsfaktoren
Zusammenfassung
Einer der vielen Prozessbereiche, die für die Implementierung von Robotic Process Automation (RPA) geeignet sind, ist die Logistik. Die Vorteile der Anwendung von RPA in der Logistik sind vielfältig. Sie reichen von der zunehmenden Genauigkeit und Geschwindigkeit der Prozessausführung bis zur verbesserten Compliance. Zudem ermöglicht die Automatisierung von Routineaufgaben den Mitarbeitern, sich auf stärker wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren.
Dieser Beitrag stellt ein praxisorientiertes Vorgehensmodell vor, das Unternehmen als Leitfaden für die Einführung von RPA in der Logistik dienen kann. Für die RPA-Implementierung werden die erforderlichen Prozessschritte systematisch untergliedert und zugehörige Aktivitäten, Methoden und Erfolgsfaktoren beschrieben. Konkret umfasst das Modell die Phasen Initiierung, Pilotierung, Implementierung und fortlaufende Steuerung, Wartung und Verbesserung. Der Leitfaden basiert auf den Erkenntnissen einer breiten Literaturrecherche und Fallstudien aus der Praxis.
Jan Krakau, Carsten Feldmann, Victor Kaupe
Kapitel 12. RPA aus Sicht eines Full-Service IT-Dienstleisters
Ein Vorgehensmodell zur agilen Implementierung von RPA-Lösungen
Zusammenfassung
Dieser Beitrag stellt die Erfahrungen mit Robotic Process Automation (RPA) aus Sicht eines Full-Service IT-Dienstleister für den Versorgungs- und Mobilitätssektor dar. Im Zentrum steht die Vorstellung eines agilen Vorgehensmodells zur RPA-Implementierung. Dabei werden Erfahrungen aus der Sicht eines Beratungsdienstleisters geschildert und darauf aufbauend Erfolgsfaktoren für die RPA-Einführung abgeleitet. Ein Praxisbeispiel zur Prozessautomatisierung in der Energiewirtschaft illustriert die Ausführungen.
Stefan Dömer
Kapitel 13. RPA-Entwicklung mit Digital Twins: Eine Fallstudie in der Öffentlichen Verwaltung
Zusammenfassung
Das Konzept der Digital Twins („digitale Zwillinge“) hat seinen Ursprung in den Ingenieurwissenschaften und steht grundsätzlich für die virtuelle Darstellung eines materiellen oder immateriellen Objekts. In diesem Beitrag wird demonstriert, wie das Konzept der Digital Twins für die Realisierung von Robotic Process Automation (RPA)-Lösungen adaptiert werden kann. Hierbei findet das Design, die technische Entwicklung sowie das Prototyping der RPA-Anwendung in einer digitalen Replikation des eigentlichen Zielsystems statt. Die Vorteile dieser Vorgehensweise liegen dabei insbesondere in der Unabhängigkeit vom Zugang zu der realen Systemlandschaft sowie in der sicheren Umgebung für Entwicklungs- und Testarbeiten. Auf diese Weise kann beispielsweise sichergestellt werden, dass RPA-Anwendungen schon vor ihrer realen Implementierung in sensiblen Zielsystemen einen sehr hohen Reifegrad aufweisen. Diese Vorgehensweise ist somit insbesondere für ein Outsourcing von RPA-Entwicklungsleistungen von großem Wert. Eine Fallstudie in einer Öffentlichen Verwaltung demonstriert die entsprechenden Einsatzpotenziale.
Julian Koch, Carolin Vollenberg, Benjamin Matthies, André Coners
Kapitel 14. Low-Code versus Pro-Code
Eine Einführung in die RPA-Programmierung für die Automatisierung von Prozessen in SAP und Excel
Zusammenfassung
Low-Code ist ein allgegenwärtiges Schlagwort im Kontext von Robotic Process Automation (RPA). Dabei handelt es sich um eine vereinfachte Entwicklung von Software zum Beispiel mit grafischen Modellierungswerkzeugen, um eine aufwendige Programmierung mit textbasierten Programmiersprachen zu vermeiden. Der Low-Code-Ansatz ist ein wesentliches Verkaufsargument der RPA-Anbieter: Der Entfall intensiver Programmierung spart Zeit und eröffnet Möglichkeiten der Software-Entwicklung für neue Nutzergruppen, die keine tiefen Programmierkenntnisse haben. Der Low-Code-Ansatz hat die Verbreitung von RPA-Software zur Prozessautomatisierung stark gefördert. Dieser Beitrag erörtert zum einen die Unterschiede zwischen Low-Code und Scripting bzw. Pro-Code, zum anderen die Relevanz dieser Unterscheidung für die Entwicklung von RPA-Lösungen. Insbesondere wird beleuchtet, wie Pro-Code die Entwicklung von Software-Robotern unterstützen kann, selbst wenn keine vorherige Programmiererfahrung beim Nutzer vorliegt. Dieser Beitrag verdeutlicht dies am Beispiel des Zusammenwirkens der RPA-Lösungen Blue Prism und Microsoft Power Automate mit SAP und Microsoft Excel.
Sjaak Schonewille
Kapitel 15. Erfolgreiches Change Management bei der Einführung der mittels RPA-Technologie automatisierten Prozesse
Zusammenfassung
Die Relevanz der Automatisierung der internen Prozesse hat in den letzten Jahren insbesondere für mittelständische und große Unternehmen zugenommen. Eine der möglichen Technologien zur Automatisierung ist dabei Robotic Prozess Automation (RPA). Automatisierung bedeutet nicht nur eine technologische Veränderung in den Prozessen, sondern auch eine Umstellung für die betroffenen Mitarbeiter, deren Aufgaben sich teilweise reduzieren und sich mitunter um weitere Verantwortlichkeiten und Prozesse erweitern. Ein erfolgreicher Change-Management-Prozess berücksichtigt somit nicht nur eine Veränderung aus der technologischen Sicht, sondern primär die Veränderung für Mitarbeiter, die auf diese Reise „mitgenommen“ und dabei „begleitet“ werden sollen. Im folgenden Kapitel wird ein dreiphasiges Change-Management-Modell präsentiert, in dem der Veränderungsprozess in einzelne technische, aber vor allem mitarbeiterbezogene Schritte unterteilt wird, die die Voraussetzung für eine erfolgreiche und langfristig wirksame Veränderung darstellen.
Maria Grigoreva
Kapitel 16. Robotic Process Automation in der betriebswirtschaftlichen Hochschullehre: Ein Erfahrungsbericht
Zusammenfassung
Der digitale Fortschritt verändert die Welt rasant. Curriculare Inhalte und didaktische Methoden der Hochschullehre müssen den schnellen technologischen Wandel und die damit einhergehenden Anforderungen an den Arbeitsmarkt berücksichtigen. „Erfolg besteht darin, dass man genau die Fähigkeiten hat, die im Moment gefragt sind.“ Dieses Henry Ford zugeschriebene Zitat birgt insbesondere für die Hochschullehre ein Spannungsfeld: Es gilt nicht nur die aktuellen Anforderungen, sondern vor allem die zukünftigen Kompetenzprofile der digitalen Arbeitswelt abzudecken und Absolvierende auf einen Prozess fortlaufender Veränderung vorzubereiten. Die Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) ist ein relevantes Kompetenzfeld auf dem Arbeitsmarkt, in dem gerade viele Veränderungen stattfinden und dessen Bedeutung weiter zunehmen wird. Dieser Beitrag berichtet über didaktische Methoden zur Vermittlung von RPA-Kompetenzen in der betriebswirtschaftlichen Hochschullehre. Anhand der Dokumentation und Reflexion eigener Erfahrungen in der Lehre im Masterstudiengang Logistik der Münster School of Business an der FH Münster werden verschiedene Lehr-Lern-Formate beschrieben und kritisch in Bezug auf ihre Potenziale für die Kompetenzentwicklung sowie Erfahrungen in der Durchführung reflektiert.
Carsten Feldmann, Jonas Lilienthal

Run

Frontmatter
Kapitel 17. RPA im operativen Einsatz der Logistik – Fallbeispiele in der Standortlogistik eines Lackherstellers
Zusammenfassung
Zahlreiche Publikationen stellen die wirtschaftlichen Potenziale der Prozessautomatisierung Robotic Process Automation (RPA) dar. Dieser Beitrag erläutert die Ursache-Wirkungszusammenhänge zwischen dem RPA-Einsatz und wirtschaftlichem Nutzen anhand von drei Fallstudien in den Logistikprozessen eines führenden Unternehmens der Beschichtungs- und Lackindustrie. Die Fallstudien beschreiben die Ausgangssituation, wesentliche Merkmale der RPA-Lösung sowie daraus resultierende wirtschaftliche Potenziale. Im betrachteten Unternehmen hat RPA vor allem die Effizienz und Qualität der administrativen Prozesse gesteigert. RPA eignet sich nicht nur für die Übernahme manueller Aktivitäten wie etwa Dateneingaben in Anwendungssysteme, sondern ebenso für den Datentransfer zwischen zwei Anwendungssystemen als effiziente Alternative zu einer konventionellen, aufwändig programmierten Schnittstelle.
Victor Kaupe
Kapitel 18. Robotic Process Automation im Einkauf
Zusammenfassung
Für die Optimierung von Beschaffungsprozessen bietet Robotic Process Automation (RPA) vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. RPA bedeutet, dass Software-Roboter manuelle Tätigkeiten und somit die Rollen und Aufgaben von Personen übernehmen, indem sie deren Verhalten beim Nutzen von Anwendungssystemen nachahmen. Für RPA geeignete Prozesse finden sehr häufig standardisiert auf der Basis digital vorliegender und strukturierter Daten statt. Das gilt insbesondere für operative und ansatzweise auch für strategische Beschaffungsprozesse.
In diesem Beitrag werden die folgenden Varianten von RPA in der Beschaffung unterschieden: Guided buying, Voice-Bots, Chat-Bots, RPA-Bots, Verhandlungs-Bots und Intelligent Process Automation (IPA). Es wird aufgezeigt, inwieweit diese für strategische und operative Beschaffungsprozesse eingesetzt werden können. Bei strategischen Prozessen spielt IPA, worunter die Verbindung von RPA mit Künstlicher Intelligenz (KI) zu verstehen ist, eine große Rolle. Im operativen Bereich kommen eher klassische RPA-Anwendungen zum Einsatz. Weiterhin behandelt der Beitrag Nutzenpotenziale und Risiken von RPA und gibt Hinweise für eine erfolgreiche Implementierung.
Wolfgang Buchholz, Vincent Delke
Kapitel 19. RPA als Werkzeug in Migrationsprojekten
Synergien zur Testautomatisierung und Fallstudien aus der Praxis
Zusammenfassung
Bei der Migration betrieblicher Anwendungssysteme handelt es sich um komplexe Projekte, die in vielen Unternehmen früher oder später anstehen. Es müssen nicht nur technische, sondern auch ökonomische, organisatorische und personelle Herausforderungen gelöst werden. Die Durchführung solch multidimensionaler Projekte erfordert individuelle Strategien und eine zuverlässige Qualitätssicherung. Robotic Process Automation (RPA) kann ein Baustein in der Strategie von Migrationsprojekten sein, indem RPA in der aktiven Datenmigration oder der Qualitätssicherung eingesetzt wird. In der aktiven Datenmigration kann RPA in bestimmten Konstellationen eine Alternative zur Extraktion von Daten im Quellsystem sowie der Erfassung von Daten im Zielsystem sein. Beim Einsatz von RPA zur Qualitätssicherung wird die Schnittmenge zur Testautomatisierung sichtbar und Synergiepotenziale mit Testautomatisierung aufgezeigt. Beide Einsatzmöglichkeiten werden anhand von zwei Fallstudien verdeutlicht.
Hannes Thomsen, Bastian Engelking
Kapitel 20. Automatisierung dialoggeführter Prozesse mit Chatbots
Zusammenfassung
Der Begriff Chatbot setzt sich aus den beiden englischen Wörtern Chat (dt. plaudern) und Bot (Kurzform für Robot) zusammen. Es handelt sich hierbei um ein Software-System, welches mit einem menschlichen Benutzer in einen Dialog treten und gewisse Aufgaben automatisch erledigen kann. Der menschliche Benutzer steuert das System mittels natürlicher Sprache (geschrieben oder gesprochen) an. Der Chatbot ist in der Lage einen Dialog zu führen und liefert die gewünschten Informationen ebenfalls in natürlicher Sprache. Chatbots haben sich deutlich weiterentwickelt und versprechen einen Nutzen zur Steigerung von Umsätzen bzw. zur Verbesserung der Effizienz. In Unternehmen werden Chatbots in Prozessen mit hohen Dialoganteilen zum Beispiel mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Bewerbern o. ä. eingesetzt. Die Dialoge sollen hierfür einfach, gleichförmig und häufig wiederkehrend sein. Dieser Beitrag bietet einen herstellerneutralen Überblick zum Einsatz von Chatbots und beleuchtet auch kritische Aspekte.
Clemens Wernsmann
Kapitel 21. Aufbau eines RPA Center of Excellence bei der Rhenus Office Systems: Erfahrungen und Empfehlungen
Zusammenfassung
Der Aufbau eines Center of Excellence für Robotic Process Automation (RPA) verläuft nicht immer geradlinig: Geprägt von den unterschiedlichsten Ereignissen hat auch die Rhenus Office Systems ihre ganz eigenen Erfahrungen gesammelt, als sie sich in die damals noch neuartige Technologie stürzte und sich entschied, das Produkt sowohl für interne als auch externe Kunden in ihr Leistungsportfolio mit aufzunehmen. Dieses Kapitel fasst die wesentlichen Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und Lessons Learned beim Aufbau eines RPA Center of Excellence zusammen. Hieraus werden Handlungsempfehlungen abgeleitet, die Praktiker bei der Planung und Implementierung eines Center of Excellence sowie bei der Einführung von RPA-Lösungen unterstützen.
Marie-Louise Heidbrink
Kapitel 22. Robotic Process Automation – Eine Herausforderung für IT-Governance
Zusammenfassung
Mithilfe von Robotic Process Automation können ohne größere Programmierkenntnisse Geschäftsprozesse automatisiert werden. Robotic Process Automation kann deshalb auch von Fachabteilungen zur selbstständigen Steigerung der Effizienz in den eigenen Prozessen eingesetzt werden. Dies stellt jedoch die Gesamtorganisation aus einer IT-Governance-Perspektive vor Herausforderungen. So kann ein koordinierter Einsatz von IT zu Sicherheits-, Datenschutz- oder Compliance-Problemen führen. In diesem Kapitel werden verschiedene Ansätze zur IT-Governance im Allgemeinen und zur Governance von Robotic Process Automation im Besonderen vorgestellt und vergleichend diskutiert. Ein möglicher Ausweg aus dem Dilemma ist der Mittelweg einer hybriden Governance. Diese wird im Robotic Process Automation-Kontext häufig durch ein Center of Excellence implementiert. Das Kapitel stellt das Center of Excellence im Detail vor und bietet Entscheidungsträgern Hintergrundwissen zur typischen Entwicklung von Robotic Process Automation-Governance in Organisationen.
Ralf Plattfaut
Kapitel 23. Die „Evolution“ der Prozessautomatisierung
Zusammenfassung
Dieser Beitrag beschreibt die „Evolution der Prozessautomatisierung“ aus der Sicht eines Unternehmens: Wie erfolgt typischerweise der Start? Wie entwickelt sich das Thema Automatisierung typischerweise über die Zeit weiter? Der Autor hat seine Erfahrungen aus rund fünf Jahren im RPA-Kontext zusammengefasst und beschreibt den typischen Verlauf von RPA-Projekten. Robotic Process Automation (RPA) eignet sich hervorragend für den Start der „Automatisierungsreise“, da mit dieser Technologie in kurzer Zeit mit überschaubarem Aufwand ein hoher Nutzen generiert werden kann.
Im Zeitverlauf kann RPA aus technischen oder inhaltlichen Gründen an Grenzen stoßen. In diesen Fällen können die Automatisierungsstrecken eines Prozesses durch die Hinzunahme weiterer Technologien erweitert werden. Der Begriff Automatisierungsstrecke bezeichnet den Umfang der zu automatisierenden Aktivitäten eines Prozesses. Ein gängiges Beispiel ist das digitale Auslesen der Daten von Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine. Aus Sicht von RPA stellen diese Dokumente unstrukturierten Input dar. In diesen Fällen kommt beispielsweise intelligent Optical Character Recognition (OCR) bzw. Document Understanding zum Einsatz.
Im weiteren Verlauf der „Evolution“ nimmt der Grad der Kollaboration zwischen Menschen und Robots zu. Zum aktuellen Zeitpunkt ergeben sich weitere spannende Szenarien, in denen Synergien in (virtuellen) Netzwerken mit gleichen Prozessen und/oder Systemen stattfinden. Der vorliegende Artikel beschreibt die einzelnen Phasen samt Beispielen und gibt zum Abschluss einen Ausblick in Zukunft.
Ingmar Helmers
Backmatter
Metadata
Title
Praxishandbuch Robotic Process Automation (RPA)
Editor
Carsten Feldmann
Copyright Year
2022
Electronic ISBN
978-3-658-38379-4
Print ISBN
978-3-658-38378-7
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-658-38379-4

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