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2017 | OriginalPaper | Chapter
8. Praxisorientiertes Workflowmanagement im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Authors : Fabian Ludacka, Herbert Fischer
Published in: Geschäftsprozesse
Publisher: Springer Fachmedien Wiesbaden
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Zusammenfassung
Die Praxis zeigt, dass Prozesse in vielen Unternehmen mit E-Mails, MS Office und mit Papierformularen gelebt werden. Die modellierten Prozesse, die als Unternehmensstandard definiert wurden, geraten dabei in den Hintergrund. Wie kann ein Unternehmen also Prozesstreue und Nachverfolgbarkeit sicherstellen?
Die Modellierung der Prozesse und das Erstellen von prozessbegleitenden Formularen müssen so einfach sein, dass der Fachbereich seine Prozesse selbst verwalten kann. Eine übergeordnete Instanz, wie zum Beispiel das Qualitätsmanagement des Unternehmens, ist nicht agil genug, um der Dynamik der Prozesse gerecht zu werden. Eben aber diese Flexibilität sämtliche Änderungen sofort und selbst umsetzen zu können ist der Schlüssel zu einem gelebten Prozessmanagement.
Allerdings ist das reine Design der Prozesse nicht ausreichend. Solange diese nur im Intranet oder einem Handbuch schlummern, ist eine Auskunft zu einzelnen Vorgängen oder Kennzahlen nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich.
Wenn die Prozesse aber im Sinne des Human Workflowmanagement ausführbar gemacht werden, ist die Einhaltung der Standards garantiert.
Die Digitalisierung der Prozesse ermöglicht darüber hinaus eine unternehmensinterne Informationslogistik. Konkret bedeutet das, dass E-Mails nur an diejenigen verteilt werden, die wirklich betroffen sind und dass Informationen prozessorientiert bereitgestellt werden. Nachverfolgbarkeit und Monitoring von Prozesskennzahlen sind dabei Nebenprodukte, die im Workflowmanagement als selbstverständlich erachtet werden.
Dieser Beitrag stellt das Fünf-Phasen Modell zum agilen Workflow vor. Dabei handelt es sich um ein Vorgehensmodell, dem ein agiler Verbesserungsprozess zugrunde liegt. Dabei werden die Phasen „Strategie“, „Modellierung & Konfiguration (Design)“, „Ausführung (Automate)“, „Optimierung (Improve)“ und „Organisatorische Integration“ im Detail betrachtet.
