Die gesetzten Projektziele können erreicht werden, wenn auch in Planung, Kontrolle und Steuerung investiert wird.
Robert Kneschke | Fotolia.com
Nicht selten liest man in den Medien, dass erneut ein Großprojekt gescheitert oder in Schieflage ist. So wird über Kostenexplosionen, nicht machbare Zeitpläne, einen kompletten Projektabbruch oder unerkannte Risiken berichtet. Bestes Beispiel ist der Bau des Flughafens Berlin-Brandenburg: Die Eröffnung des Flughafens wurde immer wieder verschoben, die Kosten sind explodiert von geplant einer Milliarde auf heute mindestens sechs Milliarden Euro. Viele Probleme beim Bau sorgten für erhebliche Verzögerungen und schlechte Presse. Die Frage, die sich dann oft stellt: Konnte man das vorher nicht absehen? Nicht nur Großprojekte sind von Fehlplanungen betroffen. Im Unternehmensalltag sind Projekte jeder Größenordnung nicht mehr wegzudenken und auch hier ist der Ablauf nicht immer ideal. Personalressourcen und Kosten werden hierdurch oftmals verschwendet. Das Controlling sollte deshalb selbstverständlich miteinbezogen werden.
Verbesserungen sind notwendig
Häufig verpassen Führungskräfte jedoch Chancen, die entscheidend zum Erfolg beitragen könnten. Die Trendstudie Projektcontrolling 2016 von Provantis IT Solutions zeigt beispielsweise, dass die Umfrageteilnehmer Zeiterfassung und -abrechnung im Projektmanagement durchaus befürworten, dies in der Praxis jedoch häufig vergessen oder manuell erfassen. Der Optimierungsbedarf scheint hoch zu sein: Nur 31 Prozent der Befragten halten keine Verbesserungen beim Projektcontrolling für notwendig. Immerhin 74 Prozent der schätzen allerdings die Leistungsfähigkeit ihres gesamten Projekt-Controllings als "eher hoch" oder "hoch" ein.
"Projekte werden für viele Unternehmungen aufgrund der Dynamik des Wirtschaftsmarktes und dem damit verbundenen Kosten- und Wettbewerbsdruck immer komplexer und riskanter", meint Springer-Autor Manfred Noé in seinem Buch "Mit Controlling zum Projekterfolg" (Seite 193). Dem Projektcontrolling kommt deshalb eine immer größere Bedeutung bei der Kontrolle und Steuerung zu. Dies erfordert jedoch ein entsprechendes Verständnis bei allen Beteiligten, denn: "Nur ein umfassendes Konzept, das alle Einflussfaktoren berücksichtigt und das Projektcontrolling als einen Partner des Projektmanagers akzeptiert, kann Verluste jeglicher Art durch Projekte verhindern", meint Noé.
Manfred Noé, Mit Controlling zum Projekterfolg (2017), Seite 60
Das Projektcontrolling selbst kann nach dem bewährten Schema des allgemeinen Problemlösungsprozesses (PDCA) vom Qualitätsexperten Deming eingeführt und integriert werden. Die vier Buchstaben PDCA beschreiben vier Phasen:
- Planen (P: Plan)
- Ausführen (D: Do)
- Überprüfen (C: Check)
- Optimieren (A: Act)
Der Nutzen rechtfertigt die Kosten
Wie dieser Zyklus auf das Projektcontrolling übertragen werden kann, stellt Noé in obenstehender Grafik dar. Nach erfolgreicher Integration kann das Controlling vielfältig unterstützen: Bei der Projektvorbereitung, der Projektdefinition, dem Planungsprozess, der Datenerfassung, der Kapazitäts- und Kostenüberwachung und vielem mehr. Unternehmen sollten deshalb diese Möglichkeit nutzen. Manch ein Manager schreckt vor den entstehenden Kosten und dem Aufwand durch das Projektcontrolling zurück. Die möglichen Verluste bei einem Projekt, das nicht wie geplant umgesetzt werden kann, sollten jedoch bestes Argument für dessen Einsatz sein.