Six Sigma ist in Zeiten der Digitalisierung unabdingbar. Die Methode zur Prozessoptimierung ermöglicht ein strategisches Vorgehen statt unsystematischer Feuerlöschaktionen, so Springer-Autorin Almut Melzer im Gespräch.
Springer Professional: Für alle, die noch die davon gehört haben: Was versteht man unter Six Sigma?
Almut Melzer: Six Sigma ist eine Methode, um Prozesse und Abläufe in Organisationen zu verbessern. Kurz gefasst: Kontinuierliche Prozessverbesserung auf höchstem Niveau. Traditionelles Projektmanagement wird verbunden mit systematischer Vorgehensweise und der Anwendung zahlreicher methodischer und statistischer Tools. So entsteht eine äußerst erfolgreiche Verbesserungsstrategie. Statt unsystematischer Feuerlöschaktionen werden wertvolle Potenziale durch tief gehendes Betrachten und Analysieren von Prozesszusammenhängen gehoben. Die Ergebnisse basieren dabei nicht auf Meinungen und Intuition, sondern vielmehr auf statistischen Analysen von Zahlen, Daten und Fakten. Gerade im Hinblick auf die im Zuge der Digitalisierung zahlreich anfallenden Daten, ist Six Sigma aus den Prozessverbesserungs-Strategien nicht mehr wegzudenken.
Wie führen Unternehmen die Methode ein?
Das hängt in erster Linie davon ab, was das Unternehmen mit der Methode erreichen möchte: Wenn einzelne Prozesse verbessert werden sollen, ist die Ausbildung geeigneter Mitarbeiter zu Green oder Black Belts ein guter Start. Soll die Methodik im gesamten Unternehmen verbreitet werden, um ein gemeinsames Mindset, eine gemeinsame Verbesserungsstrategie und eine gemeinsame Sprache zu erarbeiten, um damit unternehmensweit erfolgreicher zu werden, ist ein anderes Vorgehen erfolgsversprechender. Dann sollten die Führungskräfte etwa in einem Zwei-Tages-Training die Six-Sigma-Methode kennenlernen und deren Kraft durch praktische Anwendungsbeispiele erfahren. Danach können die späteren 'Prozessverbesserer' präziser ausgewählt und in deren Rollen als Green und Black Belt ausgebildet werden.
Welche Projekte eignen sich am besten für Six Sigma?
Am besten geeignet sind Projekte mit Bezug zu Prozessen und zugleich dringenden und wichtigen Zielstellungen. Nur wenn diese Grundvoraussetzungen gegeben sind, werden Projektleiter und Teammitglieder die notwendigen Ressourcen zur Projektdurchführung erhalten. Ob es sich bei dem Prozess um einen Produktionsprozess, einen administrativen Prozess, einen Prüfprozess oder gar um den Prozess, der innerhalb eines Produkts abläuft, ist dabei unerheblich. Positiv wirkt es sich auf den Projektverlauf aus, wenn der Prozess häufig durchlaufen wird und daher ausreichend Ergebnisse in Form von Daten geliefert werden. Damit können die statistischen und grafischen Werkzeuge besonders effektiv und effizient eingesetzt werden. Nicht geeignet sind Projekte, bei denen die Lösung des Problems schon bekannt ist. Dann kann man sich den Großteil der systematischen Datenerhebung und –analyse sparen und schlichtweg an die Umsetzung gehen.
Bei der Optimierung von Prozessen und Produkten durch Six Sigma sollen die völlige Kundenzufriedenheit und der maximale Unternehmenserfolg erreicht werden. Das hört sich nach einem unvereinbaren Widerspruch an. Wie kann dieses Ziel, Qualität und Kosten in Einklang zu bringen, erreicht werden?
Diese beiden Ziele von Six Sigma sind untrennbar miteinander verknüpft und kein Widerspruch. Zum Beispiel verursachen Reklamationen durch unzufriedene Kunden vielfältige Kosten und zusätzliche interne Nacharbeiten. Nicht selten findet man in Unternehmen Abteilungen, die sich nur mit Reklamationen befassen. Diese können als versteckte kostenintensive Unternehmensteile angesehen werden.
Können Sie das vielleicht an einem konkreten Beispiel erklären?
Die Vereinbarkeit der Ziele wird noch deutlicher, wenn man beide ins Gegenteil umkehrt: Ein Unternehmen, das keine zufriedenen Kunden hat, wird auch niemals erfolgreich sein. Der Zusammenhang zwischen Qualität und Kosten ist längst kein Geheimnis mehr. Unternehmen mit Qualitätsprozessen und –produkten haben meist keine Kostenprobleme. Reales Beispiel beim Kauf eines Laptops: In der Garantiezeit fällt der Bildschirm aus und muss ausgetauscht werden. Es entstehen Kosten für den zweiten Bildschirm, Arbeits-, Transport- und interne Abwicklungskosten. Einen Monat später fällt die Tastatur aus und es wiederholen sich die Kostenelemente nochmal. Der Kunde ist verärgert, enttäuscht und vermutlich für die Firma verloren. Ein begeisterter Kunde dagegen würde wieder kaufen und wäre möglicherweise sogar bereit einen höheren Preis zu bezahlen.
Was sind Erfolgsfaktoren für die Nutzung der Six-Sigma-Methode?
Die entscheidenden Erfolgsfaktoren sind die beteiligten Personen. Dass die Methode extrem erfolgreich ist, wurde längst bewiesen. Die Stakeholder, im Wesentlichen die beteiligten Führungspersonen, sind ausschlaggebend. Damit die Methode erfolgreich genutzt werden kann, ist ein von der Six-Sigma-Methode überzeugtes Management notwendig. Dieses sollte die Methode einfordern, die Verbreitung fördern und im Idealfall selbst Anwender sein. Zudem braucht es gut ausgebildete Projektleiter. Die Beherrschung des Six-Sigma-Methodenwissens und eine gute Sozialkompetenz sind als Voraussetzung für deren Einsatz nötig. In der Startphase von Six Sigma in Unternehmen ist es empfehlenswert, die Projektleiter durch externes Coaching zu unterstützen. Die Kosten dafür werden normalerweise durch schnelle Projekterfolge mehr als kompensiert. Außerdem sind ausreichend informierte Mitarbeiter unabadingbar: Alle Beteiligten sollten den Nutzen und die Grundlagen von Six Sigma kennen, damit keine Furcht vor der neuen Strategie auftritt.
Was sind Hürden?
Wichtig ist, dass nicht ein überzogener und übertriebener Aufstand um die Methode gemacht wird. Zu viel "Tam-Tam" und das "Trommeln" mit nicht gebräuchlichen Schlagwörtern erschreckt häufig die Beteiligten. Wenn verstanden ist, dass Six Sigma eine Vorgehensweise ist, um Aufgaben strukturiert, erfolgreich und nachhaltig zu bearbeiten, reicht das für das Projektumfeld normalerweise.
