Projektplanung und Projektcontrolling

Die Tätigkeit der Projektplanung bezieht sich auf die Projektparameter wobei diese Parameter durch das Projektziel²) bestimmt werden. Besteht beispielsweise das Ziel eines Projektes darin, eine betriebsfertige Fabrikanlage zu bauen, so

Für die erfolgreiche Durchführung eines Projektes ist eine sorgfältige Planung unerläßliche Voraussetzung.

Auch der Überwachung und Steuerung von Projekten liegt eine systematische Vorgehensweise zugrunde, Bild 51. Ausgehend von den Planungsunterlagen werden im Rahmen des Projektcontrollings Ablauf, Termine, Kapazität und Kosten des Projektes überwacht und die sich aus der Projektdurchführung ergebenden Ist-Werte mit den Plan-Werten verglichen. Ergebnisse sind entsprechende Diagramme und Trend-Analysen. Sie zeigen deutlich bereits aufgetretene und/oder zu erwartende Abweichungen auf, die hinsichtlich ihrer Ursachen und Auswirkungen auf den weiteren Projektablauf analysiert werden müssen. Hiervon ausgehend werden Maßnahmen erarbeitet, die aufgetretene Abweichungen mindern bzw. kompensieren und schwerwiegende Abweichungen vermeiden sollen. Die Entscheidungsbefugnis über die Realisierung solcher Maßnahmen, mit denen steuernd in das Projektgeschehen eingegriffen wird, liegt bei der Projektleitung. Sie veranlaßt die von ihr für notwendig oder zweckmäßig erachteten Maßnahmen durch die jeweils zuständigen Stellen.

Um komplexe Aufträge erfolgreich zu koordinieren und abwickeln zu können, ist ein informatorisches Bindeglied zwischen den am Projekt beteiligten Stellen notwendig. Die Güte der Projektlösung und der damit zusammenhängenden Tätigkeiten hängt wesentlich davon ab, inwieweit die am Projekt beteiligten Stellen alle Projektinformationen vollständig geordnet und aktuell im raschen Zugriff haben.

Sowohl die mündlichen als auch die schriftlichen Informationen sind formlose Informationen, weil sie — abgesehen von gelegentlich verwendeten Formblättern für Aktenvermerke — keinen formalen Regeln unterliegen.

Bis vor wenigen Jahren wurden Berechnungen, z. B. von Netzplänen oder Kostenplänen, fast ausschließlich von EDV-Großrechnern vorgenommen, die in der Lage waren, entsprechende EDV-Programme zu verarbeiten. Seitdem Personal-Computer (PC) mit entsprechender Software verfügbar sind, werden diese auch für Aufgaben der Projektplanung und des Projektcontrollings eingesetzt.

In unserem Wirtschaftssystem stellt sich bei jedem Handeln die Frage nach dessen Wirtschaftlichkeit. So wird auch an die Projektplanung die Frage gerichtet, ob ihr Einsatz wirtschaftlich ist. Um eine Antwort hierauf geben zu können, muß man Kosten und Nutzen untersuchen und quantifizieren.

Die meistens sehr anspruchsvollen Zielvorgaben für Projekte verlangen eine gründliche Projektplanung und ein effektives Projektcontrolling. Wenn man den Trend zu berücksichtigt, muß man entsprechend gründlich planen, steuern und informieren. Hierfür stehen heute qualifizierte Methoden zur Verfügung. Es kommt darauf an, sie an den jeweiligen Projekttyp anzupassen und dementsprechend anzuwenden.