5. Prozesserhebung

In den letzten beiden Kapiteln haben wir uns mit der Frage beschäftigt, wie man Prozessmodelle erstellt. Dabei sind wir meist von der Annahme ausgegangen, dass es eine textbasierte Beschreibung des Prozesses gibt. In der Praxis ist das aber nur selten der Fall, zumindest wenn ein Prozessmodell zum allerersten Mal erstellt wird. Es gibt verschiedene Methoden, um Prozessmodelle mithilfe von Informationen zu erstellen, die wir über Geschäftsprozesse innerhalb der Organisation erheben. Beispielsweise können wir Interviews mit Prozessbeteiligten oder Beobachtungen ihrer Arbeitsweise durchführen. Ebenso ist es wichtig, dass ein Prozessmodell nicht nur syntaktischen Regeln folgt, sondern auch den tatsächlichen Abläufen entspricht, die es darstellen soll. Daher müssen wir die genauen Vorgänge innerhalb eines Geschäftsprozesses kennen und darüber hinaus die Fähigkeit haben, den Geschäftsprozess in einem aussagekräftigen BPMN-Modell darzustellen. Diese beiden Fähigkeiten sind selten in ein und derselben Person vorhanden. Daher sind oft verschiedene Interessengruppen mit unterschiedlichen und komplementären Fähigkeiten an der Erstellung von Prozessmodellen beteiligt. In diesem Kapitel wenden wir uns zunächst den Herausforderungen zu, mit denen relevante Interessengruppen bei der Erstellung eines Prozessmodells konfrontiert sind. Anschließend stellen wir Methoden vor, mit denen wir in so einem Kontext effektiv kommunizieren und Informationen einholen können. Aufbauend auf diesen Überlegungen beschreiben wir Schritt für Schritt, wie ein Prozessmodell erstellt wird und welche Qualitätskriterien überprüft werden müssen, bevor das Modell als verbindliche Darstellung eines bestimmten Geschäftsprozesses gelten kann.