Elektronische Rechnungen werden bald zum Standard und sollen Abläufe vereinfachen.
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Die Bundesregierung hat im September die Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung beschlossen. Damit sollen private Unternehmen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung in Zukunft weit überwiegend elektronisch stellen können. Auf diese Weise gehen auch Behörden einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung.
Eine Entwicklung, die längst überfällig war. In seinem Beitrag "Elektronische Rechnung erfolgreich einführen" in der Zeitschrift Innovative Verwaltung vertritt Dr. Donovan Pfaff die Auffassung (Seite 10), dass Deutschland "im europäischen Vergleich beim Thema Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung noch Nachholbedarf" hat. Nun soll sich das im Hinblick auf die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ändern.
Unternehmen müssen sich zur Rechnungsstellung registrieren
E-Rechnungen sollen künftig über ein webbasiertes Rechnungsportal des Bundes in dem einheitlichen Format XRechnung digital hochgeladen und an den Empfänger gesendet werden können. Die Bundesregierung schätzt, dass auf diese Weise Kosten und Aufwand für private Rechnungssteller (wie Unternehmen) erheblich reduziert werden können. Laut dem Bundesministerium des Inneren (BMI) soll damit eine jährliche Einsparung von insgesamt bis zu elf Millionen Euro erzielt werden. Sehr praktisch sei die E-Rechnung vor allem auch für Rechnungssteller aus dem Ausland, da der Versand einfach und schnell sei. Zudem seien digitale Rechnungen statt Papierrechnungen umweltschonender.
Fehlerhafte Dokumente werden abgelehnt
Doch wie erfolgt die elektronische Rechnungsstellung nach der neuen Verordnung? Bei der Rechnungsausstellung muss der Datenaustauschstandard XRechnung, der im Bundesanzeiger bekannt gegeben wurde, verwendet werden. Um die Rechnung übermitteln zu können, müssen Unternehmen sich dann auf dem Verwaltungsportal des Bundes registrieren. Interessant ist, dass laut der Verordnung (§ 4) bei der Übermittlung der E-Rechnung bereits eine automatisierte Fehlerprüfung durchgeführt wird. Wenn Fehler festgestellt werden, wird die Rechnung automatisch abgelehnt. Der Rechnungssteller wird über die Ablehnung informiert.
Die E-Rechnungen müssen zudem auch den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügen. Diese beschreibt Springer-Autorin Karin Nickenig in ihrem Buchkapitel "Umsatzsteuer allgemein" (Seite 7) ausführlich. Neben diesen Pflichtangaben verlangt die Verordnung jedoch auch noch folgende Angaben:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Erste Anwendung ab Ende November 2018
Für die vielen Unternehmen, die öffentliche Aufträge übernommen haben und Rechnungen an Behörden stellen müssen, ist diese Entwicklung begrüßenswert. Wichtig ist jedoch, dass die betroffenen Unternehmen sich rechtzeitig mit der Registrierung bei dem Rechnungsportal auseinandersetzen und darauf achten, dass ihre Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten. Denn die E-Rechnungsverordnung tritt am 27. November 2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Für alle übrigen Bundesstellen gibt es noch etwas mehr Zeit. Hier gelten die Regelungen ab dem 27. November 2019. Wichtig ist: Unternehmen, die öffentliche Aufträge übernehmen, sind ab 27. November 2020 zur E-Rechnung verpflichtet.