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13-11-2018 | Rechnungswesen | Infografik | Article

Bei digitalen Rechnungen hängen die Kommunen hinterher

Author:
Angelika Breinich-Schilly
2 min reading time

In vielen Unternehmen ist die E-Rechnung längst gelebte Praxis. Kommunen tun sich dagegen zum Teil noch schwer mit der Umsetzung, obwohl die Zeit drängt. Das zeigt eine aktuelle Umfrage. 

Eine aktuelle Studie des Instituts Ibi Research an der Universität Regensburg im Auftrag von Girosolution, ein Unternehmen der Sparkassen-Gruppe, und Giropay zeigt: Rund vier von zehn der befragten Kommunen sind noch nicht bereit für die E-Rechnung. 28 Prozent haben aktuell noch nicht mit der Umsetzung begonnen. Dabei naht das Ende der Umsetzungsfrist: Ab dem 18. April 2020 sind bundesweit alle Kommunen verpflichtet, Rechnungen vollständig digital zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Um die mitunter recht aufwändige Einführung und Prozessumstellung rechtzeitig zu bewältigen, sollten sich Kommunen deshalb zeitnah mit diesem Thema beschäftigen.

Status quo der digitalen Umstellung

Rund 43 Prozent der befragten Kommunen haben mit der Umsetzung begonnen und erwarten, sie bis zum Fristablauf abgeschlossen zu haben. Positiv ist, dass fast jede fünfte Kommune heute schon in der Lage ist, Rechnungen elektronisch zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Allerdings drucken 68 Prozent der Empfänger digitale Rechnungen nach Erhalt aus und bearbeiten diese manuell weiter. Ein ebenso hoher Anteil gibt die Daten aus einer elektronischen Rechnung manuell in das behördeneigene IT-System ein. 

Ibi Research eGovernment 2018

"Wenngleich bei fast 40 Prozent der Kommunen noch dringender Handlungsbedarf besteht, ist es doch positiv zu sehen, dass ein etwas größerer Anteil sich bereits auf einem guten Weg zum digitalen Rechnungsprozess befindet", erklärt Markus Hild, Geschäftsführer von Girosolution. "Überraschend jedoch ist, wie viel Potenzial zur Zeit- und Kosteneinsparung durch den Medienbruch, bereits digital vorliegende Rechnungen wieder in einen papierbasierten Prozess zu überführen, auf der Strecke bleibt."

Mit E-Rechnung Zeit sparen

So gaben die Befragten an, für die rein papierbasierte Bearbeitung des gesamten Rechnungsprozesses im Durchschnitt 21 Stunden aufzuwenden. Werden die Rechnung statt in Papierform digital erstellt, dauert die Bearbeitung nur knapp 13 Stunden. Wird der ganze Vorgang vollständig digital erledigt, reduziert sich der Zeitaufwand auf lediglich neun Stunden. Mit einer steigenden Anzahl an Eingangsrechnungen pro Jahr bietet die Digitalisierung des Gesamtprozesses durch die Zeiteinsparung daher enormes Potenzial, sowohl was die eingesetzten Ressourcen als auch die Kosten betrifft. 

Zu den größten zu erwartenden Hürden bei der Einführung der E-Rechnung gehören: 
  • die Anpassung der Prozessabläufe (70 Prozent), 
  • die Schaffung der Akzeptanz innerhalb der Organisation (69 Prozent), 
  • die technische Umsetzung der bestehenden Abläufe (48 Prozent)
  • sowie die Integration der E-Rechnung in die IT (48 Prozent). 





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