In vielen kleinen Unternehmen und Betrieben zahlen die Kunden trotz Corona noch immer vorwiegend mit Bargeld. Doch formelle oder sachliche Fehler bei der Kassenführung können zu hohen Steuernachforderungen führen, wie ein Urteil zeigt.
Das Kassenbuch muss insbesondere bei Bareinnahmen tadellos geführt werden. Schon formelle Fehler werten Richter als Indiz für sachliche Unrichtigkeit.
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Noch immer füllt in vielen kleinen Bäckereien, Kiosken oder Werkstätten vorwiegend Bargeld die Kassen. Das verlangt von den Inhabern aber besondere Vorsicht. Denn Prüfer des Finanzamts sind hier besonders streng: "Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen bei der Kassenbuchführung Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften eingehalten werden. Dies gilt vor allem für die Ordnungsmäßigkeit und damit die Beweiskraft der Buchführung", raten die Steuerexperten der FRTG Group.
Steuerschätzungen können die Existenz bedrohen
Wer hier patzt, muss mit empfindlichen Nachzahlungen rechnen. Solche Risiken sollten Unternehmen in den aktuell wirtschaftlich schwierigen Zeiten auf jeden Fall vermeiden. Dass eine Steuerschätzung sogar zu einer Existenzbedrohung wird, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster (Az: 4 K 541/16 E,G,U,F) vom Dezember 2019.
Der Kläger, der ehemalige Betreiber einer Sushi-Bar, wollte gegen die zu seinem Nachteil erfolgte Steuerschätzung, die im Rahmen einer Außenprüfung erfolgt war, vorgehen. Das Finanzamt hatte gravierende Mängel in der Kassenführung und trotz einer zwischenzeitlichen Korrektur hohe Summen festgelegt, die der Kläger nachzuzahlen hatte.
Außenprüfer stellt Aufzeichnungsmängel fest
Der Außenprüfer gelangte zu dem Ergebnis, dass die vom Kläger eingesetzte Kasse Aufzeichnungsmängel aufweisen würde, weil die erfassten Tageseinnahmen täglich gelöscht würden, der Kläger bis auf das Benutzerhandbuch weder Organisationsunterlagen noch die Verfahrensdokumentation zur elektronischen Registrierkasse habe vorlegen können und die Finanzwege nicht getrennt aufgezeichnet würden - also bar und unbar vereinnahmte Einnahmen jeweils nicht gesondert festgehalten würden", heißt es im Urteil.
Die Richter hielten im vorliegenden Fall die Schätzungsbefugnis des Finanzamtes und auch die Höhe der Nachzahlung für gerechtfertigt. Die Buchführung des Restaurantbetreibers habe einer Besteuerung nach der hier anzuwendenden Vorschrift des § 158 Abgabenordnung (AO) nicht zugrunde gelegt werden können. Allerdings habe nur eine formell ordnungsmäßige Buchführung die Vermutung der sachlichen Richtigkeit für sich, meinten die Richter.
Formelle Buchführungsmängel geben Anlass für Zweifel
"Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO)", führten das Finanzgericht in seiner Urteilsbegründung aus. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein Buchsachverständiger jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen. "Formelle Buchführungsmängel berechtigen insoweit zur Schätzung, als sie Anlass geben, die sachliche Richtigkeit des Buchführungsergebnisses anzuzweifeln. Jedenfalls dann, wenn - wie hier - vorwiegend Bargeschäfte getätigt werden, können Mängel der Kassenführung der gesamten Buchführung die Ordnungsmäßigkeit nehmen."
Steuerliche Sicherheit gewinnen Unternehmen und Betriebe also vor allem dann, wenn Barzahlungen vermieden werden. "Dadurch schränken sie Risiken, die sich generell aus praktisch jeder Bargeldkasse ergeben, erheblich ein", raten die FRTG Group-Experten. Zudem sollten Verantwortliche immer die Kassensicherungsverordnung und auch das Geldwäschegesetz (GwG) im Blick behalten.