Wenn die ersten Restaurants wieder öffnen und die Wirtschaft langsam anläuft, wird auch so manches Geschäftsessen nachgeholt. Wer die Besprechungen in lockerer Atmosphäre steuerlich geltend macht, muss jedoch einiges beachten.
Wer bei den Angaben zu Geschäftsessen schludert, dem drohen bei der nächsten Betriebsprüfung saftige Steuernachzahlungen samt Zinsen.
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Hervorragende Produkte und Dienstleistungen sind noch kein Garant für gute Geschäfte. Das Zünglein an der Waage ist bei Vertragsabschlüssen in vielen Fällen der Faktor Mensch. Businesspartner schätzen für gewöhnlich vertrauensvolle Geschäftskontakte, bei denen die Chemie stimmt. Ein über alle Branchen hinweg beliebtes Mittel zur Kontaktpflege ist das Geschäftsessen. Hier lässt sich in angenehmer Umgebung über Geschäftliches reden und das Gegenüber näher kennenlernen. Doch bei alledem sollte der Fiskus nicht aus dem Blick geraten. Gastgeber sollten beim Thema Geschäftsessen die steuerlichen Vorgaben genau kennen und einhalten. Ansonsten werden womöglich bei der nächsten Betriebsprüfung saftige Steuernachzahlungen samt Zinsen fällig.
Wer es richtig anstellt, bekommt das Geschäftsessen vom Fiskus gesponsert. Stimmen die Voraussetzungen, können Firmen die Kosten zu 70 Prozent als Betriebsausgabe geltend machen. Dazu müssen Gastgeber jedoch den Nachweis erbringen, dass die Bewirtung einen geschäftlichen Anlass hatte. Erfolgt das Essen in einer Gaststätte, genügt eine Gaststättenrechnung, die Angaben zum Anlass des Treffens und zu den Teilnehmern enthält.
Auf die passende Beschreibung kommt es an
Doch Vorsicht: Als Anlass reicht Finanzbeamten häufig die Formulierung "Geschäftsessen" nicht aus. Gastgeber sollten besser eine genauere Beschreibung wie etwa "Neukundengespräch" oder "Vertragsverhandlungen zu Lieferbedingungen" wählen. Wichtig ist ebenso, dass Name und Anschrift des bewirteten Unternehmers aufgeführt sind. Findet das Essen nicht in einem Restaurant, sondern etwa in den Geschäftsräumen statt, verlangt der Fiskus weitere schriftliche Angaben: Neben dem Anlass und den Teilnehmern müssen der Ort, Tag und die Höhe der Aufwendungen angegeben werden. Die Kosten sind durch entsprechende Rechnungen zu belegen.
Mit der geschäftlichen Veranlassung allein gibt sich der Fiskus nicht zufrieden. Die Kosten für ein Geschäftsessen müssen darüber hinaus auch angemessen sein. Jedoch gibt es keine allgemein gültige Obergrenze für die Bewertung der Angemessenheit. Finanzbeamte prüfen sie in jeden Einzelfall und beziehen dabei unter anderem die Unternehmensgröße und die Umsatzhöhe in ihre Erwägungen ein. In der Regel werden Rechnungsbeträge von bis zu 100 Euro pro Geschäftsessen und bewirteter Person von Finanzbeamten nicht moniert. Bei den Ausgaben sollten Gastgeber übrigens nicht das Trinkgeld vergessen. Als Nachweis sollte der Wirt den Betrag auf dem Rechnungsbeleg notieren.
Auf den Vorsteuerabzug achten
Bei Geschäftsessen kommt nicht nur der Betriebsausgabenabzug in Frage. Auch die Vorsteuer ist aus Bewirtungskosten abziehbar, und zwar in voller Höhe. Bislang haben Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug oft gestrichen, wenn Gastgeber die Pflichtangaben auf Bewirtungsbelegen nicht zeitnah und vollständig dokumentiert haben.
Dieser Praxis hat das Finanzgericht Berlin-Brandenburg in einem neueren Urteil einen Riegel vorgeschoben (Az. 5 K 5119/18). Die Richter gehen davon aus, dass der Vorsteuerabzug nicht automatisch versagt werden kann, wenn den Vorgaben für Belege nicht zeitnah zur Bewirtung genüge getan wird. Das Urteil eröffnet Gastgebern die Möglichkeit, nachzubessern. Das bedeutet: Den Nachweis der geschäftlichen Veranlassung können Gastgeber auch längere Zeit nach der Bewirtung erbringen. Im vorliegenden Fall erfolgte dies immerhin erst nach vier Jahren.
Einhaltung der Formvorschriften kontrollieren
Trotzdem sollten Fach- und Führungskräfte nicht unnötig Zeit verstreichen lassen. Ist der Beleg einmal abgeheftet, kann die Ergänzung der Angaben in Vergessenheit geraten. Schon gar nicht sollten Gastgeber sich durch das Finanzgerichtsurteil dazu veranlasst sehen, alle Formvorschriften erst später zu erfüllen. Um Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen eine Kontrollinstanz einrichten, die Bewirtungsrechnungen routinemäßig auf die Vollständigkeit der Angaben überprüft. Dies kann etwa die gleiche Stelle sein, die auch für die Reisekostenabrechnungen zuständig ist.
Finanzbeamte überprüfen nicht nur die Einhaltung der Formvorschriften. Es gibt zahlreiche weitere Ansatzpunkte für eine Streichung der Abzugsfähigkeit. So wird etwa die betriebliche Veranlassung schnell angezweifelt, wenn der Bewirtungstag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. Stutzig werden Prüfer auch, wenn der Beleg ein Kinderessen beinhaltet oder die Speisen und Getränke nicht mit der Anzahl der bewirteten Personen übereinstimmt. Wurden etwa auch Ehepartner mit bewirtet, wird schnell der betriebliche Anlass bezweifelt – zumindest aber besteht die Gefahr, dass der Betriebsausgabenabzug gekürzt wird.
Essen und Getränke gelten nicht in jeden Fall als Bewirtungsaufwendungen. Kaffee, Kaltgetränke oder Kekse sind sogenannte „Aufmerksamkeiten im geringen Umfang“. Für die Kosten können Gastgeber vollumfänglich den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug geltend machen. Der Vorteil: Firmen müssen hier ausnahmsweise keine besonderen Aufzeichnungspflichten beachten.