Bei digitalen Betriebsprüfungen müssen Unternehmen dem Prüfer Zugriff auf steuerrelevante Daten gewähren.
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Die Steuerverwaltung kann dank digitaler Prüfungsmethoden weitaus mehr Daten auswerten, als jemals zuvor. Dies liegt jedoch auch am sorglosen Umgang mit sensiblen Daten von Seiten der Unternehmen.
Von der Digitalisierung profitiert auch der Fiskus. Ein Unternehmen muss nach den »Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen« (GDPdU) dem Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung den Datenzugriff ermöglichen. Ein entsprechendes BMF-Schreiben erging bereits 2011 hierzu. Doch Unternehmen sollten bei der Vorbereitung einer digitalen Betriebsprüfung Sorgfalt walten lassen.
Welche Daten müssen zugänglich gemacht werden? Laut den GDPdU: Steuerrelevante Daten. Nun stehen Unternehmen vor dem Problem: Welche Daten sind steuerrelevant? Eine konkrete Abgrenzung liefert das BMF in seinem Schreiben nicht. Hier empfiehlt es sich, den Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit ins Boot zu nehmen. Denn so beschreiben auch bereits Professor. Michael Klotz, Dr. Ingolf Sulk und Enrico Wieck in ihrem Beitrag „Sicherstellung der Compliance von Sekundärsystemen bei digitaler Betriebsprüfung“: "Bei der Vorbereitung auf eine digitale Betriebsprüfung ist, wie bei einer herkömmlichen Prüfung auch, zuerst einmal vom Unternehmen selbst – ggf. in Zusammenarbeit mit seinem Steuerberater/Wirtschaftsprüfer – eine Abgrenzung der steuerlich relevanten Daten vorzunehmen.“
Mängel beim Datenzugriff können teuer werden
Klar ist: Das Finanzamt verfügt über Analysetools, die die Auswertung von Unternehmensdaten schnell und einfach ermöglicht. Wenn Unternehmensdaten nicht sauber aufbereitet werden oder in zu großem Ausmaß zur Verfügung gestellt werden, kann dies erhebliche Konsequenzen mit sich bringen. Die steuerrelevanten Daten müssen jedoch für den Betriebsprüfer vorbereitet werden. Denn sonst können im schlimmsten Fall Steuerschätzungen drohen.
So beschreiben auch die Springer-Autoren Christoph Kromer, Reinhard Pumpler und Katharina Henschel in ihrem Buchkapitel „Tax Compliance“: Die Erfahrungen der letzten Jahre mit der zunehmend verbreiteten Anwendung der digitalen Betriebsprüfung haben gezeigt, dass Steuerpflichtige mit Mängeln beim Datenzugriff oder der elektronischen Aufbewahrung von Daten ein höheres Risiko haben, unerwartete Steuernachzahlungen bzw. in Einzelfällen sogar Steuerschätzungen zu realisieren. Mit Blick auf das Ausland ist anzumerken, dass eine zunehmende Zahl von Ländern bereits aus Verstößen gegen Formvorschriften ein Recht zur Steuerschätzung ableiten.“