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11-08-2022 | Strategieentwicklung | Im Fokus | Article

Mit vielen Stellschrauben die Planungsqualität optimieren

Author: Sylvia Meier

3:30 min reading time
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Die Planung ist eine große Herausforderung in vielen Unternehmen. Noch immer sorgen langsame, manuelle Prozesse und lückenhafte oder veraltete Daten für eine schlechte Prognosequalität. Neue Kennzahlen sowie Planungs- und Reporting-Tools versprechen Abhilfe - wenn sie sinnvoll kombiniert werden.

Die Unternehmensplanung legt einen wichtigen Baustein für die Geschäftsentwicklung. Doch viele Firmen hadern noch immer mit langwierigen Prozessen, die viele Ressourcen binden und dennoch keine Gewähr für Aktualität bieten. Häufig stellt sich die Frage, ob die Planung Hand und Fuß hat oder bereits von der Realität überholt wurde. Helfen können moderne Technologien, mit denen die Abläufe agiler und die Ergebnisse verlässlicher werden, um schnell und flexibel auf neue Marktentwicklungen zu reagieren und sich so einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

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2022 | Book

Planung und Reporting im BI-gestützten Controlling

Grundlagen, Business Intelligence, Mobile BI, Big-Data-Analytics und KI

Planungs- und Reportinglösungen leiden in vielen Unternehmen immer noch unter mangelnder Datenqualität, sind unzureichend integriert und häufig zeit- und kostenintensiv. Dieses praxisorientierte Buch zeigt Schritt für Schritt, wie es anders geht. Dieses praxisorientierte Buch zeigt Schritt für Schritt, wie moderne Planungs- und Reportingsysteme im BI-gestützten Controlling mit dem Einsatz von Data-Warehouse- und Big-Data-Technologie aufgebaut und sinnvoll um KI-gestützte Features ergänzt werden können.

Controlling in Echtzeit

Johannes Pauleikhoff zeigt in seinem Beitrag "Aktuelle Lösungen für Simulation und Planung" beispielhaft anhand von fünf Softwareanbietern, wo entsprechende Lösungen eingesetzt werden und was sie leisten können. Im Fokus stehen Tools von Anaplan, Board, Prophix, Valsight und Wolters Kluwer CCH Tagetik.

Es ist schon etwas länger her, dass Microsoft Excel für Controller zumindest großer Unternehmen immer Tool der ersten Wahl war. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Software-Unternehmen, die Lösungen anbieten, um die Arbeit von Controllern zu erleichtern. Diese Lösungen haben vor allem zwei Ziele: zukünftige Entwicklungen zu simulieren und die Planung für Unternehmen einfacher und effektiver zu machen", skizziert Pauleikhoff die aktuelle Lage. 

"Alle fünf haben gemein, dass viele große Unternehmen ihre Software nutzen. Zudem bieten sie alle Tools für Simulation und Planung an." Für den Marktüberblick sind diese zu insgesamt vier Themenbereichen befragt worden:  

  1. Datenvisualisierung 
  2. Data-Science-Methoden, die bei den verschiedenen Lösungen angewendet werden können und den Nutzern erlauben, Daten tiefgehend zu analysieren und daraus Handlungsimplikationen abzuleiten
  3. Datenintegration 
  4. Neue Visionen oder Funktionen 

Planungstools erfolgreich implementieren

Jörg Ehlken hebt in seinem Beitrag "Planung und Tools auf die neue Dynamik ausrichten" fünf Faktoren für eine erfolgreiche Implementierung neuer Planungstools hervor (Seite 16):

  • Positionierung als fachliches und nicht als technisches Projekt
  • Realistische Einschätzung des Bedarfs an Change Management, Kommunikation und Qualifikation
  • Agiles Vorgehen
  • Frühzeitiges und stetiges Einbinden der Anwender
  • Vorab definierte Prioritäten und Bereitschaft zur Flexibilität

Dem Experten zufolge reicht die Einführung neuer Tools jedoch für eine zielgerichtete Ausgestaltung der Planung nicht aus. Aus seiner Sicht ist das Zusammenspiel aus Management, Controlling, interner IT und Software-Anbieter erfolgsentscheidend.

Einsatz von Forecast-Accurancy-Kennzahlen

Aber auch flexiblere Planungsprozesse können die Planungsqualität bereits verbessern. Hierfür gibt es Kennzahlen, die für mehr Transparenz sorgen. Martin Messner und Silvia Jordan stellen in ihrem Beitrag "Planungsqualität mit Kennzahlen steuern" die Ergebnisse einer Fallstudie vor. Untersucht wurden die Anwendungsmöglichkeiten von Forecast-Accuracy-Kennzahlen in der Absatzplanung und damit verbundene Herausforderungen. 

Denn Absatzzahlen wirken sich einerseits auf Produktionsmengen und Beschaffungs- sowie Logistikprozesse, andererseits auch auf Profitabilität und Liquidität aus. So können zu hohe Absatzziele zu Überproduktion oder Überinvestitionen führen, während eine zu geringe Absatzplanung Umsatzverluste aufgrund mangelnder Lieferfähigkeit nach sich ziehen kann", schreiben die beiden Autoren.

In ihrer Fallstudie wurde eine exakte Absatzplanung als zentral für eine gute operative Steuerung angesehen. Gemessen wurde die Genauigkeit dabei mit mehreren Kennzahlen, die der sogenannten MAPE-Logik folgten. "Unter MAPE versteht man den mean absolute percentage error, also die prozentuale Mengenabweichung zwischen geplanter und tatsächlich realisierter Absatzmenge, im Durchschnitt über alle Produkte. Die Forecast Accuracy ist dann der inverse Wert dieser Abweichung", erläutern Messner und Jordan.

Herausforderungen bei der Anwendung der Kennzahlen

Die Kennzahlen sind allerdings mit Vorsicht zu betrachten. So kam es im analysierten Unternehmen beispielsweise zu Produktionsengpässen. Ein Problem, das kaum aktueller sein könnte. Wenn also die Nachfrage vorhanden ist, diese aber etwa aufgrund von Lieferschwierigkeiten bei den Materialen nicht bedient werden kann, dann darf dies in die Kennzahl nicht mit in die Planung einfließen. Das Ergebnis würde sonst zu falschen Schlussfolgerungen führen.

Doch auch die Forecast-Daten selbst können problematisch sein: 

Konkret können Sales-Verantwortliche oder Distributoren eine Motivation haben, zu hohe oder zu niedrige Forecasts abzugeben. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Forecasts direkt für die Definition von Budgetzielen verwendet werden (Problem des Under-Forecastings), aber auch, wenn höhere Forecasts tendenziell zu höherer Lieferbereitschaft führen (Problem des Over-Forecastings)."

Insgesamt bergen Prognosen, wie bereits die Corona-Pandemie gezeigt hat, immer das Risiko, dass die Zukunft nicht exakt eingeschätzt werden kann. Die Kennzahlen können also durchaus Rückschlüsse zur Planungsqualität erlauben. Dennoch reichen diese laut Messner und Jordan alleine nicht aus, um die Planungsqualität zu verbessern.

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