Workflow-Management-Systeme sorgen für Transparenz in arbeitsteiligen Prozessabläufen.
Sashkin | fotolia
Bei der Steuerung arbeitsteiliger Prozesse können IT-gestützte Workflow-Systeme sehr hilfreich sein. Doch oftmals ist für deren Anwendung umfangreicher Technik-Support gefragt. Cloud-basierte Workflow-Systeme bieten hier eine praktische Alternative.
Mit Hilfe von Workflow-Management-Systemen lassen sich Geschäftsprozesse wirkungsvoll unterstützen und automatisieren. Gerade beim direkten Kundenkontakt ist ihr Einsatz sinnvoll, denn sie dokumentieren für alle Beteiligten lückenlos den aktuellen Stand eines Geschäftsvorgangs: Wann wer etwas bearbeitet, freigegeben, bestellt oder genehmigt hat und welche etwaigen Wünsche oder Beschwerden es von Kundenseite gibt. Mittlerweile existiert eine große Anzahl an Workflow-Management-Systemen auf dem Markt, doch nicht alle lassen sich einfach in die jeweilige IT-Landschaft eines Unternehmens integrieren. So müssen entsprechende Hardware-Ressourcen bereitgestellt, Software-Installationen vorgenommen und die technische Administration geregelt werden.
Einstieg ohne IT-Support möglich
Ein neues Konzept zur einfacheren Umsetzung von Workflows im Unternehmen beschreiben Dr. Gero Decker und Dr. Rainer Feldbrügge, beides Profis im Bereich Prozessmanagement und -Beratung, in ihrem Autorenbeitrag Fachmanager steuern Organisationsabläufe (fast) ohne IT-Beteiligung. Vorgestellt wird eine Business Process Management-Lösung für die Cloud. Sie stammt vom BPM-Veteran Tom Baeyens, der auch für die Entwicklung der Open Source-Projekte jBPM und Activiti verantwortlich ist. Mit Effektif.com stellt er eine Workflow-Plattform zur Verfügung, die es Fachanwendern dank Cloud-Technologie ermöglicht, ganz ohne zusätzliche IT-Unterstützung die Vorteile eines BPM-Systems unmittelbar für ihre Arbeit zu nutzen. Der Einstieg in die Workflow-Plattform lohnt sich vor allem bei Prozessen, in denen es vorrangig um die Koordination von händischen Aktivitäten mehrerer Personen geht, die häufiger verändert werden oder um solche, deren Ablauf sich leicht in Tabellenform darstellen lässt. Wird der Workflow jedoch komplexer, ist auch bei diesem cloudbasierten System eine Unterstützung durch die IT-Abteilung unumgänglich.