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15-09-2020 | Transformation | Interview | Article

"Klassische Arbeit in neuen Bürokonzepten erzeugt Frust"

Author:
Andrea Amerland
4 min reading time
Interviewee:
Dominic Lindner

Dominic Lindner hat über den Einfluss der Digitalisierung auf die Agilität von KMU promoviert.

Erst Twitter, dann Siemens: Unternehmen wollen Mitarbeiter auch nach Corona im Homeoffice arbeiten lassen. Das spart vor allem Kosten. Was Organisationen allerdings noch beachten sollten, hat Springer Professional Experte Dominic Lindner gefragt.

Springer Professional: Viele Unternehmen wollen nach der Corona-Erfahrung ihre Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice arbeiten lassen. Was sollten sie dabei bedenken?

Dominic Lindner: Es gibt zwei Aspekte. Der erste ist die Einrichtung. Homeoffice sollte nicht dauerhaft am Küchentisch stattfinden, sondern mit einem ergonomischen Arbeitsplatz: Zwei Bildschirme, ein ordentlicher Stuhl und entsprechende Tastatur, Maus und Lichtverhältnisse sollten vorhanden sein. Dazu kommt noch ein freier Hintergrund für Videokonferenzen.

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Virtuelle Teams und Homeoffice

Empfehlungen zu Technologien, Arbeitsmethoden und Führung

Trotz räumlicher Distanz die Zusammenarbeit mithilfe von Technologie zu ermöglichen, ist nicht erst seit der sogenannten Corona-Krise ein zentrales Thema. Auch wenn diese Art zu arbeiten lange Zeit als ineffizient und schwierig galt.

Zudem wird Software zur virtuellen Zusammenarbeit benötigt: Chatsysteme, Aufgabentracking, E-Mails, Videomeetings und Filesharing. Die Prozesse zur Nutzung müssen dokumentiert sein und die Mitarbeiter darin geschult werden. Es ist wichtig, im virtuellen Raum nicht wie vor Ort zu arbeiten, sondern die Art der Arbeit neu zu denken und mithilfe von Software, Informationen transparent zu teilen, statt Mitarbeitende direkt anzusprechen. Ein Beispiel: Bevor ich jemanden anrufe, erstelle ich im Aufgabentracking die Aufgabe mit klarer Beschreibung, schicke sie der Person im Chat und rufe dann an. So kann gemeinsam über die Aufgabe diskutiert werden.

In großen Konzernen sind virtuelle Teams längst Alltag. Doch die standortübergreifende Zusammenarbeit in interkulturellen Teams hat mitunter so ihre Tücken. Welche sind das Ihren Erfahrungen nach?

In meiner Doktorarbeit hat sich gezeigt, dass es vor allem daran liegt, dass die eingesetzte Technologie oftmals zu kompliziert ist und die Bedienung keinen Spaß macht. Es wird sogar teilweise eigene Software gekauft und mit Kollegen auf privaten Servern gearbeitet. Solche eine Schatten-IT, die neben der offiziellen Unternehmens-IT verwendet wird, ist oftmals ein Sicherheitsrisiko und entsteht aus Frust der Mitarbeitenden über fehlende sinnvolle Software. 

Wie kann solcher Mitarbeiterfrust vermieden werden?

Es gilt neben der Bereitstellung von guter Software auch den reibungslosen Betrieb beziehungsweise die Verfügbarkeit wie auch die sinnvolle Verknüpfung der Software sicherzustellen. Sich durch einen einzigen Login bei allen Softwaretools anmelden oder ein Dokument aus der Cloud direkt im Chat teilen zu können, erleichtert vieles. So erreichen Unternehmen auch die Effizienz, die virtuellen Teams oft nachgesagt wird. Doch diese Effizienz wird häufig durch starre Budgets, strenge Richtlinien, fehlende Transparenz bei Entscheidungen und mangelnde Beratung der Fachabteilungen erschwert.

Wie müssen Führungskräfte ihr Führungsverhalten ändern, damit Teams auch im Homeoffice funktionieren?

Führung bedeutet, die Motivation und Aufgabenerledigung in der Organisation sicherzustellen. Eine Studie meiner Doktorarbeit zeigt: Die Motivation hängt stark mit der Persönlichkeit der Führungskraft zusammen, die kaum greifbar ist. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Führungskraft authentisch sein und Fehler oder auch mal einen schlechten Tag zugeben sollte. Auch sollte eine Führung laut meiner Studie Echtzeitfeedback geben, Agilität vorleben, am Arbeitsalltag teilnehmen und zur Veränderung motivieren.

Und wie können einzelne Aufgaben in virtuellen Teams gut gesteuert werden?

Hierzu sollten Führungskräfte Softwaretools zielführend einsetzen. Ich merke leider noch zu oft, dass Teamleiter versuchen, mit herkömmlichen Methoden aus dem Büroalltag ein virtuelles Team zu führen. Der Erfolg eines virtuellen Teams ist aber davon abhängig, wie es einer Führungskraft gelingt, Arbeit im Softwaretool abzubilden und regelmäßig mit dem Team durchzusprechen.

Wie sieht es mit dem Thema Social Bonding aus? Was gilt es hier zu beachten?

Laut einer Studie meiner Doktorarbeit tritt ein Verlust der Bindung zum Unternehmen in leichten Zügen ab dem dritten Tag Homeoffice pro Woche ein. Doch dem kann ein Unternehmen entgegenwirken. Indem neben der herkömmlichen Arbeitserledigung auch regelmäßige Meetings organisiert werden, die dazu dienen, die Mitarbeiter zu vernetzen und einfach mal zu quatschen. Auch regelmäßige Telefonate und eine klare Rolle im virtuellen Team, zu welcher der Mitarbeitende eine Beziehung aufbaut, sind wichtig.

Von der Kostenseite betrachtet, rechnet sich das Homeoffice für Unternehmen. Aber was bedeutet es für Beschäftigte, wenn sie keinen festen Sitzplatz mehr haben und mit dem Rollcontainer im Großraumbüro von einem Schreibtisch zum nächsten tingeln?

Die meisten Büros sind noch klassisch auf Anwesenheitspflicht und Ruhe (wenig Kommunikation) optimiert. Ich glaube, dass Büros sich aber zu einem Ort der Zusammenkunft und Kreativität wandeln. Man ist drei Tage im Homeoffice und zwei Tage im Büro. Im Büro wird sich abgestimmt, Netzwerke werden aufgebaut, Konzepte erstellt und es ist dort laut, sehr laut. Denn diese zwei Tage sind voller Meetings. Das ist okay, denn konzentrierte Arbeit kann im Homeoffice erledigt werden. Ich erlebe aktuell, dass beide Welten vermischt werden: klassische Arbeit in neuen Bürokonzepten – dies erzeugt Frust.

Alle tagesaktuellen Beiträge rund um die Corona-Krise finden Sie hier

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