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About this book

Eine effizient und effektiv arbeitende öffentliche Verwaltung ist die Voraussetzung für Wirtschaftswachstum und gesellschaftlichen Wohlstand. Hierfür sind eine moderne Informationstechnik und hochqualifiziertes Personal in der öffentlichen Verwaltung wesentliche Voraussetzungen. Die Informationstechnik entwickelt sich derzeit unter dem Begriff der „Digitalisierung“ rasant weiter und die demografische Entwicklung macht die Personalgewinnung herausfordernd. Die Verwaltung steht daher vor großen Herausforderungen. Sucht man für die zugrundeliegenden Fragestellungen nach Antworten, so ergibt sich ein heterogenes Bild von Strategien, Konzepten, Ansätzen und (gescheiterten) Projekten.
Dieses Herausgeberwerk schafft Übersicht zu Strategien, Konzepten, Ansätzen und Projekten. Im ersten Teil dieses Buches gehen die Beitragsautoren auf die wichtigsten konzeptionellen Grundlagen ein. Hierzu zählen u. a. die Verwaltungsinformatik als wissenschaftliche Disziplin, strategische Überlegungen und die Schaffung notwendiger organisatorischer und personeller Voraussetzungen in der öffentlichen Verwaltung. Der zweite Teil umfasst Praxisbeispiele aus der öffentlichen Verwaltung als „Best Practices“, u. a. zu den Themenfeldern „Blockchain“, „Big Data“, „Digitalisierte Informationsaufbereitung“, „Automatisierung“ und „Dunkelverarbeitung“.
Durch die Kombination von Theorie und Praxis liefert dieses Werk Impulse für die praktische (Projekt-)Arbeit und für weitere wissenschaftliche Diskussionen, die IT-Infrastrukturen im Kontext des eGovernment in Kommunen und Verwaltungsgemeinschaften weiter vorantreiben. Daher richtet sich dieses Buch über Verwaltungsinformatik insbesondere an:IT-Leiter auf Führungsebene sowie Mitarbeiter im Informationsmanagement öffentlicher VerwaltungenDozenten und Lehrende der Informatik und Wirtschaftsinformatik

Table of Contents

Frontmatter

Grundlagen und Konzepte

Frontmatter

Kapitel 1. Verwaltungsinformatik und eGovernment im Zeichen der Digitalisierung – Zeit für ein neues Paradigma

Zusammenfassung
Die öffentliche Verwaltung steht am Anfang einer technikgetriebenen und rasant verlaufenden Veränderung. Um die hiermit verbundenen Herausforderungen bewältigen zu können, bedarf es notwendiger Voraussetzungen. Diese sind bisher noch nicht geschaffen worden und an vielen Stellen herrscht Unwissen und Unsicherheit. Durch inhaltliche und praktische Anstöße dieses Sammelwerks soll Unterstützungsarbeit geleistet werden. Analysiert man die aktuellen Hintergründe und Entwicklungen in den Verwaltungen, dann wird ein umfassender Handlungsbedarf deutlich. In diesem Beitrag wird versucht, den Handlungsbedarf zu beschreiben und einzugrenzen. Im Ergebnis bedarf es eines neuen Paradigmas im Kontext von eGovernment, Digitalisierung und Verwaltungsinformatik, um die öffentliche Verwaltung IT-technisch modernisieren zu können.
Andreas Schmid

Kapitel 2. Identitäten als Schlüsselfaktor für medienbruchfreie digitale Prozesse

Zusammenfassung
Identitäten sind der Schlüssel zu jedem strukturierten und erfolgreichen Geschäftsprozess, der auf der Nutzung des Internets basiert. Das ist weder eine neue, noch eine originelle Feststellung. Es gibt keinen Nachrichten- oder Informationsaustausch oder gar eine kommerzielle Transaktion, die nicht Identitäten beinhaltet. Für die Entwicklung der Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland ist die Frage der Identitätsfeststellung besonders erfolgskritisch und bisher nicht (befriedigend) beantwortet. In diesem Beitrag wird eine Lösungsskizze entwickelt.
Jörn Riedel

Kapitel 3. Das Personaldilemma im öffentlichen Dienst – Die Zukunft ist nicht mehr die Verlängerung der Vergangenheit

Zusammenfassung
Die demografisch bedingten Veränderungen der Bevölkerungsstruktur bleiben nicht ohne Veränderungen auf die Verwaltungen in Deutschland. Die wichtigste Herausforderung ist, über das notwendige Personal zu verfügen, um ein gutes Verwaltungshandeln auch in Zukunft und mit Zukunft gewährleisten zu können. Dies wird nicht ohne nachhaltige Veränderungen der Verwaltungsstrukturen und der Verwaltungsführung gelingen. Personalentwicklung, interkulturelle Öffnung, wertschätzende Personalführung seien als Stichworte angeführt. Eine attraktive Verwaltung als Arbeitgebende kann dann gegeben sein, wenn die Verwaltung es schafft, dass sich Bürger/innen mit ihr identifizieren. Dies bedingt, dass Verwaltungen mehr denn je auch gesellschaftliche Paradigmenwechsel authentisch abbilden und leben.
Winfried Kösters

Kapitel 4. Was ist Verwaltungsinformatik?

Zusammenfassung
Das Fachgebiet der Verwaltungsinformatik gilt als das Teilgebiet der Wirtschaftsinformatik, das speziell auf Informationssysteme in der öffentlichen Verwaltung zielt. Wegen der spezifischen Anforderungen dieser Anwendungsdomäne werden Informatik und Verwaltungswissenschaft als wichtige Referenzdisziplinen angesehen. Da das Entscheiden und Handeln in öffentlichen Verwaltungen besonders durch rechtliche Rahmen und Maßgaben geprägt ist, ist genauso das Verwaltungsrecht von großer Bedeutung. Insofern integriert die Verwaltungsinformatik Wissensgebiete der Informatik, der Verwaltungswissenschaft und des Verwaltungsrechts. In diesem Beitrag ist dargestellt, was die Verwaltungsinformatik im Kern ausmacht und welche Bedeutung ihr heute und in Zukunft zukommt.
Georg Disterer

Kapitel 5. Wie lässt sich die Digitalisierung als Innovationsschub in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich verhindern?

Zusammenfassung
Die Digitalisierung in Deutschlands öffentlicher Verwaltung hinkt der allgemeinen Digitalisierungsentwicklung, auch international, markant hinterher. Diese Einschätzung ist nicht neu und die Medien berichten regelmäßig darüber. In diesem Beitrag wird die übliche Betrachtungsperspektive einmal umgedreht: Erklärungsbedürftig ist nicht, warum die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung so stark hinterherhinkt, sondern: Was muss die öffentliche Verwaltung unbedingt tun, damit sich ihr digitales Hinterherhinken noch weiter verstärkt? Diese scheinbar absurd klingende Frage ist erkenntnisbringend, weil damit gelebte Strukturen, Prozesse und Verhaltensmuster in der Öffentlichen Verwaltung in den Blick kommen, die den Digitalisierungsprozess bisher gebremst und blockiert haben. Dieser Beitrag inszeniert gedanklich, wie sich die öffentliche Verwaltung erfolgreich vor der Digitalisierung schützen kann, damit sie die Digitalisierung als Innovationsschub erfolgreicher gestalten könnte.
Ulrich Kazmierski

Kapitel 6. Zwischen Alexa und Aktenmappe: Was lässt sich aus der Entwicklung des E-Governments für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung lernen?

Zusammenfassung
Während die Marktführer der Digitalwirtschaft Kundinnen und Kunden die Möglichkeit geben, ihre Wünsche – und nicht nur diese – jederzeit automatisiert akustisch erfassen zu lassen und digital weiterzuverarbeiten, ist das in der Aktenmappe transportierte Papierformular weiterhin fester Bestandteil der deutschen Verwaltungsrealität. Das verstärkt den Verdacht, die Verwaltung in Deutschland sei nicht zeitgemäß, möglicherweise ineffizient und ineffektiv. Dieser Beitrag will zeigen, dass elegante, digitale Zugänge zur öffentlichen Verwaltung – sozusagen die Alexa vom Amt – nur einen kleinen Beitrag dazu leisten können, das Potenzial der Digitalisierung für eine Modernisierung der öffentlichen Verwaltungen zu nutzen.
Jens Weiß

Kapitel 7. Strategielücke als Digitalisierungshindernis in der öffentlichen Verwaltung?

Strategische Mensch-Maschine-Partnerschaft als Zukunftsbild
Zusammenfassung
Mit der Strategielücke verbindet sich für Politik und Verwaltung, dass in weiten Bereichen keine bestimmten Zukunftsvorstellungen herausgehoben und zu erreichende Ziele definiert werden. Eine breit abgestimmte Festlegung auf bestimmte Hypothesen zu Ursachen und Wirkungen, die für die zukünftige Entwicklung als bedeutsam erachtet werden, bleibt aus. In der Folge fehlt die Basis für eine zielorientierte Steuerung. Das Handeln vieler Akteure wird nicht umfassend vorausschauend auf explizit festgelegte Ziele hin koordiniert. Mit Digitalisierung gehen breit wirksame Entwicklungen und Herausforderungen einher, denen sich Politik und Verwaltung – in ihrer Verantwortung für die Gesellschaft sowie für Organisation, Personal, Technik und Datensicherheit in der Verwaltung – ohne eine ganzheitlich vorausschauende koordinierte Herangehensweise kaum zielgerichtet stellen können.
Ronald Deckert

Kapitel 8. Die Herausforderungen der Kommunen im Rahmen der Digitalisierung

Zusammenfassung
Die fortschreitende Digitalisierung und informationstechnische Vernetzung in Staat und Gesellschaft erzeugt insbesondere auf der kommunalen Ebene einen hohen Veränderungsdruck. Dies gilt nicht nur für Ausbau des E-Government in der Verwaltung sondern ebenso für die Gewährleistung und Gestaltung der öffentlichen Daseinsvorsorge beim Aufbau „smarter Lebensräume“. Bestehende rechtliche, organisatorische und finanzielle Rahmenbedingungen schränken den Handlungsspielraum von Kommunen ein. Herausforderungen im Rahmen der Digitalisierung ergeben sich durch den notwendigen Aufbau der digitalen Infrastruktur und der kommunalen IT sowie der Gewährleistung von IT-Sicherheit und Datenschutz. Daneben sind insbesondere die nachhaltige Steuerung des digitalen Wandels durch eine Digitalisierungsstrategie sowie die Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation und die Qualifizierung des Personals erforderlich.
Andreas Lasar

Anwendungsfälle

Frontmatter

Kapitel 9. Die Digitalisierung in der Verwaltungspraxis – wir sind weiter als gedacht

Anwendungsbeispiele aus den Ländern des Dataport-Verbundes
Zusammenfassung
Die Verwaltung ist viel digitaler als ihr Ruf. Zwar sind noch viele Verwaltungsprozesse – insbesondere die Schnittstellen zum Bürger – in Papierform organisiert, aber die Verwaltung hat sich vor allem im Backend in vielen Bereichen vom papierbasierten in Richtung des digitalen Zeitalters bewegt. Ein Blick auf die Entwicklung in den Ländern des Dataport-Verbundes und darüber hinaus zeigt, dass die Verwaltung seit vielen Jahren ins digitale Zeitalter unterwegs ist und schon viele Wegmarken passiert hat. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den Status quo in den Ländern des Dataport-Verbundes.
Johann Bizer

Kapitel 10. Der Einsatz von Big Data in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel einer automatisierten Kassenprüfung

Zusammenfassung
Big Data – also Gewinnung von Erkenntnissen aus großen Datenbeständen – kann in unterschiedlichsten Szenarien einen Beitrag für die zukünftige Ausgestaltung von Verwaltungsprozessen liefern. Zum einen bilden integrierte Datenbestände die Möglichkeit, repetitive und dadurch auch oftmals eintönige Arbeiten bzw. Vorgänge durch Algorithmen zu ersetzen und durch Prozessoptimierung knappe Personalressourcen sinnvoller einzusetzen. Was bei der Einführung von Big-Data-Lösungen zu beachten ist und wie ein solches Projekt erfolgreich umgesetzt werden kann, soll anhand eines Beispiels aus der Kassenprüfung nachvollzogen werden.
Till Buchmann, Helge C. Brixner

Kapitel 11. Die Zukunft der Verwaltungsinformatik im Zeichen der Digitalisierung – Anwendungsfall Blockchain in Südtirol

Zusammenfassung
Anhand eines praktischen Beispiels eines Verfahrens der öffentlichen Verwaltung werden die Herausforderungen der digitalen Transformation mit deren gesellschaftlichen Veränderungen aufgezeigt. Die Erfahrung im Softwaredesign und in der Umsetzung von Verwaltungsverfahren in digitale Workflows und Prozesse zeigt, dass das Akzeptieren der digitalen Transformation (technisch und gesellschaftlich) eine der größten Hürden darstellt. Mit dem Verständnis, dass dem technologischen Fortschritt nicht Einhalt geboten werden kann und der Akzeptanz, dass Datenanalyse und entsprechende analytische Kompetenzen in der öffentlichen Verwaltung in Zukunft erfolgsentscheidend sein werden, beginnt die Veränderung in der Organisation der öffentlichen Verwaltung. In der Folge ändern sich die Aufgaben und notwendigen Kompetenzen bei der Entwicklung von Lösungen der Verwaltungsinformatik.
Stefan Gasslitter, Sabine Fischer

Kapitel 12. Ausgangslage für die Einführung der E-Rechnung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Zusammenfassung
Fünfeinhalb Jahre nach dem Startschuss ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in vielen Behörden Realität. Die ersten Verwaltungen in Bund, Ländern und Kommunen begannen bereits im Jahr 2015 mit der Einführung – seit Ende November 2018 ist der Einsatz der E-Rechnung in den obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes Pflicht. Bei allen weiteren öffentlichen Auftraggebern des Bundes gilt die Verpflichtung ab dem 27. November 2019. Bis spätestens Mitte April 2020 müssen die Länder und Kommunen – abhängig vom jeweiligen Landesrecht – zur Verarbeitung von E-Rechnungen in der Lage sein. Dieser Beitrag befasst sich mit der Realisierung der E-Rechnung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat.
Stefan Mensching, Sören Bergner, Martin Rebs, Tobias Adam

Kapitel 13. Die Einführung der Elektronischen Akte in der Sozialversicherung

Zusammenfassung
Das nachfolgend dargestellte Projekt „eAkte SGB II“ war ein Vorreiter der Digitalisierung im europäischen Verwaltungsraum. Zum Zeitpunkt des Wirkbetriebs suchte es, nicht zuletzt aufgrund der Größe des Projekts, seinesgleichen. Es hat in die Prozesse und die Strukturen der Bundesagentur für Arbeit (BA) massiv eingegriffen und konnte trotzdem im Zeit- und Budgetrahmen realisiert werden. Der Beitrag zeichnet die besonderen Herausforderungen und Lösungsansätze nach, um hieraus einen Impuls für weitere Digitalisierungsvorhaben geben zu können. Aus dem Arbeitsalltag der Beschäftigten ist die elektronische Akte mittlerweile nicht mehr wegzudenken.
Edwin Schäfer, Andreas Schmid

Kapitel 14. Das Nationale Waffenregister – ein Beispiel für erfolgreiche föderale IT-Kooperation

Zusammenfassung
Die Digitalisierung der Verwaltung erzwingt zunehmend die IT-Kooperation von Bund, Ländern und Kommunen. Diese Zusammenarbeit ist von besonderen Herausforderungen und Risiken geprägt. Am Beispiel der Errichtung des Nationalen Waffenregisters (NWR) wird aufzeigt, wie diese besonderen Herausforderungen der Zusammenarbeit erfolgreich bewältigt werden können. Das NWR bildet den Lebenszyklus aller erlaubnispflichtigen Schusswaffen und jedes wesentlichen Waffenteils ab. Dies gilt von Herstellung bis zur Vernichtung des Objekts. Für das Projekt wurden Projektorganisation, Projektvorgehen und Projektkultur konsequent an den Besonderheiten föderaler Zusammenarbeit ausgerichtet. Das NWR stellt damit ein Musterbeispiel für eine gelungene föderale IT-Kooperation dar.
Joachim Sturm, Florian Theißing

Kapitel 15. Digitalisierung als Kulturwandel 4.0 – Beispiel Digital Roadmap Stadt Nürnberg

Zusammenfassung
Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist eine der zentralen Herausforderungen der nächsten Jahre. Die Erwartungshaltung der Gesellschaft ist ebenso groß wie die Ankündigungen der Politik, die Verwaltungen von Bund, Ländern und Kommunen in ihren Arbeitsabläufen für die digitale Zukunft fit zu machen. Dies gilt in gleicher Weise für Kirchen und andere Non Profit Organisationen wie etwa Sozialversicherungen. Die öffentliche Verwaltung muss auf neue Aufgaben und Anforderungen reagieren, bestehende Organisationsformen anpassen und die IT als strategischen Partner in der Organisation etablieren. Oberste Maxime dabei ist, die Veränderungen aus einer aktiven gestalterischen Rolle anzugehen, um nicht als Objekt technologischer Entwicklungen, aus einer passiven Position heraus, reagieren zu müssen. Wie eine gestalterische Rolle in diesem Wandlungsprozess eingenommen und somit eine Organisation auf die Herausforderungen der Digitalisierung vorbereitet werden kann, soll anhand eines Projektes einer Großstadt aufgezeigt werden.
Sebastian Jahn, Sebastian Schmidt, André Knabel

Kapitel 16. Anwendungsfall Digitalisierung

Zusammenfassung
Das Projekt „Digitalisierung Lagebilder“ ist eines der Schwerpunktvorhaben für die Digitalisierung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung. Mit der Einführung einer digitalen Einsatzbereitschaftslage leistet das Projekt einen richtungsweisenden Beitrag für die fundierte Entscheidungsunterstützung und Führungsfähigkeit vom Bundesministerium bis in die Truppe. Die digitale Einsatzbereitschaftslage soll zukünftig fest in die Entscheidungsstrukturen aller Ebenen des Geschäftsbereichs BMVg integriert werden. Damit ist es für die Nutzer direkt im Live–System möglich, die Vorteile einer digitalen Anwendung zu erleben. Der Beitrag stellt die besonderen Herausforderungen und das innovative agile Vorgehen des Projekts dar. Dies ist ein richtungsweisendes Best Practice Beispiel für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung.
Rainer Bernnat, Germar Schröder, Lucas Sy, Tobias Alexander Krause, Felix Lücke, Sophia Stadler, Nicola Schudnagies

Kapitel 17. Demografie und Fachkräftemangel – die Digitalisierung als Rettungsanker am Praxisbeispiel „Inkasso“

Zusammenfassung
Der demografisch bedingte Fachkräftemangel wird sich in den nächsten 10 Jahren zu einer großen Herausforderung für die öffentliche Verwaltung entwickeln. Eine Nachbesetzung offener Stellen ist nur noch eingeschränkt möglich. Um die Funktionsfähigkeit der Verwaltung sicherzustellen, müssen Personalressourcen besser allokiert werden. Die Digitalisierung ist dafür eine Lösung. Durch den Einsatz von Predictive Analytics können komplexe Prozesse automatisiert werden. Beschäftige werden so von einfachen, repetitiven Aufgaben entlastet und Spezialisten von fachfremden Tätigkeiten befreit. Das nachfolgend dargestellte Projekt war einer der ersten Predictive-Analytics-Projekte im Inkassobereich einer öffentlichen Verwaltung. In Form eines Proof of Concepts wurde nachgewiesen, dass es möglich ist, Aussagen über das zukünftige Zahlungsverhalten der Schuldner zu treffen. Die Modellprognosen können dazu verwendet werden, Fälle zu klassifizieren, um wirtschaftlich sinnvolle Fallgestaltungen prioritär abzuarbeiten.
Rebecca Geiger, Simon Arne Manner

Kapitel 18. Die Automatisierung von Prozessen und Entscheidungen in der Verwaltung

Zusammenfassung
Das Potenzial der digitalen Transformation für den öffentlichen Sektor kann nur dann weitreichend realisiert werden, wenn die Entwicklung digitaler Leistungen kostengünstig, schnell und sowohl anwender- als auch bürgerzentriert erfolgt. Heute sind moderne technische Lösungen verfügbar, mittels derer gesetzliche Vorgaben und Richtlinien in der Verwaltung durch Fachleute in standardisierter Sprache beschrieben und direkt ausgeführt werden können. Der nachfolgende Ansatz konnte bei großen Verwaltungsorganisationen erfolgreich auf seine Machbarkeit überprüft werden. Im Rahmen der Machbarkeitsprüfungen zeigte sich, dass neben der eigentlichen technischen Realisierung weitere Handlungsstränge für die erfolgreiche Umsetzung entscheidend sind. Hierbei handelte es sich u. a. um organisationsspezifische Handlungsstränge, die sich auf die Fach-, die IT- und die Verwaltungsorganisation auswirken. Trotz bestehender rechtlicher Hürden kann dieser disruptive Ansatz bereits heute einen wichtigen Beitrag leisten, die bestehenden Herausforderungen in der Verwaltung zu meistern.
Torsten Müller, Bernd Heinrich Peper

Kapitel 19. Die Chancen der Digitalisierung nutzen am Beispiel der Einführung der elektronischen Rechnung für die Landesverwaltung in Hessen

Zusammenfassung
Die Chancen der digitalen Transformation müssen auch in der öffentlichen Verwaltung genutzt werden. Dabei kann die Verwaltung nicht mehr in dem Tempo auf die technologischen Änderungen reagieren, wie sie dies bisher getan hat. Es wird in Zukunft nicht mehr ausreichen, alte Papierprozesse in die neue digitale Welt zu transformieren. Mit der Digitalisierung müssen die herkömmlichen Prozesse überprüft und durchgängig modernisiert werden. Gleichzeitig ist es notwendig, neue Verfahren einzuführen, die benutzerfreundlich und effizient arbeiten. Der Mehrwert der neuen Verfahren muss für die Anwenderinnen und Anwender direkt erlebbar sein, die wirklichen Technologiesprünge der Digitalisierung müssen zukünftig genutzt werden. Der nachfolgende Beitrag spezifiziert diese Aussagen am Beispiel der Einführung der elektronischen Rechnung in der Landesverwaltung Hessen
Andreas Michalewicz

Kapitel 20. Der Umgang mit Komplexität bei SAP und Bundeswehr – eine subjektive Betrachtung

Zusammenfassung
Einführung, Wartung und Betrieb von Anwendungssoftware stellt Organisationen nicht selten vor große Herausforderungen. Eine Ursache hierfür liegt in der hohen Komplexität von Softwareprojekten. Als Antwort auf diese Herausforderungen wurden in den letzten Jahren in Wissenschaft und Praxis neue Lösungsansätze entwickelt, die sich in gewinnorientierten Unternehmen zunehmend durchsetzen, in öffentlichen Verwaltungen aber noch eine exotische Ausnahme bilden. Gemeint sind zum einen agile Projektmanagementmethoden wie SCRUM, zum anderen mit dem Label 4.0 gekennzeichnete Ansätze der Selbststeuerung. Damit diese modernen Methoden gelingen, bedarf es überdurchschnittlich motivierter und informierter Mitarbeiter. Um die richtigen personellen Ressourcen anzulocken und zu höchsten Leistungen zu motivieren, müssen Arbeitsatmosphäre und Vergütung im Unternehmen stimmen. Aus der persönlichen Erfahrung des Autors heraus werden die Besonderheiten und Unterschiede zwischen dem Unternehmen SAP und der Bundeswehr dargestellt. Am Ende des Beitrags sind Verbesserungspotenziale abgeleitet, die der öffentlichen Verwaltung helfen können, die Digitalisierung erfolgreich zu gestalten.
Michael Clasen
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