Nachgefragt: Wo bleibt die digitale Verwaltung? Aus analog digital zu machen, reicht nicht aus!

Behörden müssen sich künftig mit nachhaltigen Veränderungen ihrer Organisation auseinandersetzen, um die Potenziale der Digitalisierung voll ausschöpfen zu können. 

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Aufgrund ihrer hoheitlichen Aufgaben laufen Behörden keine Gefahr, dass ihr Geschäftsmodell wie in der Wirtschaft disruptiert werden kann. Die Corona-Krise zeigt aber aktuell, wie dringend die konsequente Digitalisierung in der Verwaltung erforderlich ist. Verwaltungen standen in den vergangenen Wochen wie alle anderen Unternehmen vor der großen Herausforderung, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihre Aufgaben aus dem Homeoffice erledigen können, überhaupt digital arbeitsfähig zu machen. In der Not wurden schnell Möglichkeiten geschaffen. Aber Vorsicht! Die Fähigkeit, Homeoffice realisieren zu können, ist ein erster Schritt, jedoch noch nicht die notwendige Digitalisierung der Verwaltung, um wirklich effizienter zu werden.

Keine Effizienzsteigerung

Wir erleben oft, dass die Beantragung öffentlicher Dienstleistungen durchaus online auf einer Internetseite oder mittlerweile auch schon in Apps möglich ist. Nach der Eingabe der Daten verläuft die Bearbeitung aber nach wie vor nach dem altbekannten analogen Vorgehen – nur eben am Rechner. Bereits strukturierte Daten werden wie ein Blatt Papier bearbeitet. Sie werden im Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, erhalten den digitalen Posteingangsstempel. Damit ist dem Onlinezugangsgesetz (OZG) Rechnung getragen. Die digitalisierten Daten werden dann den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern am Rechner zur Bearbeitung bereitgestellt. Diese müssen nun den Prozess, den sie gewohnt sind abzuarbeiten, am PC erledigen. Durch dieses Vorgehen ist es leicht verständlich, dass Digitalisierung teurer wird als die analoge Vorgehensweise vorher – die Systeme müssen schließlich gekauft und eingeführt werden. Effizienzsteigerung gleich NULL! Die Lösung wäre, die Daten gemäß den gesetzlichen Vorschriften direkt im IT-System automatisiert zu prüfen, zu bearbeiten und die Ausführung anzustoßen. Somit würden Prozesse schlanker, Ressourcen gespart und Bearbeitungszeiten enorm verkürzt.

Auffällig ist außerdem, dass diese Erfahrungen aktuell in jeder Kommune gemacht werden. Eigentlich sollte man glauben, dass Prozesse wie "Hund anmelden" oder "Parkausweis beantragen oder verlängern" in jeder Kommune gleich sind. Die Erkenntnis, sich auf einheitliche, standardisierte Prozesse zu konzentrieren, die dann überregionale und skalierbare Services sein können, ist leider auch noch nicht sehr verbreitet. Führungskräfte müssen verstehen, dass individuelle Sonderlösungen sehr viel Geld kosten.

Erfahrungen der Wirtschaft nutzen 

Wirtschaftsunternehmen haben erkannt, dass der Einsatz neuer Technologien nur dann sinnvoll ist, wenn sie einen Mehrwert stiften. Behörden sollten den Fokus also nicht allein auf neue Technologien legen, sondern ihre Prozesse gleichermaßen miteinbeziehen. Die Implementierung digitaler Strukturen sollte stets das Ziel verfolgen, Prozesse zu optimieren. Nach dem Vorbild der Wirtschaft, insbesondere Banken und Versicherungen, müssen Automatisierung und Lean Management sowie standardisierte Services auch in der Verwaltung der Leitgedanke werden. Abteilungsgrenzen und altbewährte Muster müssen hierbei infrage und auf die Probe gestellt werden, sodass neue effiziente Prozesse realisiert werden können. Nur dann ist Digitalisierung in der Verwaltung nutzenstiftend und bezahlbar.

Der Beitrag erschien in der innovativen Verwaltung 5-6 2020.