Die Digitalisierung ist vor allem eine Führungsaufgabe. Chefs müssen ihre Mitarbeiter informieren, beteiligen und fördern, so das Ergebnis einer aktuellen Studie des NEGZ.
Eine erfolgreiche Digitalisierung hängt maßgeblich vom Verhalten der Führungskräfte in einer Organisation ab.
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Die Führungskraft steht beim Thema Digitalisierung auch im öffentlichen Sektor im Fokus. Sie soll die Motivation und das Know-how der Mitarbeiter stärken und Innovationen vorantreiben.
Ob die Führungskräfte diesen Anforderungen gerecht werden, hat das Nationale E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ) in einer qualitativen Kurzstudie untersucht. Zwischen März und Juni 2018 wurden dafür 16 Interviews mit Beschäftigten und Führungskräften aus öffentlichen Einrichtungen geführt. An der Studie beteiligt waren Die Universität Bremen, das Institut für Informationsmanagement Bremen (ifib), die Westfälische Wilhelms-Universität Münster und das European Research Center for Informations Systems (Ercis).
Aus Sicht der Interviewten ist Digitalisierung zwar ein Thema kommt aber langsam voran. Als Gründe nennt die Studie neben hohen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit die Skepsis oder Ablehnung gegenüber der Digitalisierung vieler Beschäftigter. Dennoch nutzen die Interviewten durchgängig IT in ihrem Arbeitsalltag und können sich Verwaltungsarbeit ohne technische Unterstützung nicht mehr vorstellen.
Einheitliches Verständnis von Digitalisierung
Unter Digitalisierung verstehen die Befragten vor allem die Veränderung von Prozessen und genutzten Medien. Eine Folge zunehmend digitaler Prozesse ergebe sich eine größere Mobilität von Arbeitsplätzen zum Beispiel durch verstärkte Telearbeit. Die Steigerung von Effizienz und Effektivität durch digitale Prozesse werden von den Befragten mehrheitlich positiv bewertet. Negativ empfunden werden hingegen die steigende Belastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter , durch höhere Informationsdichte, mehr Kontrolle und die gefühlte Anforderung ständig erreichbar zu sein.
Mitarbeiter aktiv beteiligen
Als wichtigste Maßnahmen, um die Mitarbeitenden bei den anstehenden Veränderungen mitzunehmen, nennt die Studie Information, Kommunikation sowie die Beteiligung von Beschäftigen im Entscheidungs- und Einführungsprozess. Ebenfalls wichtig ist, das Know-how der Mitarbeitenden durch Schulungen und Trainings entsprechend aufzubauen. Die Führungskräfte selbst haben hier eine Vorbildfunktion und sollten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die IT-Nutzung aktiv vorleben.
Handlungsempfehlungen
Die Studienautoren geben Führungskräften in der öffentlichen Verwaltung auf der Basis der Ergebnisse folgenden Empfehlungen:
- Frühzeitige Information und Beteiligung der Betroffenen
- IT-Entscheidungen als Managemententscheidungen sehen
- Mitarbeitende zu Schulungen ermutigen
- Teilnahme an Schulungen für Führungskräfte
- Die Vorbildfunktion akzeptieren
- Die Digitalisierung aktiv vorleben
- Die Organisationskultur verändern und kritische und konstruktive Beiträge von Mitarbeitenden wertschätzen
- IT-Abteilungen stärker einbeziehen
Die wichtige Rolle der Führungskräfte bei der Transformation der öffentlichen Verwaltung bestätigt auch Ines Hansen, Programmbereichsleiterin Personalmanagement bei der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). "Aus unserer Sicht ist die Führungskraft der erste Personalentwickler. Sie ist am nächsten an den Mitarbeitern dran und kann Stärken und Schwächen erkennen und Potenziale fördern. Außerdem kann sie für eine gute Lernkultur sorgen. Darüber hinaus sind Führungskräfte Vorbilder und geben ihren Mitarbeitern Orientierung", kommentiert sie im Interview mit der Innovativen Verwaltung 3/2019 auf Seite 17.