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20-02-2019 | Verwaltungsmanagement | Interview | Article

Roundtable: Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

Author:
Anja Schüür-Langkau
3 min reading time

Die Gewinner des Axians Infoma Innovationspreises 2018 haben erfolgreich Veränderungs- und Modernisierungsprojekte auf den Weg gebracht. In einem Roundtable erläutern sie ihre Projekte und Vorgehensweisen.

Was zeichnet den Wettbewerb 2018 aus?

Jens Weiß: Er unterscheidet sich gar nicht so sehr von Wettbewerb des vergangenen Jahres. Wir haben Gemeinden unterschiedlicher Größe ausgezeichnet, die ihre Digitalisierungsprojekte vorbildlich umgesetzt haben. Die Spannbreite reicht von der sehr kleinen Gemeinde Höhr-Grenzhausen mit einem Projekt zur Einführung eines elektronischen Rechnungsworkflows mit Umsetzung der E-Rechnung über die Stadt Wolfenbüttel, die einen ganzheitlichen Digitalisierungsprozess im Finanzbereich umgesetzt hat, bis hin zu dem sehr großen Kreis Recklinghausen, der ein modernes hoch integratives Finanzwesen im Rahmen einer übergreifenden digitalen Agenda eingeführt hat. Der Wettbewerb basiert auf einem sehr bodenständigen Innovationsbegriff. Das heißt, wir prämieren keine singulären Vorzeigeprojekte, sondern praxisorientierte, anwendbare Lösungen.

Herr Couvigny, wie hat sich denn die Beteiligung im Vergleich zum Vorjahr verändert?

Oliver Couvigny: Es gab wie im Vorjahr knapp 20 Teilnehmer. In den ersten fünf Jahren hatten wir eine steigende Kurve an Bewerbungen. Inzwischen ist diese Anzahl relativ stabil.

Wie groß ist die Übertragbarkeit der Lösungen auf andere Kommunen?

Steffen Schanz: Die Übertragbarkeit ist sehr gut. Wir merken das auch am Interesse der Kommunen, die Projekte auf bundesweiten Veranstaltungen vorzustellen. Im Vergleich zu früher sind die Projekte heute ganzheitlicher. Es werden nicht nur Teilprojekte umgesetzt, sondern die Prozesse insgesamt betrachtet und verbessert. Ebenfalls ist festzustellen, dass mittlerweile mehr als 50 Prozent der Innovationen von der Kommune selbst beziehungsweise aus eigener Motivation angegangen werden.

Couvigny: Früher waren viele Projekte oft von Zielkonflikten geprägt. Heute werden die Ziele interne Effizienz, Bürger- beziehungsweise Unternehmerfreundlichkeit und attraktive Arbeit für Verwaltungs-Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unter einen Hut gebracht.

Herr Küsel und Frau Vopel, Sie haben in Ihrer Finanzverwaltung einen ganzheitlichen Ansatz umgesetzt. Wie haben Sie damit begonnen?

Silke Vopel: Vor etwa vier Jahren stellten wir fest, dass unsere Finanzsoftware nicht mehr unseren Ansprüchen genügte. Wir haben dann den Markt sondiert und uns verschiedene Produkte angeschaut. Dabei wurde schnell klar, dass wir ausgehend vom Rechnungsworkflow die digitale Verwaltung für unsere 215 Mitarbeiter in der Kernverwaltung vorantreiben wollen. Ziele waren, die Verwaltung zukunftsfähig – auch im Hinblick auf die IT im Hintergrund – zu machen, jeden Mitarbeiter dabei mitzunehmen und noch bürgerfreundlicher zu werden.

Welche Prozesse wurden inzwischen in Betrieb genommen?

Thorben Küsel: Mit der Umstellung im Januar 2016 nutzen wir im Livebetrieb den Rechnungsworkflow, die workflowbasierte Haushaltsplanung, die Anlagenbuchhaltung und das Steuermodul. Danach haben wir das System gemeinsam mit unserem Dienstleister KDO und Axians Infoma peu à peu erweitert. Hinzugekommen sind Berichtswesen plus (Business-Intelligence-System) und die E-Rechnung. Wir haben also die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU schon umgesetzt und empfangen und verarbeiten elektronische Rechnungen in den Formaten X-Rechnung und ZUGFeRD. Die E-Akte haben wir zum größten Teil umgesetzt und das E-Payment haben wir vollständig eingeführt. Auf unseren Mahnungen stehen inzwischen QR-Codes, die potenziell von den Bürgern genutzt werden können. Der Bestellworkflow befindet sich zur Zeit in der Pilotphase, soll aber spätestens im nächsten Jahr hausweit eingesetzt werden.

Lesen Sie den ganzen Roundtable in der innovativen Verwaltung 1-2 /2019

Background information for this content

01-02-2019 | Strategie | Issue 1-2/2019

Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

01-02-2018 | Strategie | Issue 1-2/2018

„Ein Projekt muss Chefsache sein“

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