Warum ist die Umsetzung von E-Goverment in deutschen Verwaltungen so langwierig?

Deutschland hat im Bereich E-Government weiterhin Nachholbedarf.  Voraussetzungen, um die Digitalisierung voranzutreiben, sind die ganzheitliche Optimierung und Vereinheitlichung der organisatorischen Strukturen und die Unterstützung der Verwaltungspitze.

E-Government ist in aller Munde. Doch die Umsetzung bleibt meist deutlich hinter den Erwartungen und Möglichkeiten zurück. Dabei gehört E-Government in Zeiten von rechtlichen Regularien, wie die des Onlinezugangsgesetzes, längst zu einem Pflichtprogramm in deutschen Behörden. Woran liegt diese Verzögerung?

Eine wesentliche Erkenntnis zu E-Government ist, dass nicht nur die IT-technischen Lösungen ausschlaggebend sind, sondern vielmehr eine gründliche Auseinandersetzung mit der organisatorischen Struktur einer Verwaltung. Mangels oft unzureichender Dokumentationen geht es vielerorts zunächst erst einmal darum, vorhandene Prozesse, IT-Unterstützungen etc. geordnet aufzunehmen. Erst auf Basis dieser Daten kann eine Bewertung der E-Government-Reife von Prozessen erfolgen und konkrete Maßnahmen zur Digitalisierung abgeleitet werden. Immer wieder steht dabei zunächst im Vordergrund, dass organisatorische Strukturen optimiert und vereinheitlicht werden müssen.

Diese strukturelle Auseinandersetzung mit der Organisation der Verwaltung ist aufwendig, aber essentiell. Im Zuge der Erfassung und Bewertung der örtlichen Prozesse und deren E-Government-Reife sind folgende (Erfolgs-)Faktoren zu beachten:

• Klares Bekenntnis der Verwaltungsspitze zum E-Government
• Begeisterung für die Digitalisierung bei den Beschäftigten wecken
• Konkreten Nutzen für die Beschäftigten herausarbeiten – unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen zur Digitalisierung 
• konsequentes Hinterfragen vorhandener Strukturen und Digitalisierung als Chance verstehen 
• nur optimierte und vereinheitlichte Strukturen können digital abgebildet werden 
• Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten in der Bearbeitung 
• von anderen Verwaltungen lernen
• Veränderungen und vor allem die Digitalisierung kosten zunächst Geld.

E-Government ist mehr als nur eine Angelegenheit der IT-Abteilung. Vielmehr ist ein ganzes Bündel aus Maßnahmen entscheidend für den Erfolg. Eine Umstellung kostet Zeit, Geld und bindet Kapazitäten in den Verwaltungen. Aus Sicht von Kunden und Mitarbeitenden bietet die Digitalisierung die Chance, Verwaltungsabläufe und Strukturen neu und effizienter zu gestalten. E-Government ist eine zukunftsorientierte Chance, ungeachtet gesetzlicher Anforderungen, die es sich für alle Verwaltungen zu ergreifen lohnt.

Dieser Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 9/2018.