Die Industrie macht vor, wie es geht: Mit schlanken End-to-End-Prozessen stellen sich Unternehmen zukunftsfähig auf und haben gleichzeitig ihre Verwaltungskosten im Griff. Doch wie sieht es im öffentlichen Sektor aus? Der Blick auf das Onlinezugangsgesetz (OZG) und in deutsche Amtsstuben zeigt, warum die Digitalisierung in der Praxis zu Mehrkosten führen wird.
Christoph Plass ist Vorstand der Managementberatung Unity AG und Mitglied im Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU).
Unity AG
Wer erwartet hat, dass spätestens mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) die Hängeregister aus der Verwaltung verschwinden und durch moderne Services abgelöst werden, wird enttäuscht. Auch mit dem OZG bleibt der von vielen erhoffte Quantensprung aus. Denn: Nur der Antragsprozess muss digital möglich sein – mehr schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Eine Verpflichtung, die gesamte Prozesskette zu digitalisieren, besteht nicht! So bleibt das OZG
leider nur ein "Schaufenstergesetz".
Das belegt auch die jüngste Mitteilung eines Verwaltungsgerichts, in der Landkreise, Städte und Gemeinden bezüglich der Übersendung elektronischer Verwaltungsvorgänge informiert werden. Hier wird betont, dass es keine Pflicht gibt, papiergeführte Verwaltungsvorgänge zu digitalisieren und digital zu übermitteln. Führende Papierakten werden auch weiterhin postalisch übermittelt. Lediglich elektronisch geführte Verwaltungsvorgänge müssen elektronisch übermittelt werden (§ 99 Abs. 1 Satz 1 VwGO).
Digital immer noch nicht gleichrangig
Elektronische Dokumente einer papiergeführten Akte sollen zudem bei der Übermittlung als Zweitakte kenntlich gemacht werden – das zeigt einmal mehr, dass "digital" immer noch nicht als gleichrangig angesehen wird. Offenbar sollen so alte papierbasierte Prozesse geschützt werden. Wird die Digitalisierung allerdings nicht bis zum Ende gedacht, wird sie teurer, anstatt die ohnehin schon knappen Haushalte zu entlasten.
Hinzu kommen bekannte und bewusste Hürden, wie die aus Sicherheitsgründen begrenzte Dateigröße (vgl. § 5 Abs. 1 Nr. 3 ERVV i. V. m. Nr. 3 Buchst. b.) im elektronischen Behördenpostfach (beBPo). Die maximale Dateigröße wurde zwar zum 1. April 2022 auf 100 MB angehoben, reicht aber weiterhin nicht aus, um komplexe Verwaltungsvorgänge digital zu übermitteln. Trotz elektronisch geführter Akte muss dann auf den Postweg zurückgegriffen werden, um Dateien per USB-Stick, CD oder DVD zu übermitteln. Diese unnötigen Medienbrüche verhindern eine sinnvolle Prozessautomatisierung. Zudem darf bezweifelt werden, ob der Versand von USB-Sticks oder ähnlichem wirklich
sicherer ist.
Denken in End-to-End-Prozessen
"Füße stillhalten", wie kürzlich ein NRW-Digitalisierungsverantwortlicher dem Digitalisierungsausschuss einer nordrheinwestfälischen Kleinstadt empfohlen hat, ist jedenfalls nicht die richtige Strategie. Möchte der Gesetzgeber weiterarbeiten wie bisher? Klar ist, dass eine nachhaltig effiziente Verwaltung industrielle Standards und eine entsprechend gestaltete Gesetzgebung braucht. Dazu gehört auch ein konsequentes Denken in End-to-End-Prozessen.
Auch wenn die Initiative, Verwaltungsleistungen online beantragen zu können, natürlich zu begrüßen ist, wird der zusätzliche Antragsweg zu Mehrkosten und Mehrbelastungen führen. Zu hoffen bleibt, dass dadurch nicht die Akzeptanz des Verwaltungspersonals für „echtes“ digitales Arbeiten sinkt.
Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 5/2022.