Die Transformation der öffentlichen Verwaltung zur digitalen Verwaltung kann einer organisatorischen Neustrukturierung des IT-Bereichs, aber auch der angrenzenden Schnittstellen bedürfen. Die geänderten Aufgabenstellungen können zu Änderungen in der Wertigkeit der betroffenen Stellen führen.
Andreas Nusser ist Organisations- und Personalberater der Andreas Nusser Kommunalberatung – Management- und Personalberatung.
Nusser
Die Digitalisierung erfordert meist eine strategische Neuausrichtung der gesamten Verwaltung in Richtung prozessorientierter Vorgehensweisen und einer organisatorischen sowie personalwirtschaftlichen Neustrukturierung des IT-Bereichs und angrenzender Schnittstellen. Es ist sinnvoll, die Aufgabe der IT-Transformation vorweg im Rahmen des Change Managements zu implementieren. Für die Transformation zur digitalen Verwaltung ist dies jedoch nicht ausreichend. Diese erfordert die Implementierung von Projekten im Prozessmanagement, unter Einbindung der Fachbereiche, externer IT-Dienstleister etc.
Eine effiziente Abwicklung der hierzu anfallenden Aufgaben kann vor allem im Rahmen des Projektmanagements sichergestellt werden. Bei derart herausfordernden Themenstellungen bietet sich zur Sicherstellung des Projektfortschritts auch der Aufbau eines Projektcontrollings an. Dabei können sowohl die Optimierung der Prozessabläufe als auch die Implementierung einer Projektmanagementorganisation Gegenstand der Betrachtung sein.
Personalentwicklung an Digitalisierung anpassen
Der Umfang der organisatorischen Neustrukturierung erstreckt sich dabei auf die Klärung der organisatorischen Anbindung von Organisationseinheiten, Bildung von Stellen etc. Im Rahmen der quantitativen Personalbedarfsanalyse lässt sich ein hierfür dauerhaft beziehungsweise temporär erforderlicher Personalbedarf ermitteln (Stellenbemessung).
Ein Personalentwicklungskonzept ist hierbei das Ergebnis einer durchgeführten qualitativen Personalbedarfsanalyse. Dementsprechend sind die Qualifikationsanforderungen der neu zu bildenden Stellen zu definieren. Die qualitativen Anforderungen werden hierzu aus den konkreten Digitalisierungsthemen abgeleitet. Hierzu sind die Qualifikationen der vorhandenen Mitarbeitenden mit den künftigen Anforderungen abzugleichen. Anschließend können die Mitarbeitenden in den konkreten Themen die entsprechende Anpassungsfortbildung erhalten, um das Spektrum der anfallenden Aufgaben abdecken zu können.
Dies setzt voraus, dass die Prozessabläufe der Fachbereiche und des IT-Bereichs organisationsübergreifend geprüft, aktualisiert, harmonisiert und idealerweise optimiert werden. Hierzu sind Workshops mit den Beteiligten durchzuführen.
Die geänderten Aufgabenstellungen der neu gebildeten Stellen sind anschließend nach beamten- beziehungsweise tarifrechtlichen Grundsätzen zu bewerten, da sich die auszuübenden Tätigkeiten der bisherigen Stellen von den künftigen Stellen unterscheiden können.
Der Beitrag ist erschienen in der innovativen Verwaltung 7-8 2022.