Zeitmanagement für Juristen

Zeitmanagement ist der Oberbegriff für eine ganze Reihe von Strategien, die alle darauf abzielen, Zeitprobleme zu lösen. Diese Methoden unterstützen Sie dabei, effizienter zu werden, weniger gestresst zu sein und mehr freie Zeit zu haben. Allerdings ist Zeitmanagement kein in sich abgeschlossenes, logisches System. Die einzelnen Strategien bauen nicht aufeinander auf, sondern können jeweils unabhängig eingesetzt werden. Sie lassen sich in folgende Kategorien einteilen:

Reines „Show-Zeitmanagement“ funktioniert bei Juristen nicht. Entscheidend ist, herauszufinden, an welcher Stelle es jeweils ganz konkret hakt. Was ist das wirkliche Problem? Was steckt dahinter? Und wie kann man das praktikabel und alltagstauglich lösen? Wer genau hinschaut, findet fast immer eine Strategie, mit der die besonders dringenden Probleme gelöst werden können. Am effektivsten geht das in einem individuellen Coaching, bei dem anhand echter Situationen der Teilnehmer die jeweils optimale Strategie entwickelt wird. Ideal ist, wenn der Coach selbst auch gute Kenntnisse der juristischen Tätigkeit und der Funktionsweise von Recht besitzt. In den meisten Fällen genügt es schon, ein oder zwei regelmäßig wiederkehrende Situationen zu entschärfen um die persönliche Zufriedenheit enorm zu steigern. Und gerade bei jüngeren Associates gilt die Formel: Weniger Stress = weniger Fluktuation.

Die meisten Juristen arbeiten täglich am Computer und bearbeiten ihre Schriftsätze und Vertragsentwürfe mit Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm. Kaum jemand lässt noch alles von der Sekretärin tippen. Allerdings nutzen die wenigsten Juristen ihre Software wirklich aus. Die meisten bedienen die Programme nur rein intuitiv und wissen gar nicht, welch mächtige Funktionen ihnen eigentlich noch zur Verfügung stehen. Deshalb ist die Erstellung von komplex formatierten Texten oft relativ zeitaufwendig.

Worte sind das Werkzeug der Juristen. Schon deshalb sollten Sie gut damit umgehen können – sowohl bei der Auslegung von Gesetzen und Verträgen, aber auch bei der Zusammenarbeit mit anderen Menschen. Doch nicht selten kommt es dabei zu zeitraubenden Missverständnissen und Konflikten. Das betrifft zum einen die inhaltliche Ebene. Sprache ist nicht eindeutig. Deshalb verstehen nicht alle Menschen unter einer bestimmten Aussage immer exakt das Gleiche.

Die richtigen Prioritäten zu setzen ist das A und O im juristischen Zeitmanagement. Regelmäßig muss man sich für eine von mehreren zur Auswahl stehenden Alternativen entscheiden:

Konzentriert zu sein bedeutet, seine Aufmerksamkeit jeweils nur auf ein einziges Ziel zu richten. Wenn man nicht ständig mit seinen Gedanken abschweift oder dauernd unterbrochen wird, macht man weniger Fehler. Die Folge: Man erledigt Aufgaben schneller und erreicht seine Ziele früher.

Juristen lesen eine Menge: Schriftsätze, Fachzeitschriften, Gerichtsentscheidungen, Kommentare, E-Mails und was sonst noch alles mit der Post kommt. Das Erstaunliche: Kaum jemand beschäftigt sich damit, ob und wie man diese Fähigkeit optimieren kann. Beim Lesen ist es deshalb wie beim Schwimmen: Die meisten lernen es einmal in der Schule und verharren dann den Rest ihres Lebens auf diesem Niveau. Doch das ist schade. Denn mit ein paar einfachen Tricks und Strategien können Sie Ihre Lesekompetenz deutlich verbessern – und das spart auf Dauer viel Zeit.

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer haben Sie häufig mehr zu tun als Sie in der zur Verfügung stehenden Zeit sinnvoll bearbeiten können. In dieser Situation hilft eine bewährte Technik: Delegieren. „Delegieren“ bedeutet, dass man eine Aufgabe oder Tätigkeit von einer anderen Person erledigen lässt. Um dadurch möglichst viel Zeit zu gewinnen, sollte man ein paar Grundregeln beachten.

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer machen Sie jeden Tag im Grunde dieselben Tätigkeiten: Akten bearbeiten, Schriftsätze erstellen und Informationen sammeln. Meistens denkt man nicht weiter darüber nach, welche Strategien man dafür benutzt. Irgendwann einmal hat man ein bestimmtes System entwickelt oder von einem Ausbilder, Kollegen oder Vorgesetzten übernommen und dann einfach beibehalten. Möglicherweise ist Ihr Vorgehen in diesem Bereich ja schon optimal. In der Regel gibt es jedoch immer bestimmte Abläufe, die man noch effizienter und effektiver ausführen kann. Da Sie diese Tätigkeiten jeden Tag ausüben, können Sie schon mit einer kleinen Verbesserung dauerhaft viel Zeit sparen. Das betrifft zum einen die Bearbeitung von Akten.

Menschen haben die Fähigkeit, Dinge aufzuschieben. Anders als Tiere können wir auf einen kurzfristigen Genuss verzichten, um dafür später einen größeren Vorteil zu erreichen. Das ist grundsätzlich sehr nützlich, denn nur wer aufschieben kann, erreicht auch langfristige Ziele.

Die Auslastung von Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern unterliegt naturgemäß gewissen Schwankungen. Phasen, in denen relativ wenig zu tun ist, wechseln sich ab mit Phasen, in denen der Schreibtisch vor Arbeit überquillt. Solange das nicht überhandnimmt und nur gelegentlich vorkommt, ist das unproblematisch. Schwierig wird es jedoch, wenn sich Leerlauf und Überlastung regelmäßig abwechseln und man sich dadurch dauerhaft gestresst und unwohl fühlt oder auf Dinge verzichten muss, die einem wichtig sind. Dieses Problem betrifft häufig Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die alleine oder in kleinen Kanzleien tätig sind. Berufsanfänger sind davon öfter betroffen als alte Hasen. Aber auch in größeren Wirtschaftskanzleien gibt es in bestimmten Fachbereichen immer wieder Tage, an denen nicht viel zu tun ist und Tage, an denen man viel länger arbeiten muss als man eigentlich möchte. Das nervt, stresst und ist ärgerlich. Denn theoretisch ließe sich die gesamte Arbeit gut in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigen – wenn die Arbeit gleichmäßiger verteilt wäre. So aber kämpfen Sie mit den Nachteilen: In Phasen der Überlastung verzichtet man auf Dinge, die einem wichtig sind, die sich in Leerlaufphasen aber nicht einfach nachholen lassen.

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer haben Sie wahrscheinlich jeden Tag mit E-Mails zu tun. Mit diesem Werkzeug kann man leicht und schnell kommunizieren und grundsätzlich viel Zeit sparen. Allerdings gibt es auch Umstände, die dazu führen, dass man durch E-Mails Zeit verliert. Das ist etwa dann der Fall, wenn man sein Ziel schneller mit einem anderen Kommunikationsmittel erreichen könnte.

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer führen Sie jeden Tag eine nicht unerhebliche Zahl von Telefongesprächen. Mit diesem Werkzeug kommunizieren Sie einfach und schnell und können Zeit sparen. Unter bestimmten Umständen können Sie durch Telefonieren aber auch Zeit verlieren. Das ist dann der Fall, wenn Sie Ihr Ziel schneller mit einem anderen Kommunikationsmittel erreichen.

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer verbringen Sie wahrscheinlich relativ viel Zeit in Besprechungen. Mit diesem Werkzeug kann man bestimmte Themen effizienter und effektiver erledigen als mithilfe anderer Kommunikationsmittel. So lassen sich bei der Aushandlung eines komplexen Vertrages die strittigen Themen im Rahmen einer persönlichen Verhandlung meistens schneller lösen als durch den Austausch von Schriftsätzen. Besprechungen sind auch dann erste Wahl, wenn es darum geht, gemeinsam neue Ideen zu finden oder eine Entscheidung zu treffen. Allerdings gibt es auch Umstände, die dazu führen, dass man durch Besprechungen Zeit verliert. Das ist zum einen der Fall, wenn eine Besprechung kein konkretes Ziel hat.

Als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer führen Sie täglich eine ganze Reihe von Gesprächen mit anderen Menschen. Im Rahmen eines persönlichen Gesprächs kann man viele Dinge leichter und schneller klären als in Schriftform. Allerdings gibt es auch Umstände, die dazu führen, dass man durch Gespräche unnötig Zeit verliert. Das ist dann der Fall, wenn ein Gespräch nur deshalb erforderlich ist, weil man im Vorfeld „unsauber“ gehandelt hat und es deshalb zu falschen Erwartungen oder Missverständnissen kommt.

Wer andere dazu bringt, eine Aufgabe zu übernehmen, muss das nicht selbst tun. Deshalb versuchen viele Menschen regelmäßig, Ihnen Aufgaben zu übertragen. Oft ist das für beide Seiten von Vorteil: Sie erledigen als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer für Ihre Mandanten deren rechtliche oder steuerliche Angelegenheiten schneller und besser als diese es jemals selbst tun könnten. Dafür erhalten Sie dann Ihr Honorar. In diesen Fällen kommt es zu einer Win-win-Situation. Daneben gibt es jedoch auch die Fälle, in denen man sich zu einer Aufgabe „überreden“ lässt. Eigentlich möchte man mit der Angelegenheit nichts zu tun haben, aber aus irgendeinem Grund lässt man sich dann doch breitschlagen.

Allein durch das Lesen dieses Buches werden Ihre Zeitprobleme nicht verschwinden. Die Kenntnis der verschiedenen Techniken ist zwar eine notwendige Bedingung, aber noch nicht hinreichend. Entscheidend ist, dass Sie die für Ihre individuelle Situation passende Zeitmanagement-Strategie finden und in Ihrem beruflichen Alltag erfolgreich umsetzen.

Ob Mahatma Gandhi, Nelson Mandela oder Thomas Edison – fast alle Menschen, die große Dinge im Leben erreicht haben, hatten eine genaue Vorstellung von dem, was sie wollten. Das gilt auch für den Bereich Zeitmanagement. Man erhöht die Wahrscheinlichkeit, effizienter zu arbeiten, weniger gestresst zu sein und mehr freie Zeit zu haben deutlich, indem man sich bewusst entsprechende Ziele setzt:

Mit den in diesem Buch vorgestellten Techniken kann man die meisten Zeitprobleme lösen oder zumindest erheblich lindern. Allerdings passiert in der Praxis häufig Folgendes: Man erfährt von einer Methode, findet sie ganz sinnvoll und denkt sich: Das probiere ich aus! Aber am nächsten Tag im Büro klappt es dann doch nicht. Plötzlich kommen die Bedenken: Kann das wirklich funktionieren? Was werden die anderen dazu sagen? Wie reagieren die Mandanten? Man grübelt und zweifelt und lässt es schließlich. Viele Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben nur und gerade deshalb so wenig Zeit, weil sie gar nicht erst damit anfangen, eine für sie passende Zeitmanagement-Strategie umzusetzen.

Um Ihre Zeit effizienter und effektiver zu nutzen, hilft es nicht, eine Zeitmanagement-Strategie nur zu kennen. Sie müssen sie auch anwenden. Das kann manchmal schwierig sein. Gerade wenn es dabei um Verhaltensänderungen geht, tut sich so mancher Rechtsanwalt, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer schwer. Denn Verhaltensänderungen sind kurzfristig oft anstrengend. Deshalb ist es nützlich, einige Strategien zu kennen, mit der man seine innere Einstellung gezielt, schnell und wirkungsvoll beeinflussen kann.

Das menschliche Gehirn ist ein extrem leistungsfähiger „Super-Computer“. Allerdings entstand es zu einer Zeit, in der die Lebensbedingungen der Menschen völlig anders waren als heute. Manche Eigenschaften des Gehirns, die vor 40.000 Jahren das Überleben unserer Vorfahren gesichert haben, wirken sich heute nachteilig auf die Tätigkeit als Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer aus: Zum einen kann das Arbeitsgedächtnis nur relativ wenige Informationen gleichzeitig verarbeiten. Sobald man bei einer Tätigkeit unterbrochen wird, gehen die aktuell gespeicherten Informationen verloren und müssen nachträglich wieder zusammengesucht werden. Das kostet Zeit. Sogar viel Zeit, denn unser Gehirn ist für neue Reize sehr anfällig, sodass wir uns oft und gerne unterbrechen lassen. Doch mit jedem neuen Reiz steigt das Erregungsniveau. Irgendwann werden dadurch die höheren Funktionen der Aufmerksamkeit in unserem Gehirn gehemmt und bestimmte Gehirnbereiche einfach abgeschaltet. Dann kann man Störungen nicht mehr ausblenden und nur noch schlecht zwischen Wichtigem und Unwichtigem unterscheiden. Das Bewusstsein springt wahllos zu jedem neuen Reiz hin. Man schafft es nicht mehr, konsequent bei der Sache zu bleiben, die man eigentlich tun wollte. Stattdessen ist man immer weniger konzentriert und macht mehr Fehler. Es fällt immer schwerer, auf die abgespeicherten Informationen zurückzugreifen. Alles dauert länger. Wenn jetzt noch das Gefühl hinzukommt, die Kontrolle über die Situation zu verlieren, gerät man vollends in Stress. Dadurch steigt das Erregungsniveau weiter und man kommt in einen Teufelskreis.

Fast alle Juristen plagt ein Thema: Sie haben zu viel Arbeit und zu wenig Zeit. Die drängendste Frage ist daher: Wie kann ich meinen Tag sinnvoll strukturieren? Wie schaffe ich alle Aufgaben, ohne mich dabei völlig zu verausgaben? Wie gehe ich mit spontanen neuen Aufgaben und Anfragen um? Und was ist, wenn ich den zeitlichen Aufwand nicht im Voraus abschätzen kann? Darüber lernt man nichts im Studium und in der Ausbildung. Die meisten fühlen sich deshalb frustriert und haben keinen Plan, was sie dagegen machen können. Doch anstatt erst einmal darüber nachzudenken und eine Lösung zu finden, legen sie einfach los. Die Folge: Der Arbeitstag und der Feierabend sind überhaupt nicht planbar. Am Morgen weiß man nicht, wann man abends aus dem Büro kommt. Neue Anfragen per E-Mail oder Telefon und knappe Zeitvorgaben erzeugen noch mehr Stress. Was kann man dann tun? Aus meiner langjährigen Erfahrung kann ich sagen: Entscheidend ist, dass man ein Grundgerüst für seinen Tagesablauf hat, denn das gibt Struktur und Sicherheit. Mit den folgenden Strategien gelingt es Ihnen, jeden Tag im Büro sinnvoll und effektiv zu strukturieren – auch in hektischen Phasen.

Wie schnell und effektiv man eine Aufgabe erledigt, hängt nicht nur von der Technik ab, sondern auch vom eigenen gesundheitlichen und körperlichen Zustand. Denn Zeit, die Sie krank im Bett, beim Arzt oder in der Reha verbringen, können Sie nicht produktiv nutzen.