So werden Meetings effizient

Workshop, Telefonkonferenz, Teammeeting: In Besprechungen sollen Informationen ausgetauscht und somit die Zusammenarbeit verbessert werden. Soweit die Theorie. In der Praxis gelten sie als langweilige und ineffiziente Zeitfresser, so eine Studie.

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Laut einer Untersuchung von Sharp, für die mehr als 8.000 Angestellte in Europa, darunter rund 1.000 in Deutschland, befragt wurden, verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die überwiegend als Zeitverschwendung erlebt werden: Acht von zehn Arbeitnehmern geben an, dass sie produktiver sind, wenn sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz Tätigkeiten nachgehen. Mehr als die Hälfte der Befragten findet, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen (55 Prozent) und zudem langweilig sind (54 Prozent).

Immer und immer das gleiche Schema

Es fehlt offenbar an Vielfalt und Flexibilität, wenn es um den kommunikativen Austausch in Projektgruppen und Teams geht. So meinen mehr als drei Viertel (77 Prozent) der Arbeitnehmer, sämtliche Besprechungen liefen unabhängig vom Thema nach dem immer gleichen Schema ab. Darüber hinaus bemängeln sie, dass geeignete Räumlichkeiten fehlen, die unterschiedliche Besprechungsformate richtig unterstützen (58 Prozent).

Fehlende Informationen und falsche Teilnehmer

Weitere 48 Prozent der Befragten monieren zu steife und förmliche Besprechungen. Auch die oftmals veraltete Ausstattung in den Konferenzräumen tut ihr Übriges: 30 Prozent der Mitarbeiter müssen sich mit Flipcharts begnügen. Nur knapp jeder Fünfte (21 Prozent) nutzt moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. 

Aber auch bei der Planung und Vorbereitung läuft einiges schief. Meetings sind ineffezient, weil im Vorfeld nötige Informationen (37 Prozent) fehlen und zu viele oder sogar die falschen Teilnehmer (jeweils 30 Prozent) eingeladen werden. 

Bianca Fuhrmann weist in ihrem Beitrag  "Kommunikation: das Miteinander in geordnete Bahnen bringen, E-Mails sinnvoll nutzen und Meetings effizient führen" auf dieses Problem der Ressourcenverschwendung hin. Ihr Rat: "Laden Sie nur die Personen ein, die Sie wirklich für Ihre Agenda benötigen, denn zu viele Meinungen bringen Diskussionen oft zum Überkochen. Stellen Sie sich deshalb im Vorfeld die Frage: Wer kann sinnvoll etwas zu dem Thema beitragen und wer muss nur informiert werden?" (Seite 167) 

Lieber E-Mails checken und Freunden antworten

Da Meetings als langweilig und überflüssig erlebt werden, gehen Mitarbeiter laut Studie währenddessen anderen Dingen nach. So checken 27 Prozent ihre E-Mails. 14 Prozent aktualisieren ihre To-Do-Listen. Millennials hingen (Jahrgänge 1982 bis 1996) lenken sich mit Social Media ab (17 Prozent) oder schreiben private Nachrichten (22 Prozent).

"Unserer Studie zufolge hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen in Sachen Meetingkultur noch Nachholbedarf", so Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe. Doch wie können Führungskräfte gegensteuern? Springer-Autorin und Beraterin Bianca Fuhrmann definiert folgende Maßnahmen für effiziente Meetings (Seite 166 ff.): 

• Erstellen Sie immer eine Agenda.
• Starten Sie kein Meeting ohne Zeitnehmer oder Wecker.
• Reduzieren Sie den Teilnehmerkreis auf ein Minimum.
• Laden Sie die Teilnehmer themen- und zeitspezifisch ein.
• Sorgen Sie durch ein Protokoll und einen Aktionsplan für Klarheit und Nachhaltigkeit.
• Sorgen Sie durch einen Themenparkplatz dafür, dass Sie nicht den roten Faden verlieren.
• Integrieren Sie jeden Teilnehmer so, wie er  am produktivsten ist.
• Hinterfragen Sie immer die Sinnhaftigkeit des Meetings.
• Bestimmen Sie die Meetingdauer auf ungerade Einheiten.

• Halten Sie Meetings im Stehen oder Gehen.

Fazit: Unternehmen sollten ihre Meetingkultur so gestalten, dass die Produktivität des Teams steigert und gezielte Kommunikation ermöglicht wird. Denn Langeweile in ineffiziente Meetings ist nicht nur ein demotivierender Zeitfresser, sondern letztendlich auch ein Kostenfaktor.