Unzählige Tools und Software-Lösungen prägen den Arbeitsalltag von Beschäftigten. Doch das ständige Multitasking stresst und killt die Konzentration. Wie Arbeitnehmer eine fokussierte Arbeitsweise zurückgewinnen können, erläutert Gastautorin Adrienne Gormley.
Wir werden an unserem Arbeitsplatz mit einer Flut von Technologien überschwemmt, die alle um unsere Zeit und Aufmerksamkeit konkurrieren. Wir kommunizieren, handeln, gestalten und konsumieren, wann und wo immer wir wollen. Gleichzeitig wurden wir darauf konditioniert, andauernd unsere Smartphones zu checken.
Die rasante Verbreitung neuer Technologien in den letzten 15 Jahren hat unser Leben revolutioniert. Trotzdem haben wir das Gefühl, dass sich das große Versprechen der Technologie, uns zu ermöglichen, smarter und nicht härter zu arbeiten, bisher nicht erfüllt hat. Vielmehr fühlen wir uns gestresst. Mitte der 80er Jahre gaben etwa 61 Prozent der Beschäftigten an, dass sie mit ihrer Arbeit zufrieden seien. Seitdem ist diese Zahl kontinuierlich gesunken: Heute sehen das nur noch rund 50 Prozent der Mitarbeiter so, wie Daten von The Conference Board belegen.
Problem fragmentierte Arbeit
Die Fragmentierung der Technologien am Arbeitsplatz verschärft das Problem. Eine aktuelle Studie von Pegasystems ergab, dass Mitarbeiter knapp einmal pro Minute zwischen bis zu 35 arbeitsrelevanten Anwendungen changieren. Das sind mehr als 1.100 Wechsel pro Tag. Wir verwenden E-Mails, zahllose Dateitypen, verschiedenste Kommunikations-Tools und Projektmanagementsysteme.
Viele dieser Technologien wurden nicht unbedingt dafür entwickelt, dass sie zusammenarbeiten können. Zudem sind wir noch immer dabei zu lernen, wie wir den Informationsfluss zwischen all den verschiedenen Tools am Arbeitsplatz überhaupt verarbeiten könnten.
Tools bedacht nutzen, um konzentrierter zu sein
Wie also können wir dem Gefühl des Kontrollverlusts Einhalt gebieten? Wie nutzen wir unsere begrenzte Arbeitszeit effektiver und schaffen es, uns auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind? Um diese Fragen zu beantworten, müssen wir ernsthaft darüber nachdenken, was Stressoren sind, wie wir arbeiten, kollaborieren und ganz allgemein Dinge erledigen wollen. Es ist an der Zeit, etwas grundlegend zu ändern. Im Ergebnis können die jüngsten technologischen Entwicklungen immer noch eine positive Wirkung entfalten, doch wir müssen sie bedachter nutzen lernen.
Wenn wir wirklich fokussiert arbeiten wollen, müssen wir die Möglichkeiten der Technologie nutzen, unsere unterschiedlichen Arbeitsansätze miteinander abzustimmen, sodass wir keine Zeit mehr mit fragmentierter Arbeit und Silo-Denken verlieren. Wir brauchen eine intelligente, digitale Arbeitsumgebung, die alle unsere Plattformen und Gespräche mühelos verbindet und das Potenzial maschineller Intelligenz ausschöpft. In einer von Technologie durchdrungenen Welt, die konzentrierter Arbeit häufig im Wege steht, lautet das oberste Ziel, Fokus zurückzugewinnen.
Dies ist nicht nur für die Einsatzbereitschaft der Mitarbeiter wichtig, sondern auch für das Ergebnis ihrer Arbeit. Eine kürzlich von AON durchgeführte Studie ergab, dass ein steigender "Employee Engagement", also Mitarbeitereinsatz, um fünf Prozent direkt mit einem Umsatzwachstum von drei Prozent korreliert.
Weg zu einer fokussierteren Arbeitsweise
Da niemand fokussiert arbeiten kann, wenn nicht die richtigen Rahmenbedingungen gegeben sind, sollten wir dort beginnen, wo die Arbeit stattfindet: in den physischen, virtuellen und psychologischen Räumen.
Physische Räume
Hochmotivierte Mitarbeiter sind nicht an ihren Schreibtisch gefesselt. Sie haben in der Regel die Möglichkeit, je nach Aufgabe zu wählen, wo sie arbeiten. Eine abwechslungsreiche Büroumgebung erhöht die Möglichkeiten, kreativ zu sein. Mitarbeiter können sich frei bewegen und je nach Arbeitskontext das passende Umfeld wählen. Ein Arbeitsplatz, der es dem Team ermöglicht, abzuschalten - zum Beispiel in einem Musikraum - kann sinnvoll sein.
Virtuelle Räume
Es ist ebenso wichtig, die richtigen virtuellen Räume zu entwerfen: Wir brauchen einfache, benutzerfreundliche Tools und Plattformen, um unser Bestes bei der Arbeit geben zu können. Eine fokussiertere Arbeitsweise ist möglich, wenn Arbeitsabläufe und Prozesse möglichst reibungslos laufen. Zuerst müssen die Barrieren, die die Nutzung vieler verschiedener Systeme Mitarbeitern aufbürdet, beseitigt werden, um nahtloses Arbeiten zu ermöglichen. Es braucht einen zentralen Ort, an dem alle Teams, Inhalte und Tools finden können.
Psychologische Räume
Oft übersehen, aber ebenso wichtig, ist die Schaffung von sogenannten "safe spaces". Das sind Orte, an denen Teams sich ausprobieren, scheitern und es erneut versuchen können. Und das ohne jede Wertung. Denn wie sonst können sie kreativ sein und die Grenzen des Möglichen erweitern? In meinem Team haben wir vierteljährlich einen "Noble Failure"-Award. Bei der ersten Vergabe gewann ihn direkt meine Führungsmannschaft. Der Grund dafür war, dass wir nichts gewagt hatten und zu langsam Veränderungen bewirkten, die keine Fehler, aber eben auch keine Fortschritte bargen.
Fazit: Wir können das Hamsterrad unserer bisherigen Arbeit nur dann in einen effektiven und kreativen Workflow verwandeln, wenn wir die Technologien, die uns bereits heute zur Verfügung stehen, richtig einsetzen. Wissensarbeitern die Freiheit zu gewähren, mit den Tools zu arbeiten, mit denen sie ihre Arbeit optimal verrichten können, ist richtig und gut. Genauso wichtig ist es, die richtigen Rahmenbedingungen für das neue Arbeiten zu schaffen. Denn Technologie bietet bereits ein unendliches Potenzial für das Arbeiten im 21. Jahrhundert. Nun ist es aber an der Zeit, die Vision einer neuen, fokussierteren Arbeitsweise Wirklichkeit werden zu lassen.