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2005 | Buch

Erfolgreiches IT-Management im öffentlichen Sektor

Managen statt verwalten

verfasst von: Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert

Verlag: Gabler Verlag

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Über dieses Buch

jedem Unternehmen. Nur persönliche Verantwortung und strategische Führung können sicherstellen, dass Prozesse so professionell wie möglich umgesetzt werden. Führen meint in Bewegung setzen, die Richtung bestimmen, leiten. Und dabei nicht nur das Schlimmste verhindern, son­ dern vor allem das Beste wollen - und die Schritte auf dem Weg dorthin immer wieder überprüfen, um eventuell gegenzusteuern. Genau das erfor­ dert fachlich fundierte Entscheidungen, die ganz am Anfang des Prozesses stehen. Und Mut. Weitsichtige E-Govemrnent-Strategien scheiterten in der Ver­ gangenheit häufig nicht zuletzt an politischen Zwängen. Politiker stecken in einern Dilemma. Die Probleme von heute brauchen eine langfristige Strate­ gie, doch Wähler von heute verlangen kurzfristige Ergebnisse. Strategisches IT-Management, wie wir es aus der Privatwirtschaft kennen, soll die Kon­ sistenz von Unternehmenszielen und IT sicherstellen. Aber an welchen mittel-und langfristigen Verwaltungs-und Politikzielen soll sich eine IT­ Strategie orientieren? Das ultimative Ziel von Politik ist natürlich der Erhalt von Verantwortung, also die Wiederwahl. Große IT-Projekte oder die IT an sich scheinen aus dieser Sichtweise riskant. Ein erfolgreiches IT-Projekt interessiert kaum jemanden, nur Probleme führen zu öffentlicher Aufmerk­ samkeit. Kein Wunder, dass IT-Projekte vielen Politikern angesichts all dieser Anforderungen mit hohen Risiken verbunden scheinen: angefangen bei den Anschubinvestitionen und einer möglichen negativen Medienberichter­ stattung, falls diese höher ausfallen als geplant. Bis zu Protesten, die aus der Befürchtung resultieren, dass ein stärkerer IT-Einsatz mit Personalabbau und der Zusammenführung von Dienstleistungen einhergehen könnte.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter
1. Einführung: IT-Management im öffentlichen Sektor
Zusammenfassung
Ein ganzes Buch über Informationstechnologie (IT) im öffentlichen Sektor — ist das nötig? Wer will das lesen? Schließlich war die jüngste Geschichte gespickt mit kostspieligen IT-Flops in Behörden und Verwaltungen. Toll Collect, das anfangs desaströse Lkw-Mauterfassungssystem, hat es zeitweise sogar als Synonym des Unvermögens in den deutschen Sprachgebrauch geschafft. Andere gigantische Vorhaben, etwa die Steuerverwaltung Fiscus oder die Bundeswehrinfrastruktur Herkules, gelangen nicht besser. Die Meldungen über Probleme bei öffentlichen IT-Lösungen reißen nicht ab. Und so hat sich in den Köpfen der Bevölkerung der Eindruck festgesetzt, dass „diese Bürokraten“ es einfach nicht können.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
2. Erfolgreiches IT-Management: Lernen von der Privatwirtschaft
Zusammenfassung
IT-Projekte scheitern zu häufig. Die Privatwirtschaft hat Managementtechniken erprobt, die die Erfolgswahrscheinlichkeit für IT-Projekte deutlich erhöhen. Bei der Übertragung auf den öffentlichen Sektor darf man nicht naiv vorgehen, sondern muss den Besonderheiten des Sektors Rechnung tragen. Auf diese Weise gelangt man zu einem Erfolgsrezept aus acht Elementen, das Antwort auf die vier Kernfragen beim Management eines Projekts gibt :
  • Warum? Zielsetzung und Nutzen
  • Was? Anforderungsdefinition und Architektur
  • Wer? Projektorganisation und Externenmanagement
  • Wie? Umsetzungsmanagement und Änderungsmanagement
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
3. Ziel und Nutzen: Klarheit siegt
Zusammenfassung
Ein Projekt dient dazu, ein Ziel zu erreichen, und das Projektteam braucht eine klare Zielvorgabe, um erfolgreich sein zu können.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
4. Anforderungsmanagement: Weniger wird mehr
Zusammenfassung
In der Phase der Anforderungsdefinition wird das „Was“festgelegt. Gerade im öffentlichen Sektor suchen und finden viele Projekte in dieser Phase den Kompromiss im größten gemeinsamen Vielfachen. Mit anderen Worten: Sämtliche Sonderwünsche von Beteiligten werden berücksichtigt, um deren Zustimmung zu erhalten. Das belastet das Projekt mit zu hoher Komplexität und erhöht das Risiko für Fehlschläge deutlich. Gefährdet wird die Anforderungsdefinition auch durch Über- oder Unterspezifizierung und fehlende Verständigung zwischen Fach- und IT-Seite.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
5. Projekte zum Erfolg führen: Wer macht das und wie geht das?
Zusammenfassung
Gelungene IT-Projekte der öffentlichen Hand zeichnen sich durch eine klare Zielorientierung aus. Der Fokus liegt konsequenterweise auf dem Wesentlichen. Um diese Linie einzuhalten, bedarf es besonderer Führungsfähigkeiten und des richtigen Einsatzes der Methoden guten Projektmanagements.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
6. Vergaberecht: Mehr Freiheit als erwartet
Zusammenfassung
Das deutsche Vergaberecht ist flexibler als sein Ruf. Sämtliche Anforderungen an erfolgreiche IT-Projekte können im Rahmen der geltenden Rechtsnormen für Vergaben abgebildet werden. Am geltenden Vergaberecht müssen Projekte also nicht scheitern.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
7. Beziehungswandel: Vom Lieferantenmanagement zur partnerschaftlichen Zusammenarbeit
Zusammenfassung
Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit von öffentlichem Auftraggeber und privatwirtschaftlichem Auftragnehmer bietet viele Chancen. Der Auftraggeber kann sein Risiko und seine Kosten reduzieren und gleichzeitig Flexibilität gewinnen. Der Auftragnehmer kann seine Kundennähe und damit die Kundenloyalität erhöhen. Er kann den Einsatz seiner Ressourcen besser planen und damit den Grad der Wirtschaftlichkeit erhöhen. Schließlich können beide vom Wissenstransfer profitieren.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
8. Das Chaos verhindern: Änderungsmanagement
Zusammenfassung
Von Änderungsmanagement spricht man, wenn Umgestaltungen nach Projektstart erforderlich sind und diese gemanagt werden müssen. Ziel ist es, das Projekt trotzdem in geordneten Bahnen erfolgreich zum Ziel zu führen.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
9. Zielgerade: Die Vorteile realisieren
Zusammenfassung
Nachdem ein IT-Projekt geplant und umgesetzt worden ist, wartet eine neue Herausforderung auf die Verantwortlichen: Sie haben die Aufgabe, den Nutzen zu heben, den das Projekt mit sich bringen sollte. Sie müssen dafür sorgen, dass die anvisierten Effektivitäts- und Effizienzsteigerungen zu Buche schlagen, z. B. Prozesse schneller, kostengünstiger oder fehlerärmer verlaufen. Möglich auch, dass sie neue Dienstleistungen ins Angebot der öffentlichen Institution aufnehmen müssen. Wichtig ist in allen Fällen, Nutzen und Kosten von Anfang bis Ende eines IT-Projekts konsequent zu messen. Nur was quantifiziert wird, kann auch kontrolliert werden.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
10. IT-Management: Mehr als die Summe der Projekte
Zusammenfassung
Wenn alle einzelnen IT-Projekte erfolgreich gemanagt werden, ist das Thema IT-Management im öffentlichen Bereich noch nicht beendet. Es gilt, ein Multiprojektportfolio und die IT als Ganzes zu steuern. Wie das Management eines IT-Projekts ist das Gesamtmanagement der IT einer öffentlichen Einrichtung schwieriger als in der Privatwirtschaft. Insbesondere die kameralistische Haushaltslogik und die stark politisch geprägten Entscheidungsstrukturen und -prozesse des öffentlichen Sektors erschweren das Management der IT.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
11. Ausblick: Die Rückkehr zum modernen Staat
Zusammenfassung
Über fast zwei Jahrhunderte hatte die deutsche Verwaltung Modellcharakter. Bis in die Weimarer Republik hinein galt sie zu Recht als Hochleistungsverwaltung. IT kann dazu beitragen, zu einem solchen modernen Staat mit einer entsprechenden Hochleistungsverwaltung zurückzukehren. Ziel ist es nicht, topaktuelle IT um ihrer selbst willen zu installieren, sondern mit ihrer Hilfe zurückzufinden zu einem schlagkräftigen Behördenapparat, der Zeichen setzt im weltweiten Vergleich. Das „Amt aus der Steckdose“ sowie die Auslagerung ganzer Prozesse an Shared-Services-Zentren (also gemeinsam betriebene, verwaltungsübergreifende IT-Einheiten) oder private Dienstleister können einen solchen Modernisierungsschub auslösen. Dabei plädieren wir nicht für eine plumpe Privatisierung. Die Hoffnung mancher Entscheider, durch ein radikales Outsourcing das Problem zu lösen, wird den Herausforderungen nicht gerecht. Damit werden lediglich Probleme verlagert, denen man sich nicht stellen will.
Detlev J. Hoch, Markus Klimmer, Peter Leukert
Backmatter
Metadaten
Titel
Erfolgreiches IT-Management im öffentlichen Sektor
verfasst von
Detlev J. Hoch
Markus Klimmer
Peter Leukert
Copyright-Jahr
2005
Verlag
Gabler Verlag
Electronic ISBN
978-3-8349-9104-1
Print ISBN
978-3-322-92375-2
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-8349-9104-1