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30.09.2016 | Finanzbranche | Im Fokus | Onlineartikel

Immobilien-Betreiberpflichten mit Audits im Blick behalten

Autor:
Frank Hummel

Ob fortschreitende Digitalisierung, demografische Faktoren oder Markterfordernisse: Kreditinstitute sind gezwungen, ihre Prozesse und Infrastrukturen kritisch zu hinterfragen und nach Kosteneinsparpotenzialen zu suchen. Das gelingt auch mit Audits in der Gebäudebewirtschaftung.

Filialsterben, Münzgeldproblematik, Zinspolitik – in den vergangenen Jahren haben sich die Marktbedingungen für Banken und Sparkassen und der Handlungsdruck weiter verschärft. Die Gebäudebewirtschaftung steht dadurch bei vielen Verantwortlichen weit unten auf der Agenda. Allzu leicht verlieren in dieser Situation Verantwortliche aus Banken und Sparkassen das Immobilienmanagement und die damit verbundenen gesetzlichen Betreiberpflichten aus den Augen. Doch Vorsicht ist geboten. Denn ein Verstoß gegen die komplexen Auflagen ist mit erheblichen Haftungsrisiken verbunden. Ein Audit zu den Betreiberpflichten im Immobilienmanagement hilft hier, den Überblick zu behalten und gleichzeitig die Prozesseffizienz zu verbessern. 

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Immobilienbestandsmanagement

Nach wie vor bilden Immobilienbestände die bedeutendste Vermögenskategorie sowohl im Bereich der privaten Anleger als auch im Bereich der Unternehmen und institutionellen Anleger ab.

Die Fürstlich Castell’sche Bank in Würzburg sowie gemeinschaftlich die Sparkassen in Bad Kreuznach, Mainz und Worms unterzogen sich diesem Test.

Juristische Konsequenzen im Blick behalten

Werden die besonderen Anforderungen aus den Unfallverhütungsvorschriften und den daraus bestehenden spezifischen Anforderungen an die Sicherheit im Bargeldverkehr meist ausreichend beachtet, so gibt es bei den "allgemeinen", immobilienbezogenen Betreiberpflichten oftmals Defizite. Eine Nichtbeachtung zieht aber hier ernste Konsequenzen mit sich. Welche Summen und Strafen die Verantwortlichen bei einem Verstoß konkret erwarten, ist ausführlich in der GEFMA-Richtlinie 918 (Bußgeldkatalog) beschrieben.

Audit: Ein Blick in die Praxis

Die Fürstlich Castell’sche Bank in Würzburg sowie die Sparkassen in Bad Kreuznach, Mainz und Worms unterzogen sich gemeinsam mit dem Zwickauer Beratungshaus P3N einem aus der GEFMA-Richtlinie abgeleitetem "Audit Betreiberpflichten". Dabei sollten die zu erfüllenden Vorgaben, aber auch Schwachstellen im Immobilienmanagement identifiziert werden. Ziel war es, aus den Ergebnissen Handlungsfelder abzuleiten und notwendige Maßnahmen zu priorisieren. 

In den durchgeführten Audits gab es bei allen Geldinstituten ein ähnliches Bild: Die "Problemzonen" liegen nicht so sehr in der operativen Umsetzung von Prüf- und Kontrollmaßnahmen. Diese sind in der Regel über Wartungsverträge mit den entsprechenden technischen Dienstleistern gewährleistet. Die Herausforderungen bestehen viel mehr in der Einhaltung der organisatorischen Verpflichtungen. Dazu zählen zum Beispiel

  • ablauforganisatorische Regeln,
  • die rechtskonforme Delegation von Aufgaben auf Mitarbeiter und/oder Dienstleister sowie
  • Dokumentations- und Nachweispflichten.

Eine für alle untersuchten Institute gleichermaßen lautende Empfehlung der P3N-Auditoren war, neben den organisatorischen Themen insbesondere auch eine IT-technische Plattform für die Nachweisführung, die Dokumentation und Aufgabenkontrolle einzusetzen. Dazu eignen sich entweder speziell dafür entwickelte Tools, etwa die des Deutschen Sparkassenverlages, oder umfassende Softwarelösungen für das Management von Immobilien (CAFM-Tools). 

Fazit

Eine Einhaltung beziehungsweise Überprüfung der Betreiberpflichten ist nicht nur Last, sondern birgt auch die Chance, weiteres Verschlankungspotenzial in der Gebäudebewirtschaftung auszuschöpfen. Sind mithilfe eines Audits zunächst die Pflichten klar herausgearbeitet, können auf Basis identifizierter Nachlässigkeiten Lücken nicht nur geschlossen, sondern auch im Sinne einer effizienten Ablaufgestaltung Prozesse neu definiert oder gegebenenfalls automatisiert werden. 

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