Digitalisierung setzt im Rechnungswesen Ressourcen frei

Die Digitalisierung im Rechnungswesen schreitet voran. Dabei lassen Cloud, RPA & Co nicht überall die Kosten purzeln. Eine aktuelle Studie belegt vielmehr, wie diese Technologien mehr Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten schaffen. 

Digitalisierte Prozesse machen auch das Rechnungswesen zukunftsfähig. Diese Erkenntnis hat den Einsatz entsprechender Technologien in den Finanzabteilungen vieler Unternehmen vorangetrieben. Die so erzielte Homogenisierung der Systemlandschaft oder die Standardisierung von Arbeitsabläufen machen den Bereich effizienter. Die Hälfte (50 Prozent) der für die KPMG-Studie "Digitalisierung im Rechnungswesen" befragten Finanzvorstände und Leitungskräfte aus dem Finance-Bereich stellt mit Blick auf die Abschlusserstellung fest, dass digitale Instrumente "einen spürbaren Beitrag zur Zeitersparnis leisten". Hinsichtlich der Abschlussprüfung sagen das immerhin 48 Prozent der Unternehmen. 

Für die Analyse befragte das Beratungshaus in Zusammenarbeit mit Fachleuten der Ludwig-Maximilians-Universität München 232 Finance-Experten aus dem DACH-Raum zwischen April und Juni 2023 online. Außerdem flossen die Ergebnisse aus Tiefen-Interviews sowie Bespiele aus der Praxis einzelner Unternehmen in die Untersuchung ein. 

Digitalisierung senkt Kosten nicht unmittelbar

Die Ergebnisse zeigen allerdings, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen nicht zwangsläufig zu spürbaren Kostensenkungen führt. Das geben 65 Prozent der Teilnehmenden mit Blick auf die Abschlusserstellung und 72 Prozent in Bezug auf die Abschlussprüfung an. Bei einem Fünftel der Unternehmen stiegen die Kosten für die Anfertigung des Jahresabschluss trotz fortgeschrittener Digitalisierung und bei einem Viertel im Rahmen der Prüfung.    

Mit digitalen Technologien kann also noch nicht jede Organisation unmittelbar sparen. Dennoch setzen schnellere Prozesse und der verringerte Zeitaufwand personelle Ressourcen frei. Diese können "für andere, wertstiftende Tätigkeiten eingesetzt werden", erläutern die Studienautoren. "Dadurch bleibt mehr Zeit für höherwertige Aufgaben, bei denen hohe Fachkompetenz und gegebenenfalls Ermessensentscheidungen gefordert sind", erläutern Sören Guntram Harms, Samuel Potthoff, Matthias Tuczek und Kathrin Krüger im Buch "Finance-Perspektiven im Wandel".

Papierlose Buchhaltung weit fortgeschritten

Insgesamt verzeichnet die siebte Auflage der Erhebung Fortschritte bei der Einführung digitaler Tools: Die papierlose Buchhaltung sowie eine Homogenisierung der Systemlandschaft wurden bei 65 Prozent der Befragten flächendeckend und bei 62 Prozent immerhin in Teilbereichen eingeführt.

Noch Luft nach oben gibt es bei der Standardisierung von Workflows, dem Management der Stammdatenqualität sowie der Schaffung einer einheitlichen Datenbasis, zeigt der Report. Hier gibt es jeweils nur bei elf bis15 Prozent der Betriebe eine flächendeckende Umsetzung. Auch haben erst 29 Prozent der Firmen ihre Altsysteme zumindest in Teilen und nur 21 Prozent vollständig abgeschafft. 

Cloud-Technologie besonders beliebt

Unter den im Rechnungswesen eingesetzten Technologien liegen Cloud-Lösungen an der Spitze. Bei 22 Prozent der Unternehmen finden sie bereits flächendeckend Einsatz. Immerhin 37 Prozent nutzen Datenwolken bereits in ersten Pilotprojekten. "Im Finanzbereich haben sich insbesondere Cloud-Lösungen sowie Low-Code- und No-Code-Applikationen als ganz wesentliche Entwicklungstreiber für die Digitalisierung hervorgetan", bestätigen auch die vier Springer-Autoren und führen aus: 

Kennzeichnendes Element von Cloud-Lösungen ist, dass die IT-Infrastruktur und IT-Leistungen wie Server oder Anwendungssoftware über das Internet, also die Cloud), bereitgestellt werden. Der Dienstleister wird in diesem Zusammenhang als Cloud Service Provider bezeichnet. Im Gegensatz dazu werden bei den sogenannten On-Premise-Lösungen (zu deutsch: Vor-Ort) die Anwendungen lokal auf den Festplatten der Computer und Server des jeweiligen Unternehmens installiert. Dementsprechend ist auch die notwendige IT-Infrastruktur durch das jeweilige Unternehmen zu beschaffen."

Vorteile der Datenwolke

Die Springer-Autoren erläutern die verschiedenen Vorteile der Cloud-Technologie. So fallen zunächst beim Anwender keine Investitionskosten an. "Unternehmen müssen nicht mehr kostspielige Hardware anschaffen, um mit bestimmten IT-Trends mitzuhalten. Stattdessen kann die Hardware über einen Cloud-Anbieter als Service gebucht werden." 

Zudem seien die Anwendungen flexibler, denn auch Zusatzfunktionen lassen sich hinzubuchen oder kündigen - ohne Folgen für die lokalen Server. Gleiches gelte für zusätzliche Speichermöglichkeiten, die sich nach dem Bedarf anpassen lassen. "Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren häufig von Cloud-Anwendungen", schlussfolgern Harms, Potthoff, Tuczek und Krüger.

Investitionen in andere Technologien seltener

Laut Studie folgen den Datenwolken sogenannte In-Memory-Datenbanken auf Rang zwei. Sie sind bereits von jeweils 18 Prozent der Firmen flächendeckend implementiert oder werden für einzelne Projekte genutzt. Auf Platz drei der digitalen Hitliste steht das sogenannte Self-Service Reporting. Das verwendet zehn Prozent der Befragten bereits umfassend und immerhin jeder fünfte Betrieb (21 Prozent) verwendet es in Teilbereichen. 

Deutlich seltener investieren die Unternehmen in die Robotic Process Automation (RPA), also in Technologien wie Software oder Chat Bots, die nur von sieben Prozent vollständig eingeführt und bei 17 Prozent in Einzelprojekten eine Rolle spielen. 

Mehrwert der Tools wird oft unterschätzt

Dabei halten Mario Smeets, Ralph Erhard, und Thomas Kaußler das Rechnungswesen für besonders RPA-geeignet. "Grade hier liegen meist standardisierte, regelbasierte und auf digitalisierten Daten beruhende Prozesse vor", so die Springer-Autoren über diesen Anwendungsbereich von RPA. Die Praxis zeige, dass viele Prozesse durch eine frühzeitigere Digitalisierung der Daten automatisierbar werden.

Daneben diskutieren die Verantwortlichen in den Finance-Abteilungen auch über Technologien wie Big-Data-Analysen (23 Prozent), lernende Systeme wie Machine Learning, neuronale Netze oder Chat GPT (29 Prozent) und Virtual Reality zur Visualisierung von Kennzahlen (21 Prozent), den Einsatz von Business-Process-Management-Plattformen zur Automatisierung von Finanzprozessen (21 Prozent) sowie die Blockchain (elf Prozent). Bei vielen dieser Technologien ist den Studienautoren zufolge der Mehrwert nicht in allen Unternehmen klar. 

Machine Learning unterstützt Rechnungsprozesse

Ein Positivbeispiel für den Einsatz solcher Tools liefert Guillaume Maisondieu, CEO Deutsche Telekom Services Europe, im Digitalisierungsreport: 

Machine Learning kommt bei uns beispielsweise im Bereich Rechnungsbuchung zum Einsatz. Während früher eine Abteilung im Wesentlichen Rechnungen ohne Bestellung bearbeitet hat, konnte dieser Prozess mittlerweile größtenteils automatisiert werden. Unsere Anwendung nutzt vergangene Buchungen als Trainingsdaten, um zukünftige Eingänge automatisch zu buchen. Unsere Mitarbeiter können sich hierdurch auf Kontrollen und Qualität konzentrieren."

Bots entlasten Mitarbeiter

Für den erfolgreichen Einsatz von RPA liefert die Studie mit dem Immobilienverwalter und -vermieter Vonovia ein Best Practice. Mit seinen fast 16.000 Mitarbeitenden betreut das in Bochum ansässige DAX-40-Unternehmen mehr als 600.000 Wohnungen in Deutschland, Österreich und Schweden. Die große Zahl rechtlicher Einheiten des Konzerns stellt für das Rechnungswesen "eine organisatorische Mammutaufgabe" dar, heißt es im Report. Für jede der aktuell 404 Tochtergesellschaften ist ein eigener Jahresabschlussprozess nötig, der den Vorgaben des Handelsgesetzbuches folgt. Rund zwölf Arbeitsstunden fielen bislang pro Einheit für die Erstellung und Kontrollen an und verbraucht damit die Zeit von drei Vollzeitarbeitskräften im Jahr. 

Hier schaffen nun Bots, die zum Beispiel automatisch Auszüge aus dem Handelsregister ziehen, Firmendaten einlesen und Zeichnungsberechtigungen abfragen, die Grundlage für die notwendigen Gesellschafterbeschlüsse im Abschlussverfahren. Das Tool erstellt auch für jede Einheit eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung. "Im Jahresabschluss 2024 werden Bots zudem erstmals Anhänge und Lageberichte aufstellen", heißt es in der Studie.

Digitale Tools kein Ersatz für Menschen

Dass aufgrund dieser Entwicklung Arbeitsplätze eingespart werden, widerspreche allerdings den Erfahrungen, heißt es weiter. Die Bots ersetzten kein Personal, sondern veränderten vielmehr dessen Arbeitsumfeld. "Intellektuell sind sie die schwächsten Mitarbeiter des Unternehmens. Ihr Output muss daher ständig überwacht werden - wenn auch nur stichprobenartig", so die Begründung. Für die Sachbearbeiter entstünden so verantwortungsvollere Aufgaben - etwa im Hinblick auf die immer komplexeren Anforderungen an die finanzielle Berichterstattung.